開場對了,開會就順了

The Right Way to Start a Meeting
黎安.黛維 Liane Davey
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你有沒有想過你召開的會議,給人的第一印象如何?如果你希望開會的成效更大,就應採取強有力的方式來開場。下次開會時,你不妨採用本文的六項最佳實務,讓每個人都專注在他們應該增加的獨特價值上、強調思維多樣性、避免浪費時間。

我們都知道,給人的第一印象不佳,得付出代價:握手軟弱無力,顯得信心低落;西裝皺了,讓你顯得懶散;跟別人講太多自己的事,會讓人覺得你情緒不穩。但你有沒有想過你召開的會議,給人的第一印象如何?頻繁地為開會遲到的人重新報告會議進度,會讓人覺得與會者比你更有掌控權。你開放討論的議題並沒有明確的目的,會被比你有更清楚議程的與會者操控。只有你一個人發言,會落實大家的恐懼:你這場會議將會和看一小時公共事務電視頻道(C-SPAN)一樣無價值且無趣。

如果你希望開會的成效更大,就應採取強有力的方式來開場。會議有個好的開始,就像是前奏曲:設定基調、引入主題,並預告你可以預期會有哪些內容。下次開會時,你不妨採用以下的最佳實務:

清楚說明會議目的。令人驚訝的是,人們花太多時間去參加沒人真正知道為什麼要開的會議上。要記得在議程中說明開會目的,然後在會議開場時重申那個目的。要區分構想發想會議和決策會議;也要區分推動長期策略思考的會議,不同於推動短期行動與分配責任的會議。你在開會時,應說明這次會議不打算討論的議題。「這是我們每月一次的產能提升會議。今天我們要探討的是業務方向,不是業務的細節。任何戰術議題,都留到週三的營運檢討會再談。」

具體說明每個議題的目的。雖然同一場會議裡討論的每一項議題,應該都屬於相同類型,但可能處於不同階段,因此需要的對話截然不同。在每一個議題展開之前,花一點時間釐清目標。如果你的目標是發想一些構想,就明白說,並適當推動討論。如果你想培養原創性思維,就不要讓行動導向的團隊成員太快達成共識。相反的,如果有個議題需要作出決定,就清楚說明決策標準和流程。明確表達是否人人都有權投票,或是某人擁有決策權,且正在尋求建議。「芭柏擁有決策權,所以在她獲得決策所需訊息之後,我會請芭柏停止討論。」

要求與會者調整發言時間。在會議開始時設定基調的另一個方式是,說明你期望與會人士的參與程度為何。你可以引用麻省理工學院(MIT)的一份研究:團隊的集體智慧,可由團隊成員平等參與的程度來預測。要求與會者調整發言時間(增加或減少),好讓大家發言的時間差不多。請與會者不要輕易同意別人的意見。你可以說:「我要尋求不同的觀點和新的思維方式。如果大家見解一致,就進入下一議題。」

重申重要的基本規則。如果你的團隊之前已花時間制定基本規則(我強烈建議你這樣做),就在會議開場時提醒大家,其中哪些基本規則仍值得參考採用。有太多團隊努力制定基本規則之後,就再也不提那些規則了。但別做得太過度,只要選擇一個你認為特別適合這次討論採用的基本規則。例如這樣說:「我知道今天要討論一些敏感的問題。我想提醒一下,之前大家已經承諾要根據正面積極的假設開始討論。」

制止「消極性攻擊」行為。人們厭惡開會的一個原因是,通常會議開得沒完沒了,卻不揭露真正需要解決的問題。許多團隊用會前會和會後會,來揭露棘手或不受歡迎的問題。這使得會議本身完全是在浪費時間。要求在會議中、而非會議後處理各項議題,以排除消極性攻擊(passive-aggressive)行為的風險。這不是萬無一失的方法,但在會議開始時呼籲進行困難或有爭議的討論,並要求與會者坦率分享觀點,可提高你把問題擺上檯面的可能性,而不是讓大家留到會後在走廊上說閒話。

決定是否進行圓桌會議。如果沒談到有關圓桌會議的一個爭議話題,就是我疏忽了。我所謂的圓桌會議,是指每個人分享最新情況的會議環節。一般人對圓桌會議的印象不佳,認為只是在浪費時間、很少增加價值,只是讓緊張的團隊成員有機會說明他們的薪水沒有白領。如果你的圓桌會議是這種情況,就取消它。但如果你願意調整圓桌會議的方向,改為選擇性處理和議程主題相關的問題,就應該進行。只是要嚴格限制時間,並阻止任何離題的發言:「這是我們每季一次的策略會議,所以今天的圓桌會議主題,是提出讓你感到振奮或恐懼的一個趨勢。」

你可能參加過太多會議。更有可能的是,參加過太多差勁的會議。通常,你能在會議開始之後兩分鐘內,判斷那個會議是否會浪費你的時間。如果是你在主持會議,就要確保你的會議給人的第一印象極佳,做法是讓每個人都專注在他們應該增加的獨特價值上、強調思維多樣性、避免浪費時間。做到這些,就會發現你的會議口碑良好,而且確實對完成工作有幫助。

(侯秀琴譯)



黎安.黛維

黎安.黛維 Liane Davey

團隊效能顧問和專業演講人,3COze Inc.共同創辦人,著有《有成效的衝突》(The Good Fight)、《你優先:激勵你的團隊成長、發展進步及完成任務》(You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done),與人合著有《領導力方案:銜接領導力落差的途徑》(Leadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gap)。


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