會議開場對了,開會就順了

開場對了,開會就順了

The Right Way to Start a Meeting

你有沒有想過你召開的會議,給人的第一印象如何?如果你希望開會的成效更大,就應採取強有力的方式來開場。下次開會時,你不妨採用本文的六項最佳實務,讓每個人都專注在他們應該增加的獨特價值上、強調思維多樣性、避免浪費時間。
我們都知道,給人的第一印象不佳,得付出代價:握手軟弱無力,顯得信心低落;西裝皺了,讓你顯得懶散;跟別人講太多自己的事,會讓人覺得你情緒不穩。但你有沒有想過你召開的會議,給人的第一印象如何?頻繁地為開會遲到的人重新報告會議進度,會讓人覺得與會者比你更有掌控權。你開放討論的議題並沒有明確的目的,會被比你有更清楚議程的與會者操控。只有你一個人發言,會落實大家的恐懼:你這場會議將會和看一小時公共事務電視頻道(C-SPAN)一樣無價值且無趣。

如果你希望開會的成效更大,就應採取強有力的方式來開場。會議有個好的開始,就像是前奏曲:設定基調、引入主題,並預告你可以預期會有哪些內容。下次開會時,你不妨採用以下的最佳實務:

清楚說明會議目的。令人驚訝的是,人們花太多時間去參加沒人真正知道為什麼要開的會議上。要記得在議程中說明開會目的,然後在會議開場時重申那個目的。要區分構想發想會議和決策會議;也要區分推動長期策略思考的會議,不同於推動短期行動與分配責任的會議。你在開會時,應說明這次會議不打算討論的議題。「這是我們每月一次的產能提升會議。今天我們要探討的是業務方向,不是業務的細節。任何戰術議題,都留到週三的營