三個做法,化身效率達人

3 Ways to Get More Done Right Now
卡比爾.賽加爾 Kabir Sehgal
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截止期限迫在眉睫時,該做些什麼。

當我需要儘快完成某件事,會運用時間管理的三個技巧,來充分增加可用時間,並強化專注力。比方說,去年,我從現役的軍事部署單位退役時,必須很快重新適應企業的工作,並了解最新的團隊優先事項和工作截止期限。同時,我擔任專業音樂製作人的副業,也在召喚著我。我只有很少時間可錄製我的下一個專案,那是一齣關於歐洲金融危機的爵士歌劇,如果錯過這次時間,可能就必須等待好幾個月,才找得到一個能配合所有樂手與錄音室的日期。

在僅僅兩個月內,我為公司帶來可觀的營收,並完成25位樂手與歌手的錄音工作。以下是我的做法:

做法1:進行「資訊瘦身」

11月9日,我關閉電腦上的CNN動態消息;封鎖筆記型電腦和手機上的新聞網站;刪除手機上的臉書(Facebook)、推特(Twitter)和LinkedIn應用程式;避開上班途中的所有雜誌報攤;避免與任何人談論時事。我展開全面的資訊瘦身。我必須全心投入歌劇錄製,我在其中演奏低音提琴,而我已經快一年沒練習這種樂器了。

我計算過,我每天至少花兩小時在新聞媒體上,等於是每週16小時,或是每個月64小時;這些時間如果拿來練習樂器,就綽綽有餘。我把這些新空出的時間,花在以下這些事:拚命練習低音提琴,練到手指出血,這麼一來,等到正式錄製時,手指上的老繭已經形成,正好在錄音時處於良好狀態;為歌劇設計角色和樂曲;評估和改進劇本與配樂。結果,錄製效果非常好,我的手指也痊癒了。

雖然我相信,擁有豐富訊息的公民,對民主的運作很重要,但短期不接觸新聞,你就能找到足夠的時間來寫一本書,或是籌備一齣歌劇。不看新聞,就可以專注創作多年之後會成為新聞焦點的作品。

做法2:讓手機不那麼吸引人

即使在決定不看新聞之後,我還是會檢查手機上是否有未接來電、郵件和簡訊。在與客戶開會時,我會不時偷看一下手機,看看是否有人聯絡我。手機上癮讓我不夠專心參與這些會議,這會影響到我批判思考現行工作的能力。

我擺脫手機上癮症的做法,是把手機調到灰階模式。當我把手機的螢幕從彩色調到黑白時,就像是打開了一個心理開關:我不再受到手機吸引。它現在看起來既過時又死氣沉沉,就像1960年代電視劇集《安迪格里菲斯秀》(The Andy Griffith Show)的遺跡。久而久之,我不再強迫性地檢查手機,因而能夠把注意力集中在服務客戶,以及思考如何開發額外的營收。

做法3:延遲發送電子郵件

延遲發送電子郵件,你就能設定自己與別人聯絡的節奏,不會不斷陷入即時對話的一來一回之中。我在進錄音室之前寫了幾十封電子郵件,設定好分為幾天發送,這麼一來,它們就會在適當的時間,送達收件人的信箱。比方說,我把一則團隊週報設定在週三晚上發送,那時候,我正在為一首歌劇詠歎調錄製背景音樂。

你可以排定發送電子郵件的時間,以控制你收到電子郵件的時間和頻率。你的收件匣,就是別人給你的待辦事項清單;不要讓其他人的待辦事項使你隨時分心。如果有人真的必須立刻找到你,他們應該會用不同的聯絡方式。

運用這三種極端省時的技巧,你就可以找到許多時間,進行和完成另一項重要計畫,甚至可能贏得滿堂采!達成目標之後,我重新把手機調回彩色模式,可以更充分享受與朋友互通訊息。雖然我很喜歡資訊瘦身計畫,但已經開始再度閱讀其中一些頭條新聞。至於延遲發送郵件訊息,我已把它變成例行做法,因為我發現這麼做很有用,可讓我好好管理與分配可用的時間。(林麗冠譯)



卡比爾.賽加爾 Kabir Sehgal

著有《錢的歷史:貨幣如何改變我們的生活及未來》(Coined: The Rich Life of Money And How Its History Has Shaped Us),是《紐約時報》與《華爾街日報》暢銷書。他是美國海軍退役軍人、海軍後備隊上尉,曾獲得美國國防部軍功獎章(Defense Meritorious Service Medal)。他曾任摩根大通公司(J.P. Morgan)副總裁,也曾以音樂製作人的身分獲得葛萊美獎(Grammy)與拉丁葛萊美獎(Latin Grammy)。


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