簡單一張表,打敗壞習慣

Break Bad Habits with a Simple Checklist
莎賓娜・納瓦茲 Sabina Nawaz
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要改變習慣,先從追蹤習慣開始。

我們開始努力追求新目標的時候,總是充滿熱情活力。在起初幾個星期,我們會願意做出各種改變、往新的方向邁進。但隨著時間過去,新鮮感日漸消退,精力耗竭,我們漸漸看不清目標,最後回到現況。

不論你用多麼複雜精細的策略來消除壞習慣、打造好習慣,如果不常常追蹤檢討自己的進度,就很容易一事無成。每天看看有什麼進展,就能鼓勵自己前進。如果能找出自己哪裡做得不好,就能找出模式、做出調整,不再陷於不自然、沒有帶來真正改變的習慣之中。

讓我們以某科技公司執行長的幕僚長毅民(音譯)為例:毅民的同事覺得他的傾聽技巧不佳,總是採取微觀管理(micromanage),而且不尊重他人的時間。上司希望他能更體貼、多授權給他人。某天同事給他一些特別刺耳的意見,而且和上司的意見不謀而合,毅民終於立志要成為更好的領導人。我和他一起擬定計畫,以達成他的目標。

毅民針對收到負面意見的三個領域,各訂出一項目標:要更懂得傾聽、減少微觀管理、尊重他人的時間。這些目標理想遠大、值得嘉獎,但很難衡量。我們需要找出方法,讓他能用可監測、可追蹤的方式來進步。以下是我們想出的方法:

更懂得傾聽:每天有一場會議不帶手機、平板等電子裝置。

減少微觀管理:與部屬一對一開會時,使用「授權刻度」(delegation dial)的技巧,以減少對部屬的控制,並授權部屬承擔新的責任。

重視他人的時間:把每天發給同事的即時訊息限制在兩封以下。

請注意,針對每個目標,他只訂出一項簡單的任務。如果一下子訂出太大或太多任務,只會讓人吃不消。任務簡單,達成的機率就比較高,等成功之後,再來嘗試新的任務,或是提升任務的難度。舉例來說,為了要更懂得傾聽,毅民或許可以選擇所有會議都不帶任何電子裝置,但這會是個太困難的轉變。因此,他選擇從每天一場會議開始,而在這之後,可以選擇是要增加不帶電子裝置的會議場數,或是考慮採取其他可協助自己更懂得傾聽的行動。

等到訂出各項任務之後,只要計畫好如何進行其中每一項任務,他就可繼續進行日常工作。然而,光這樣還不夠。他可能在一開始很認真執行,卻慢慢失去動力,被每天要做的事分散注意力,最後就回到舊的習慣。所以,毅民必須主動追蹤自己的每日進度。

我建議可運用一個稱為「Yes表」的簡易追蹤表,看自己在哪些地方的改變有進展,哪些地方進展不佳。如果你以為這會變成每日的苦差事,大可放心,這每天花不到兩分鐘的時間。

用這個檢核表,每天檢查自己是否達成各個習慣,達到的寫「Y」,未達到的寫「N」即可。讓我們以下面毅民的表為例。

把Yes表列在手機等裝置的首頁,或是印成紙本,放在常看到的地方,再設定每日提醒,在一天工作結束後填寫Yes表。追蹤結果,就能讓你對進展一目了然。大多數人在每天結束時數著Y和N,就會很有成就感。

追蹤習慣幾個星期之後,評估是否出現什麼需要調整的模式。這種做法能讓你看到自己的成功和失敗之處,並協助你找出可能造成問題的地方。

舉例來說,我和毅民檢視他的行為模式,他發現自己總在星期一無法恰當地授權。他了解到原來是因為每個星期的第一天,他都要與一位表現不佳的員工開會,他不敢授權給這位員工,是因為擔心對方無法做好那些工作。毅民理解這個情況之後,下次與這位員工一對一開會時,他的做法就大不相同:不是自己接手這位員工的工作,而是提出更直接的意見。如果他沒能注意到這個趨勢,可能永遠都找不出自己無法授權的背後原因。

檢討自己的行為模式,讓毅民知道自己是否已做好準備,可以採取另一個有助於達成目標的習慣。習慣一天一場不帶電子裝置的會議後,毅民慢慢增加場數,直到四個月之後,他再也不在任何會議上使用那些裝置。甚至因為已經養成習慣,他也不再追蹤不帶電子裝置的會議次數。這麼一來,他就有心力去注意另一個新的習慣。於是,毅民把追蹤表上「更懂得傾聽」這個目標項下列出的習慣,換成了新的習慣:每天至少一次,用不同方法重述一次別人對他說的話。就這樣,他針對自己的三項目標,不斷重複這種建立一個習慣、再新增另一個習慣的模式。一年之後,毅民的部屬覺得他已經更懂得傾聽、更能專注與人共事、管理時也更能授權。

人人都能為了達成夢想或改善行為,而設定各種目標,但如果沒有明確可行的做法向前邁進,以及衡量進展的方式,就可能再次回復過去的舊習慣。花一點時間,想想如何達到目標,從小步開始邁進,而且要記下自己的進展。很快地,你可能就會發現自己已培養出一些正面的新工作習慣了。(林俊宏譯)



莎賓娜・納瓦茲

莎賓娜・納瓦茲 Sabina Nawaz

全球執行長的指導教練、領導力專題演講人和作家,在超過26國工作。莎賓娜為最高階主管提供諮詢服務,對象包括《財星》雜誌五百大企業、政府機構、非營利和學術組織的高階主管。


本篇文章主題自我管理