抽空處理瑣碎工作的三個技巧

3 Ways to Make Time for the Little Tasks You Never Make Time For
多莉.克拉克 Dorie Clark
瀏覽人數:10847
分批處理瑣事。

我們都喜歡把工作時間,花在高價值的活動,像是擬定策略、促進創新,指導前途看好的員工等等。不過,每位專業人士都面對應接不暇、讓人心煩的許多任務,像是滿到溢出的收件箱、你承諾要做的介紹、你需要歸檔的一堆文件,或是你真正應該閱讀的好幾篇文章。

這種價值低落的工作會這麼讓人煩惱,是因為在矽谷和許多商業圈當中,大家都深信「帕雷托法則」(Pareto Principle):你20%的活動,創造了80%的價值。依照這個邏輯,如果你可以放棄最不重要的瑣事,就能更努力執行可促進你最重要貢獻的工作。

其實,你可以偶爾不理會這些低價值活動。但你必須明白並接受事實,這麼做是要付出代價的。暢銷書《一週工作4小時》(The 4-Hour Workweek)的作者提姆.費里斯(Tim Ferriss),便主張用這套方法,偶爾放棄不做一些事情。他有一次長期出國,旅途中刻意不收發電子郵件,他在書中提到自己因此而錯過了大量的重要訊息,包括:訂單出貨中心發生危機,讓他當月訂單損失超過20%,錯失了媒體訪談機會,還有十多個與人合夥的良機。不過,他並不難過失去這些機會,而是欣然接受。他寫道:「通常,為了完成大事,你必須讓瑣碎的壞事發生。這種技能是我們應該培養的。」

或許如此。不過如果你是公司員工,而不是自營工作者,錯過這些機會的容忍度就會低上許多。如果你無法完全忽略電子郵件或其他低價值的任務,也不太容易把這類工作分派給其他人,那麼你就可以使用下列三項技巧,來盡量減輕痛苦,同時完成那類工作。

有一種可能的做法,是把較不重要的任務一整批處理完,一次完成這些任務,可創造出一種動力感。你可以獨自一人完成:我過去經常待在某家咖啡館,發誓不完成當天待辦事項就不回家;或者在有些情況下,可以跟其他人一起完成。紐約電影製作人傑若米.瑞德利夫(Jeremy Redleaf)最近發起了「洞穴日」(Cave Day)這個活動,讓專業人士付一小筆費用,星期天待在一個共同工作空間,努力完成清理電郵信箱和寫感謝卡之類的任務。

另一種技巧,適合喜歡漸進式做法的人,便是「滴水穿石策略」(small drip strategy)。你必須在行事曆上找出零碎時間(通常每天15到30分鐘),用於必須完成的低價值任務。昨天,我必須查看去年付了虛擬助理多少錢,提供這項資訊給我的會計師,讓他可以及時寄發稅務表格給那位助理。沒有人會把這當成「策略性」或「高價值」的事情,這是無聊但非得完成的任務,很容易就拖拖拉拉。但當我前一晚查看行事曆,看到我必須打的兩通電話中間有15分鐘的空檔,於是安排在那段空檔做完這件事。你可以隨機找到這些行事曆空檔,或是每天刻意安排半小時完成這些零碎瑣事,或許可以安排在每天工作結束時,這時大多數專業人士活力低落,創意思考的能力已減弱。

最後,你可以策略性拖延。這跟提姆.費里斯那種不理會收到的所有電子郵件不一樣。你的做法是衡量機會的價值,然後設定自己的時間表來處理。如果時間表剛好配合對方的時間,這就是讓人愉悅的巧合;如果雙方時間配合不上,你反正已經接受了錯過這個機會的可能性。我經常採取這個方法,來應付部落客各式各樣的請求。對重要媒體記者的提問,我會很快回覆,但如果某人是為自己的部落格寫文章,我會想幫助他們,但不想為此犧牲重要的任務(像是完成書籍的編輯修訂)。我最後一定會回覆,但可能要過幾天、甚至是幾個星期。如果他們仍可引用我的話,那很棒,但如果不能,也無傷大雅。

無論我們的生產力變得多高,都永遠無法擺脫低價值的工作。採用這些策略,至少可以更有效率地處理這些事情,以保留更多時間,去做真正有意義的計畫。(蘇偉信譯)



多莉.克拉克

多莉.克拉克 Dorie Clark

策略顧問,合作客戶包括Google、耶魯大學、國家公園服務處(National Park Service)。所著《重塑你自己:定義你的品牌、想像你的未來》(Reinventing You: Define Your Brand, Imagine Your Future)一書即將出版。你可以在Twitter關注@dorieclark,瀏覽她的推文。


本篇文章主題時間管理