電子郵件該怎麼寫,才能給人好印象?

How to Make Sure Your Emails Give the Right Impression
夏妮.哈蒙 Shani Harmon
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「從我的手機傳送」並不是打錯字的好理由。

我們每年都會收到大批湧來的電子郵件(平均每天121封),不難想像我們開始忘了這對我們個人專業品牌形象的影響。我們會花上幾小時精心潤飾LinkedIn上的個人資料、修改自己的履歷表,但卻會因為很忙而匆忙寄出一封品質難以卒睹的電子郵件。「從我的手機傳送,有錯字請見諒」不該成為溝通品質低落的藉口。

你是否想過,電子郵件傳達出你怎樣的品牌形象?你應該好好想想。你寄出的每一封電子郵件,都會影響你的專業名聲,或說是個人品牌。千萬別在信中犯下這些太多人會犯的錯誤:

寫得太長,難以消化。你的電子郵件長度,是否堪比杜斯妥也夫斯基的全本小說《罪與罰》?你是不是把可以放進去的所有背景故事,全都放進去了?雖然上下文的背景資訊可以協助讀者詮釋內容,但請記得,你知道的事情很多,但讀者需要知道的只有其中一小部分。成年人的注意力只能持續短短8秒,因此一定要好好珍惜每一秒,直接講重點就對了。

收件者太多。你的郵件副本是否總有成千上百個收件者?若是如此,請自問究竟誰才是真正該知道這封郵件內容的人。在許多企業裡,副本寄送泛濫,反映的政治文化就是,人們寄副本給很多人,就能遮掩自己做過的事情。請記得,你的信會寄到每個收件人的信箱(也包括你自己的),特別是有的收件人還可能選擇「回覆所有人」。

表達不清、語義不完整。雖然精簡是美德,但「簡單扼要」和「唐突草率」可大不相同。在你的信中,是否會天外飛來一筆,突然講些對方可能看不懂的想法?對方的回信裡,是否提出大量問題,想釐清你的原信究竟在說什麼?這種情形代表你的電子郵件需要更有組織,提供更清楚的背景資訊。

沒有切中要點。電子郵件的重點不該深藏不露,要直接讓對方知道你的重點,以及他們為何應該回應。雖然我們常覺得有信就該回,但回信並不是一定得遵守的鐵律。如果你希望對方好好了解你的訊息,甚至還願意回信,就該讓對方容易這麼做。

構思電子郵件時,大家都應學學馬克吐溫的寫作風格:他文風獨特,語調令人難忘,稿子一修再修,讓人一讀就懂。他曾說:「任何人都可以有自己的想法,但真正難的是,不浪費一大疊紙來寫,而能精簡成一個精彩的段落就表達清楚。」花點時間推敲你想寫的訊息,你會發現這麼做能改進內容的品質。寫信時要重質不重量,不是每封信都值得你花太多心力。

然而,馬克吐溫的一個知名特點是他脾氣不太好,這點我就不建議模仿了。對於電子郵件,我們本來就已經會有負面偏見。正如新興的社會神經科學所指出,溝通的時候,如果沒有社交線索(像是語調、臉部表情、肢體語言)可作參考,以解讀溝通的內容,我們往往就會解讀成最糟的情況。不要忽視各種小地方,否則對方可能會誤會你的原意,你就不得不進行損害控制。

下次要寫電子郵件的時候,請遵循以下規則:

● 主旨欄要能一讀就懂,清楚寫出這封信的目的。最好還能再加個標示,像是【待辦】或【通知】,讓對方了解你期待他有何反應。

● 信件一開頭就清楚說明你的請求,這樣就算對方只看了預覽的部分,沒有看到其他內容,仍有較高機率了解你信件的重點。

● 在信件的正文中,如有交辦事務、或是詢問問題的對象,要將他們的名字加粗體,好讓該注意到這些事項的人,更有可能注意到。

● 花點時間表現你的和善親切,好讓對方真正把你想說的話聽進去。

下次登入電子郵件帳號時,好好審視一下自己的寄件匣。你的「電子郵件品牌」所需的一切,都盡在其中。如果現在的成效不佳,就從明天開始改善吧!重塑自己的電子郵件名聲,永不嫌遲。(林俊宏譯)



夏妮.哈蒙 Shani Harmon

「別再這樣開會」(Stop Meeting Like This)公司的共同創辦人和交付長(Chief Delivery Officer),該公司致力於改革企業內部的工作方式。她的職涯致力協助《財星》500大企業的領導人提高他們企業的生產力、創新能力和活力。


本篇文章主題商業寫作