經理人每天該做的三件事

3 Things Managers Should Be Doing Every Day
琳達.希爾 Linda A. Hill , 肯特.萊恩貝克 Kent Lineback
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若對剛上任幾週或幾個月的新手經理人,提到成為好主管要做的三件事:建立信任、建立團隊、建立更寬廣的人際網絡,他們常會反問:「我們什麼時候才有空做這麼多事?」他們覺得很沮喪,因為他們多半都已發現,接任新職後,往往還沒完成今天計畫要做的事,一天就結束了。他們大部分的時間都花在解決意料之外的問題,還有確保團隊在預算內如期完成工作,而且成果符合標準。他們深感無法掌控情況,因為緊急的事,也就是日常工作,似乎總是擠掉了做重要事情的時間,而所謂重要的事情,指的是他們作為經理人與領導人要進行的工作。

所以他們抗拒這三件事,認為我們只是在加長他們的待辦事項清單。而這些關鍵要素(我們稱之為「領導與管理的三項要務」),無法快速輕易就做好,而是重大的基本要素,攸關領導人是否能有效發揮本身功能。以下是原因:

建立信任。成功的領導人基本上就是要能影響他人,而信任是影響力的基礎。你無法影響不信任你的人。因此,經理人必須下功夫,培養共事的每個人對他的信任。做法是展現信任的兩個要素:能力與品格。能力,並非指成為團隊裡的萬事通,而是要足夠深入了解團隊正在進行的事情,因而能夠做出穩健的決定,以及有勇氣對自己較不了解的領域提問。品格,是指決策和行動時遵循超越私利的價值觀,而且真正在乎他們做的事、服務的顧客(不論是內部或外部顧客),以及做那些事的人員。如果人們相信你的能力與品格,就會相信你會做正確的事情。

打造真正的團隊,透過這個團隊來管理。有效的團隊,建立在共同的價值觀之上,並由一個有號召力的共同使命目的來凝聚。真正的團隊中,成員間的連結非常緊密,因此他們會誠心相信大家會一起成功,否則就是一起失敗,如果團隊失敗了,個別成員也無法贏得勝利。 

除了目的和價值觀,強大的團隊也有參與規範,也就是對於成員間如何合作,有一些明確的和未明言的理解,例如,團隊允許什麼樣的衝突,不允許什麼樣的衝突。聰明的領導人,會確保具備打造真正團隊所需的全部要素,包括目的、價值觀、規範,然後,透過團隊來管理。所以,他們不說:「照做,我是主管我說了算」,而會說:「為團隊做這件事吧!」這比前者有力太多了。在真正的團隊裡,成員重視他們身為團隊一員的身分,並竭力不讓夥伴失望。聰明的領導人,會建立、運用這些強大的連結,來形塑別人的行為。

建立人際網絡。每個團隊,都會仰賴團隊以外人員和團體的支援與協作。高效能的團體領導人,會主動建立和維持團隊之外那些人員的網絡,這個人脈網不僅包括完成現在工作所需要的人,也包括能幫助團隊達成未來目標的人。成為優秀經理人的要務中,這一點顯然最令大多數新手經理人困擾。他們覺得「經營人脈」是操弄組織政治,要他們裝作喜歡親近人,好從別人身上得到好處。所以他們努力不要同流合汙。唉,在這個過程中,他們不必要地限制了自己和自己所屬團體的影響力,無法影響別人來達成好的結果。建立人際網絡有可能很政治,但不見得一定是如此,只要做法真誠、公開,而且真心想要建立對雙方都有利的關係,就不會很政治。

我們講完這些要務之後,對方通常就會問:「我們該在什麼時候建立信任、建立團隊、建立人際網絡?我們該做的事情那麼多,怎麼可能還有時間去做這些事?」

我們的答案是,那「三個當務之急」和它們之下應做的事情,都不是要放進待辦清單裡、各自獨立的任務。相反的,強大、高效能的領導人是透過日常工作來領導、管理。他們透過定義、指派、建立架構、談論、檢視、引導日常工作的方式,來領導、管理。他們極擅長運用日常工作,還有日常工作難免會遇到的危機,來履行經理人和領導人的職責。

他們是怎麼辦到的?

為了建立信任,他們會在日常工作中把握機會展現能力,提出知識淵博的問題、有深入見解的建議。他們運用日常決策與抉擇,來說明自己的價值觀,展現他們關懷為他們工作的人,或是關懷自己這個團隊服務的對象。他們展現自我,但不是用自大的方式展現,而是展現自己知道什麼、相信什麼、重視什麼,用這種方式來顯示他們是值得信任的。

為了打造團隊,他們會運用日常工作中的問題與危機,來提醒成員團隊的使命目的是什麼,以及團隊最重視的是什麼。他們用這些方式,來解釋自己的決策。若有成員違反了團隊參與規範,例如不尊重其他人,或者有人把私利置於團隊利益之上,他們就會立刻指出來。而且,既然那些規範適用於所有成員(包括領導人),領導人會請團隊成員注意,若是領導人自己違反規範,他們應要求領導人負責。

為了建立人脈網絡,他們會把握例行活動中的機會,例如部門主管的例行會議,或甚至是電梯裡的巧遇,來建立和維持他們與自己團隊以外人員的關係。有些領導人會刻意去處理牽涉到其他團隊領導人的問題,這類問題需要雙方一起解決,也能促成彼此的長期關係。有些資訊可為團隊外部的人員帶來益處,他們就會主動與外部入員分享那些資訊。他們鼓勵團隊成員用同樣方式與外部人員往來。

運用日常工作來實踐領導人的三大深層要務,這一點優秀經理人有很多做法,上面提到的當然只是其中少數幾種,但足以讓你了解該怎麼做。如果真有什麼能稱為「秘訣」的東西,能讓你克服成為高效能經理人的挑戰,這絕對就是了。我們見過新手經理人在掌握這個原則後,感到豁然開朗,明白日常工作不是妨礙你執行優秀領導人要務的絆腳石。相反地,要做到大部分優秀經理人在做的事,日常工作就是你需要的方法與工具。

一旦他們學到了這一課,就會以不同的態度看待日常工作。碰到每個新任務、每個意料之外的問題時,他們就會停下來自問:我要怎麼利用這個機會培養信任?要怎麼打造、強化我們這個團隊?要怎麼拓展和強化我們的人際網絡?(游樂融譯)



琳達.希爾 Linda A. Hill

哈佛商學院企業管理講座教授。


肯特.萊恩貝克 Kent Lineback

曾在企業與政府機構擔任主管多年,與人合著《集體才華》(Collective Genius: The Art and Practice of Leading Innovation, HBRP, 2014)。


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