簡介敏捷管理

A Quick Introduction to Agile Management
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隨著愈來愈多創新團隊改採敏捷法,確切了解敏捷法的運作方式就變得很重要。我們用Scrum形式的敏捷法,來說明這個流程。比起傳統模式,敏捷法提供創新人員更多自由,但這並不是混亂無序。

隨著愈來愈多創新團隊改採敏捷法,確切了解敏捷法的運作方式就變得很重要。我們用Scrum形式的敏捷法,來說明這個流程。比起傳統模式,敏捷法提供創新人員更多自由,但這並不是混亂無序。

敏捷法是一個結構流程,運用自主管理團隊,來加速打造新產品和流程。在許多情況中,敏捷法一開始是一種基層草根行動,通常是從資訊科技部門開始採用。但是當企業完全接納敏捷法時,執行長可能會成立敏捷領導團隊,以設定優先要務、建立創新團隊、指派計畫負責人來領導每一個團隊,並且排除團隊遇到的阻礙。

每一位計畫負責人把所有時間投入手邊的專案,並且為團隊的成果負責。計畫負責人會設定要達成的願景和發展藍圖,確保團隊和關鍵的利害關係人之間有清楚的溝通,利害關係人包括顧客、企業主和敏捷領導團隊。計畫負責人也負責核准團隊的工作。「流程引導者」由一名團隊成員擔任,負責訓練團隊的敏捷技巧,並指導個別成員。

流程引導者也會引導團隊的會議,讓工作一目了然,並且定期與團隊成員聚會,確保他們覺得受到重視和認真參與。創新團隊本身通常有三到九位成員,其中包括計畫負責人和流程引導者。

創新團隊是跨領域的團隊,成員具備解決所負責專案需要的一切技能。他們聚在一起,自我組織,致力於專案、專注、穩定,而且高度協同合作。一旦團隊成立,成員就會開始發展一份構想清單。他們評估每個構想對顧客的價值,以及發展構想的要求條件,然後將清單上的構想排列優先順序,專注於對顧客和企業最有價值的機會。接下來,他們將最優先的構想分成幾個小模組,可以在一到四週內完成。

這些工作週期稱為「衝刺」週期,都以相同方式來排列順序,排在最上面的就是團隊開始投入的部分。每次衝刺週期開始的時候,成員會建立一個目標,並進行檢查,確保他們具備達成目標所需的一切技能和資源,確定每一項任務已經準備好可展開,定義如何才算是任務完成,以及發展一個方法來測試成果。

每一次衝刺都會劃分成幾項個別的任務和活動,成員會採用「看板」或電腦化的工作流系統,來追蹤那些任務。在衝刺期間,整個團隊專注於相同的任務,或熟悉的任務。當成員在某項任務上取得進展時,就會把那項任務在看板上的位置,從某一欄移到另一欄,直到整個任務完成為止。

這讓團隊和利害關係人能夠將進展視覺化,並且讓他們能夠在過程中,排定任務的優先順序,增加或排除任務。成員會針對一次能進行多少項任務設定限制,這樣他們就必須先完成手邊任務,才能進行新任務。固定的一至四週期限,協助他們了解可以在那個期限內完成多少工作,好讓他們加快每次衝刺的速度。每天一開始,團隊會先站著開會15分鐘,成員們談論自己昨天做了什麼事,今天有什麼計畫,以及目前碰到什麼阻礙。

這些會議能建立團隊精神,並協助找出任何影響進度的障礙。每一次衝刺的目標是發展「工作增量」,也就是這項任務符合團隊對「完成工作」的定義,經過計畫負責人核准,並且已準備好可接受測試。這些有形產出的好處是,每次結束衝刺週期時,都會產生一個原型或模型,可以運用快速的回饋迴路,來實際與潛在顧客測試那個原型,然後才進一步投資那個專案。每次衝刺週期結束時,團隊成員都會檢討過程運作得如何,找出進展順利之處,以及如何改善日後的衝刺週期。接著成員進展到組合清單裡的下一個工作項目,週期繼續進行。(林麗冠譯)



本篇文章主題創新