別再做低價值的工作

Stop Doing Low-Value Work
普莉西拉‧克拉曼 Priscilla Claman
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過去,時間管理專家會建議將工作分為A、B、C三級,概念是先做A級、再做B級、最後做C級的工作。如果優先順序有所不同了,就是改變A、B、C的順序。這樣一來,只要你遵守著某些基本的時間管理規則,看起來就能做完這個職位的所有工作。

到了2007-2009的經濟衰退期,這種想法也畫下句點。從2008年1月到2010年2月,有880萬個職位消失。但雖然職位不見了,要做的工作還是一樣多。於是教師的每個教室裡孩子人數增加;客服人員要接的電話數變多;而在工作分組數減少後,每個經理要管的人數反而也增加。不論什麼職位,要做的事都變多了。而且雖然從那之後生產力確實上升,但過去把工作分成A、B、C三級的作法已經不再。過勞成了新的職場常態。

完成更多工作

因此,現在專業生涯的生死關鍵,其實在於完全拋棄低價值的工作(也就是對顧客或同事意義都不大的工作)。你應該主動出擊,為自己設計一個全新、可行的職務內容。以下是做這件事的時機點:

開始新工作的時候,能夠有全新觀點看待該做什麼,也就更容易判斷出低價值的工作。看看自己手上的所有工作,向上司提出三個月的目標,設法盡量丟掉所有沒用的工作。

得要承擔更多新責任的時候,你就有機會能夠調整工作架構、提出你的計畫。向上司提出各種選擇:「如果要我來帶這個工作小組,會花掉我大概20%的時間,這樣還要由我來帶嗎?還是我應該……?」

公司改組的時候,千萬小心別擔上太多責任。人常常以為自己不能說不,否則容易成為下一個被解雇的目標。但事實上,會留下的人就代表對公司未來的成功舉足輕重,所以如果你也提出調整自己的職務,通常會得到正面觀感。

在你做了某件了不起的事、大家正對你大為讚揚的時候,是個提出要求的絕佳時機。可以向公司的生產力部門或IT大師求助,減少你手頭的低價值工作。

而以下是做這件事的方法:

投票表決可省略的事項。有位聰明的會計經理,幾年來一直製作月度報告,但沒人真的去讀。於是他列出報告各項內容列表,請公司大家投票選出最重要的三到四項。之後,這些報告就真有人開始讀了。另一種方式,是詢問客戶是否能不做某件事,就像是現在的零售櫃員會問客人是否真的想拿收據。這裡的概念,其實就是別再做某些不重要的事;但別忘了先確認一下,免得惹來麻煩。

交付自動化。如果這件事價值低,應該很容易自動化。只要找個IT部門的朋友幫忙就行。不管你想的是工作排程、核可或是做些標準化的安排,都很有可能已有現成的程式可用。總之,就是先想清楚想做什麼、再找某個人來協助你完成。

寫下自己的規則。限制自己要做的事,而且確保大家都知道你的規則。有位教授就決定,只給自己的論文指導學生或參加專題討論課的學生寫推薦信,並且她也將這項決定公告給大班演講課的學生。這讓她省下了數小時的時間。

每週固定保留某個自己的工作時段。用這段時間來想想如何擺脫低價值的工作。光是用一小時,就能有很大的不同。挑一段時間,堅持下去,如果有門就把門關上、不然就是找個會議室。可能要先有一段時間,別人才能學會不在這段時間打擾你,但只要你有禮貌地堅持住,最後總會成功。也可以參考兒科醫師的作法,指定諮詢時間:讓人知道什麼時候任何事都能來找你、什麼時候又是完全謝絕打擾。

重新設計你的工作。畢竟,這是你自己的工作,要讓它最適合你自己。而且,別再做低價值的工作了。(林俊宏譯)



普莉西拉‧克拉曼

普莉西拉‧克拉曼 Priscilla Claman

普莉西拉‧克拉曼是職涯策略的公司(Career Strategies, Inc.) 的總裁,這是一家位於波士頓、為個人客戶提供職涯訓練、為公司組織提供職涯管理服務的公司。她同時也是《HBR 找到合適工作指南》(HBR Guide to Getting the Right Job)的撰稿人之一。


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