會議如何禮貌地回絕會議邀請

如何禮貌地回絕會議邀請

Polite Ways to Decline a Meeting Invitation

你的收件匣內有個請柬:邀請你去參加你根本不想去的一場會議。也許是因為它被硬塞進你的行事曆中所剩不多的空檔,或是因為在它預訂開會的時間,你已預訂要參加另一場會議,現在你得決定要回絕哪一個。不論原因為何,有時你就是必須回絕會議邀請。

你的第一個挑戰是,必須決定要回絕哪一場會議。在這件事上,一點點紀律就大有助益。你應建立一套參加會議的標準,並且好好遵守。

首先要評估會議的價值。那個會議是否關於某件重要、有時效性、值得做的事?它是否有明確的目的和議程,為會議的成功作好準備?是否有背景資料,事先提供給與會者?受邀的與會者是否合適,能達成有意義的進展?如果無法從邀請函上清楚看出會議的價值,你就應在作出決定前,回信給對方提出一些開放式的問題:

  • 「可否可多提供一些有關議程的相關資訊?」
  • 「在這個議題上,我們目前處於決策的哪個階段?」
  • 「我應該如何為討論做準備?」

如果這個會議顯然值得參加,那麼你的下一個問題應該是,你是不是適合參加的人?議題是否在你職務的職權範圍內?你有沒有所需的專業知識,可以對會議作出貢獻?對於會議待作決策的層級,你參與決策的資格條件是過低還是過高?如果你懷疑自己為什麼會受邀與會,可在回覆之前先...