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潛力人才的八大關卡

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2017年6月號

讓工作跟著節奏走

How to Get into a Rhythm at Work If You Can’t Stick to a Schedule
伊莉莎白‧葛瑞斯‧松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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  • "讓工作跟著節奏走"

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許多個性裡帶著一絲叛逆的人都會抗拒緊密的結構,對安排進度的想法也不予理會,後來就發現他們的生活和創意的成果,並不如自己原先期望的那樣地和諧。

如果你是屬於光譜這一端,發現自己難以接受、甚至更難遵循一套標準慣例的話,那麼現在或許正是時候,不再把管理時間視為是發展出一套須嚴格遵守的規定,而是開始思考,生產力的增加,就像是尋找和培養你獨特的創意律動、生命節拍以及你個人節奏的一個過程。這種方式,就好像你有中心主題,並且有可辨識的旋律;可是同時也擁有即興發揮和協調和諧的空間。

設計師暨設計作家史蒂芬.布萊德利(Steven Bradley)曾經俏皮地說,「無論你是否有所計畫,你的設計之中自有一股韻律與節奏(rhythm)。韻律啟動了空間。韻律創造了心境。韻律可以引導參觀者進入你的設計。」同時,韻律也能夠協助引領你,穿越自己的時間。

如果這種方式聽起來對你有吸引力,根據我自己的生活,以及針對時間管理議題指導客戶的經驗,下列有幾項概念,可以讓你的時間跟你的能量、興趣和目標相互一致。

每月節奏

計畫減少一些時,一個月內你完成的事情通常會更多。大多數人都有一種自然節奏,大約可以在一個月裡完成一項專業上的重要專案,或是達成一項個人的里程碑。我的意思並不是說,這是你在某個月內所完成的唯一一件事,我指的是這些相當重要的任務,像是決定採用某項新軟體並予以執行,或是整理你的一房公寓空間。如果你告訴自己,一個月內要完成像這樣規模大小的三件任務,你可能任何一件的進展都會相當地少。如果你一個月只專注投入在一件事情上,那你在四個星期之後,完成或者接近完成這件任務的機率就會相當地高。遵循每月一項專案的節奏,你就會覺得滿意許多。

除此之外,同樣重要的是,在一個月的時間裡,你也要依循自己能量活力的節奏。無庸置疑地,例外的確存在,可是一般來說,大多數人能夠承受一個月最多一到兩次的出差,而不至於讓生活節奏大亂。另外,針對你主辦的活動,或是你邀請到家裡的訪客,你也要考慮到適當地調整自己的節奏。所有的這些活動固然會為生活添加美好的多樣化感受,可是也可能讓你失去節奏,如果例外變成了常態的話。

每週節奏

每週內的專案、會議和承諾可能都會不太一樣,不過你如果有一個可支援工作的每週節奏,會很有幫助。就像在設計過程中你必須先設計出模板一樣,這個模板是你之後可以打造,並依照任何專案需要而修改的一種模式。在這兒,模板就是你一週的工作概況。

經過多次實驗之後,我找到了自己每一週的最佳節奏,涵蓋下列這些事項:

● 星期一早上要有段「加速工作時間」(ramp-up time),把當週一開始前幾個小時空出來,專心進行上週末過完後的每週計畫和工作。

● 把專案時間集中安排在星期三下午。在週間,我會著手規模較小的事項,可是當我需要聚焦在大型專案,比方說新書提案時,對我最有效的方法就是把整個下午空出來,不安排任何會議。如此我便可以上咖啡館,不受打擾,把工作好好完成。這樣的做法就像是把重要計畫的推動,轉變成日常工作當中感覺美好的週間迷你休息一樣。

● 在星期五下午放慢腳步。我會特別空出大約三小時,完成比我原先預期還要更久才能完成的任何工作,或者著手進行那些不算急迫、但在週末之前可完成的行政工作,這樣感覺就會相當不錯。

● 週間至少空下一天晚上,完成個人待辦事項,好好充一下電。我非常喜歡社交活動,可是就算是外向的人也會需要休息一天。

當然,有需要的時候,我自然會適應、調整和修改所有這些安排。不過,我偏愛的是這種節奏,而且我發現這樣的安排會在週末到來之前,帶來成果非常令人滿意的一週。

每日節奏

想要擁有充實快樂的一天,並沒有一套正確的公式。有些人建議,早上絕對不要查看電子郵件;有些人的建議則是剛好相反。其實,秘訣就是誠實回答這個問題:哪些方法對你最有效,能讓你充分運用一天24小時?

就我個人來說,我會用一天中的前60到90分鐘來做計畫,回覆電郵,完成小型的待辦事項,然後到了上午10點到11點時,我會投入更深度的工作,以及跟客戶通電話。我比較喜歡一天裡的會議時間不要超過四小時,而且我試圖把每一天的最後30分鐘空下來,完成尚未結束的工作。對於我的某些客戶來說,最佳的每日節奏如下:早上很快地檢視一下電郵,然後就專心聚焦在深度工作上,直到午餐。午餐之後,他們會開會或者回應已經發生的緊急事件。

無論你偏愛哪一種方式,你都會想要清楚知道,自己何時聚焦在工作上時會有最佳表現,何時比較喜歡開會,以及何時會空出時間著手計畫,讓每件事情都能正確進展。

重回中心的節奏

最後,重要的是要知道,當你的主題出現重大變化時,哪一種類型可以協助你重拾軌道。誠實面對自己,允許自己在需要時投入時間重新整理,都能夠讓你不再覺得自己落後計畫,以免一直感到愧疚。

舉例來說,當你把休假之前和休假過後的那一天都特別空出來,沒有人可以在這兩天安排跟你開會時,你就會體驗到最少的壓力。這麼做給予你所需的靈活彈性,在休假前把工作完成,在休假結束後重拾心情。除此之外,在大型會議或重大活動之後,你應該考慮空出至少半天的時間,以便處理一些瑣碎雜事、跟催計畫,以及整理你的筆記。這會讓你能夠從剛才發生的事情當中汲取出價值。有人曾經告訴過我,當他參加大型會議時,總是會多訂額外一晚的旅館,好讓自己在回家之前能夠完成所有的工作。活動如果帶來更多的混亂,你便 需要撥出更多的時間,好讓自己得以重新安定下來,重拾工作與生活的節奏。

每月、每週和每日的節奏可以創造出你需要的秩序和彈性,好讓你的工作和時間和諧地流動。現在是你發現你個人節奏的時候了。(蘇偉信譯)



伊莉莎白‧葛瑞斯‧松德斯

伊莉莎白‧葛瑞斯‧松德斯 Elizabeth Grace Saunders

Real Life E Time Coaching & Training創辦人,時間管理教練。


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