簡報建立對話,而非只是簡報

建立對話,而非只是簡報

Create a Conversation, Not a Presentation

建立對話,而非只是簡報

我擔任諮詢顧問時,一直為簡報中的「大揭露」傾向感到內疚,這種傾向讓簡報者總想把關鍵的發現結果留到最後關頭才揭露,期待令觀眾滿意又敬畏的時刻。我的團隊和我會孜孜不倦地工作,針對某個企業組織的問題,努力找出正確的答案。我們會製作複雜精細的簡報,直到與顧客開會前的幾分鐘或幾小時還在修改,務求盡善盡美。接著,我們會得意洋洋地走進會議室,手上抱著一大疊通常才剛從印表機印出來、餘溫猶存的PowerPoint投影片。

但是不論簡報表面上看來有多完美,我們在會議室裡經常會碰到重大問題。這些片面的解說往往會導致貧乏的對話。此外,這種情況也會使我們做為團隊、同事和客戶顧問的效用打折扣。

揭露真相總是等到最後一刻,這種本質意味著我們的顧客(或聽取我們簡報的內部團隊成員)沒有時間充分了解資訊,而且沒有做好參與討論的準備。這導致我們的問題解決過程、乃至於我們的解決方法更糟糕。集體智慧往往勝過個人智慧,顧客和團隊成員進一步反思後所能補充的見解,會大幅提升我們的成果。

大揭露──特別是如果沒有伴隨和顧客團隊成員進行詳細的會前討論──也會使我們犯下人際關係和組織上的錯誤。團隊成員第一次看到爭議性的解決方案,會變得懷有戒心。