時間倉促,主管也能提供有效回饋

Giving Effective Feedback When You’re Short on Time
戴西・道林 Daisy Wademan Dowling
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我共事過的年輕高階管理人,幾乎都想當個優秀管理者和指導者。但他們就是沒有時間;或者說他們自認如此。「我要不是必須去完成一筆新交易,要不就是帶下屬去吃頓飯,談談他們的職涯規畫,」某位金融服務業的主管最近問我。「在這行業跟市場,你覺得我會選哪一項工作?」

好問題。如果你要抓緊每次生意機會,又要幫助員工成長,這一點都不容易,但你可以透過有效提供回饋,做好員工的教練。

一旦你確定需要給直屬員工提供回饋,你可以採取三種更用效率的方式:

一、設計標準化的第一步

對多數管理者來說,提供回饋(特別是建設性的回饋意見),其實很有壓力,而且需要經過深思熟慮。你該如何分析下屬的盲點、晉升的障礙,或是讓整個會議進行得出乎尋常的順利?我們就像西洋棋大師,多數時間花在考慮第一步棋。也因此,你花在思索和準備與員工精神講話的時間若要減少,關鍵是採取標準的切入公式:以簡單而例行的方式來開始討論員工的績效。

保持簡單,直接宣布接下來的議題。開門見山地說:「我要提出一些回饋」或說:「你要聽聽我對這問題的建議嗎?」能馬上得到注意,為談話定調。如果你知道該如何起頭,準備展開對話會更容易。此外,你下屬會逐漸熟悉你的說話模式,這也幫助他們理解以及更能聽懂你的回饋。

二、坦誠直白

高階主管扮演教練並對下屬提出回饋,會犯的頭號錯誤就是不夠直接;通常是因為他們不想扮黑臉。要是你對下屬的教育講話曾用過這句「也許你可以⋯⋯」,或是要求你的下屬「思考一下」某個績效問題,那麼你不夠直接的可能性有99%。如果你愈直接坦白,你的溝通者愈能清楚收到你的訊息,你也能更快影響對方。想要坦承直接,但又不想顯得白目?訣竅是討論議題時要誠實、誠懇、針對個人。

我工作幾年後,收到我職涯中最棒的回饋。那是在我與資深管理者的可怕會議之後,那次我毫無準備,防衛心重。後來我與老闆進了電梯,他靜靜告訴我,「下次,我希望你做得更好。」不要敲邊鼓,也不要讓你的談話對象迴避主題。 

三、請對方重述一次

如果你的回饋沒有收到效果,你得講第二次,甚至第三、第四次,這都會浪費你的寶貴時間,也浪費管理能量。為了避免重複提醒,請確認你在第一次就在對方心中留下印象,你可以請對方重述他得到的訊息。如果你訓練的下屬可以用他的方式清楚解釋他該改變什麼,或下一步該做什麼,那麼就能確認他聽懂訊息,而且會牢記在心。你也知道目的達成,談話結束,你可以進行下一件事了。如果他講得不清不楚,你還可以立即更正。無論如何,你都可因此減少後續追蹤的時間。

如果定期提供回饋(甚至每天進行),你不僅為自己還有接受訓練的下屬節省時間,你的下屬也不會只把你當成主管,他們會把你看做是教練。他們的工作技能可以強化,而且保持動力。對任何經理人來說,這是非常值得的。(張怡沁譯)



戴西・道林 Daisy Wademan Dowling

全球資產管理公司黑石集團(Blackstone Group)的董事總經理,負責人才發展。她也是《哈佛商業評論》固定撰稿者,著有《記得你是誰》(Remember Who You Are )。


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