學會這5招,更容易獲得協助

5 Ways to Get Better at Asking for Help
韋恩.貝克 Wayne Baker
瀏覽人數:9193

各家公司主管似乎總抱怨著員工不夠合作,不會協同工作。但造成這個問題的原因,其實往往不是員工不願意幫,而是大多數人根本不知道如何求助,或不願意求助於他人。

原因為何?首先,一般常覺得「求助」代表弱者或無知,似乎暗示著無法獨立完成作業。第二項常見的障礙則是認為求助會帶來人情債:「現在我欠他了。」

第三點則特別和美國人有關,美國人的個人價值觀和求助的行為有時會互相牴觸。我最近在四項針對全美國所作的調查當中,發現「依靠自己」是十大核心價值觀之一;雖然這確實是項令人欽佩的特質,但也可能自我設限。在現今的組織裡,不懂怎麼要求得到你需要的東西,你就不可能成功。

那麼,如何讓「求助」變得簡單一點?下面有五項要點,告訴員工如何在工作上求助、以及公司能如何打造出鼓勵求助的環境。這些要點的根據,部分來自於我與Innovation Places公司首席創新者奈特.巴克利(Nat Bulkley)最近的研究, 也有部分根據我多年在各家公司及高階主管訓練課程的經驗。

1.想要得到他人幫助,就要先大方助人。先讓大家覺得你是個樂於助人的人,大家就會願意幫助你,甚至你並未親自幫助過的人也是如此。但要記得,名聲的效期並不長。巴克利和我在研究中便發現:很久以前樂於助人的名聲,並不會給你帶來好處。你必須長期不斷幫助他人,以便長久維持這樣的名聲。

神經科學家透過實驗顯示,對於他人的幫助給予回報,似乎是人類的天性,而且這種互惠法則非常強烈,幾乎可以說只要幫助別人,多半都能得到回報。對於那些不好意思求助的人來說,這也能讓他們在心理上比較過得去:之前幫過別人忙,現在要求助就比較好開口。

2.知道自己想要什麼。這聽起來很基本,但我看過太多人連要什麼都說不清楚。常見的問題像是:「我一直很期待能和知識淵博、人脈良好的人共處一室,有機會向他們提出任何要求。但機會來了,我卻想不出來該要求什麼!」以下是你可以先做的準備:針對現在手上的一個專案,寫下你的目標。找出其中最重要的目標,列出要達到這個目標所需要的步驟和資源,例如材料、資訊、資料、或是建議。接著再搭配第三點會提到的SMART求助方法,你就可以從這一系列的需求中找出想問的問題。

至於比較長期的計劃,可以考慮制定一個偉大的願景,也就是要詳細寫出你理想的未來;這套方法是由已過世的密西根大學社會研究中心(University of Michigan Institute for Social Research)朗恩.李比特(Ron Lippitt)所創,再由美國密西根州安娜堡(Ann Arbor)知名的食品企業聯盟Zingermans發揚光大。你寫出的願景應該要能激勵人,可以在策略上是可行的,而且還隱含著目標。然後再找出其中最重要的一項,問自己「我該做什麼,才能達到這項目標?」重複上述步驟,寫下所需行動及資源。接著,你就知道自己該提出什麼要求了。

3.SMART原則提問題很多時候,問題的措辭不當,讓人很難回答。好的提問或要求,應遵循SMART原則:Specific(明確)、Meaningful(有意義:說明你為何需要這個東西)、Action-oriented(行動導向:要求對方做某件事)、Real(真實:不要捏造)、Time-bound(設定時間,說明你何時需要這個東西)。能完全符合SMART原則的提問或請求,也就比較容易回答或回應。

4.不要以為你知道誰可以幫忙、或是別人知道什麼。根據我的觀察,以及史丹佛大學商學研究所法蘭克.弗林(Frank Flynn)等人的研究,「低估他人協助的意願」是項常見的錯誤。事實是,你如果不問,永遠不會知道旁人究竟知道什麼、又能幫上什麼忙。舉例來說,我曾經帶著一個全球藥物開發團隊進行「互惠循環」活動,當時有一位科學家,提出了他覺得沒人幫得上忙的要求:「我將要付外部廠商五萬美元,才能合成一株PCs alkaloid。但我得找到便宜一點的方式。」(我還得查字典才知道那是什麼,基本上就是植物萃取出來的藥物。)另一位科學家回應了:「噢,我不知道你有這需要。我的實驗室還有空,下個星期可以幫你做,而且不收費。」

最明顯的好處,就是這個團隊和這家公司立刻省了五萬美元,但好處可不止於此。這個尋求幫助並得到幫助的例子,說明了求助時不帶成見的好處,而且,這也讓那些科學家打下以後合作的基礎。

就算你求助的對象無法直接協助你,他們也可以透過自己的人際和專業網絡來試試。但如果你不問,就永遠不知道別人究竟認識誰。我也曾經有一次,提出了一項我也覺得不可能的請求。我和太太結婚快滿十週年時,她想要的禮物居然是能上Food Network電視頻道的料理節目「Emeril Live」!我向我的MBA學生提到這個請求,結果就有幾個人提供了管道。最後有個MBA學生認識Emeril的節目製作人,透過電子郵件介紹我們認識,於是我們真的成了Emeril的來賓,錄的是情人節的節目。

5.營造鼓勵求助的文化。從公司的氛圍、規範和實務著手,打造鼓勵求助及協助的環境。工業設計公司IDEO就有一套健全的規範,鼓勵員工提出要求、互相協助。正如泰瑞莎.艾默伯等人所描述的,在這樣一套互助文化下,從一開始就有人告訴公司的設計師,他們一定會需要他人協助,不必害怕向人求助(這項研究的內容請參閱泰瑞莎.艾默伯與其他學者為合著的《設計互助網絡圖》,本刊全球繁體中文版2014年1月號)。看到別人提出要求、得到協助,也會強化這些規範,並且帶來心理上的安全感。IDEO的領導人也會以身作則,向人求助和提供協助。而這種互助文化的成果,就是設計出一系列深受客戶喜愛的產品。

Zingerman’s這家在密西根的食品業,同樣也有正面的互助文化。有新的經營合夥人到任時,該公司會有一套獨特的介紹儀式,請所有參加者逐一告訴大家,自己會怎樣幫助這位新合夥人邁向成功。我曾親眼看到,在一位新合夥人到任時,現場有超過七十人這麼做。有了這樣公開承諾會提供協助,這位新合夥人要求助時會比較容易。而兩位創辦合夥人也參與其中,親身示範他們對於互助的期許。這一切的成果,就是員工更為投入、決策更佳,對顧客的服務也更好了。

要記得,所謂「互惠」是雙向道,想要有成功而正面的文化,「施」與「受」缺一不可。如果你總是給予、而不要求協助,請記得別人希望互惠,也想回報你。如果你是領導人,別忘了要常常提供協助和要求協助。(林俊宏譯)



韋恩.貝克 Wayne Baker

密西根大學羅斯商學院(Ross School of Business)企業管理Robert P. Thome講座教授,也是正向組織中心(Center for Positive Organizations)教師。如果想瞭解他關於互惠、社會資本及正向組織學派的研究,請上www.waynebaker.org。


本篇文章主題協作