溝通在你回那封Email之前,先暫停

在你回那封Email之前,先暫停

Before You Respond to that Email, Pause

有人發一封email或訊息給你,而你並不確定該如何回覆。或許事關複雜的談判、具有政治敏感性,或者只是因為寄信人令你感到不安。

有那麼一瞬間,你遲疑了。但是對我們大多數人而言,大部份時候這樣的暫停並不會太久。相反的,我們會繼續我們的動作,似乎感覺有立即回覆的必要性,接著我們會按下「寄出」鍵卻未細想。結果:一個尷尬或不完整的訊息。現在換成收信的對方遲疑、重啟動作,就此展開一個錯誤溝通或誤會連連的循環。

沒錯,現代人預期也希望任何訊息能立即得到回應,而我們通常也會配合,因為延遲回覆感覺上似乎違反當今社會規範。

但是有許多時候我們其實不該立即回覆,而且事實上,我們通常很清楚什麼時候是屬於那種狀況,這正是一開始我們之所以遲疑的原因。因此關鍵是去留意這個遲疑。

有一個二步驟的方式可以讓這樣的遲疑對你有所幫助。首先,為你自己爭取一些思考的時間。接著,遵循有效溝通的四個簡單要素(4C)以決定該如何回應:包括來龍去脈(context)、溝通內容(content)、溝通管道(channel)與聯絡窗口(contact)。

爭取時間(Buying Time當你收到一個你明知道不能回,或是你不確定該如何回的訊息時,有幾個實用的方式可以為你爭取一些時間。

沒有答案的回應(The non-response response –「已收到訊息」。...