怎麼對少數人作簡報?

How to Present to a Small Audience
JD.斯蘭姆 JD Schramm
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提到作簡報,一般人常會想到是要站在一大群人前面,對著投影片指指點點加以解說。但現在很多簡報或推銷場合,其實參加的人數不到十人,每個人都坐著,一起看同一份簡報的紙本檔案。對於簡報者來說,這種情境與一般大不相同,而且限制更多,能用來吸引觀眾的工具更少。然而,只要仔細規畫,並留意非言語的訊號線索,就能成功進行這類非傳統形式的簡報。

如果是這種大家都坐著的簡報,可能並不會像站在會議室前作簡報一樣有講台、投影機或麥克風。此時你應調整重點,問問自己下面這六項問題:

該如何準備自己看的紙本簡報?簡報的時候,你用的紙本簡報資料必須和聽眾用的完全一樣(頁碼也必須相同)。整理簡報檔的時候,別手寫太多註解(甚至可以用鉛筆淡淡地寫即可),才不會讓別人覺得你太依賴筆記。我有個同事,有一次忘了帶自己那份檔案,但簡報過程反而特別流暢。原因就在於她那次比較像是在和聽眾對話,而不是只顧著唸稿子。如果沒有投影設備,你可以存在隨身碟裡帶過去,或是把PDF檔寄到自己的電郵信箱備用。

該如何準備給聽眾看的紙本簡報?直接引導聽眾翻到每張投影片,以方便聽眾跟上你講的內容。重點部分可以特別強調,或是貼上隨意貼標示。或者,也可以刻意留下某些空白,讓聽眾自行填寫。我第一次當銷售員是在研究所,要賣的是大學生記事本的廣告。我的指導員教導我,如果我提供一份縮小版的行事曆,向這些潛在廣告客戶報價,他們多半都會在我報價的時候順手記下價格。等到他們稍後再看這份文件時,上面有他們自己的筆跡,就能讓印象留得更久。

另外要帶些什麼?一般來說,每位聽眾都有一份紙本簡報內容,所以我會帶一個東西,讓大家在簡報時一起看,或至少有部分時間是讓大家一起看。有一次,荷蘭合作銀行(Rabobank)的一群高階主管接受我的訓練,他們到美國加州考察三週,之後必須向公司資深領導人報告考察的最新狀況。他們並沒有在每一份考察報告裡提供加州的小地圖,而是在會議桌中間攤開一大張美國汽車協會的公路地圖,一邊簡報、一邊在地圖上標出簡報到的地點。我還有些建築或房地產開發業的客戶,在開會審核建物圖或基地圖的時候,常常除了帶平面圖,也會帶幾張透明投影片,這樣決策者就可以把他們想要修改的地方,直接畫在透明投影片上。

什麼時候該站起來?非語言溝通專家會告訴你,如果一群人中只有你站著、其他人坐著,你就能掌握到較大權力。所以先想想,是否可在正式簡報的時候站著,問答的時候再入座。如果這實在太奇怪或不合常規,也可以考慮只站起來一下子,像是去指一下白板或是掛圖上的資訊,然後在解釋的時候多站一下,將資訊解釋清楚之後再回座。

該坐在哪?座位位置可不能隨意決定。如果你是主講者,就該坐在決策者旁邊、或是相臨的轉角位子。研究指出,如果你和決策者坐在會議桌的同一側,或者同一角的相臨兩邊,會比較容易達成共識。相對的,最易起衝突的位子就是直接面對面(想想看下棋的情況)。儘量坐在能有最多目光接觸的位子,像是在長桌的兩端,你就能輕鬆看到全場大多數的人。另外盡量避免坐在像是網球裁判的位子,免得每次桌子兩邊的人說話,你就得不斷轉頭。選個讓你和聽眾之間隔閡最少的位子。如果是你常常簡報的場地,你大概已經知道哪些位子可以讓你掌握最大的非言語優勢;但在不熟悉的環境裡,就得趕快找出最佳位子。如果是和團隊成員共同簡報,進入會議室的方式必須能讓主講成員先選位子。

什麼時候才發紙本簡報?盡量別先發。在開始之前,先用一點時間,和聽眾談談他們對這場簡報的目標和期許。他們拿到紙本簡報之後,你就得和那疊紙搶注意力了。而你瞭解聽眾之後,有助於你直接引導他們注意簡報中對他們最重要的部分。

除了以上幾個重要問題,簡報者的聲音和手勢也很重要,就和站著作簡報時一樣。坐著簡報時,還是得吸飽氣、聲音宏亮,讓離你最遠的聽眾也能清楚聽到聲音。雖然坐著簡報,可以用比較不正式、談話式的語氣報告,但也不能太輕鬆,免得失了權威感的優勢。坐的時候要兩腳穩放在地,身體重心均衡。說話的時候身體微微前傾,讓聽眾看到你很投入與他們的會議。有些專家建議,問答的時候可以稍微放鬆一點,也就是問答的時候椅子可以坐深一些,會顯得比較容易親近。和在場每位都要有目光接觸,時間維持每人4到7秒,如果人數較少,時間也可以拉長。而在非言語溝通上,男性和女性的困難點各有不同,像是社會心理學家艾美.柯蒂(Amy Cuddy)在2012年的TED演講上就曾提過。了解自己對於空間使用、手勢、非言語溝通的傾向喜好,是個很好的起點,讓你能夠把非言語的威力發揮到最高。

最後,重點還是要好好思考、選擇恰當的策略。以坐姿進行溝通的時候,成功關鍵在於你和聽眾的關係,以及你是否能在重重限制下抓住他們的注意力、讓他們投入。如果仔細想想,會發現我們做簡報的機會比我們意識到的要多得多。我們都必須更清楚,即使是坐著簡報,該如何才能表現得最好。(林俊宏譯)



JD.斯蘭姆

JD.斯蘭姆 JD Schramm

教育博士,他在史丹佛商學院(Stanford Graduate School of Business)教授溝通課程,並於該院開設「精通溝通課程」(Mastery in Communication Initiative)。他的推特帳號是@jdschramm。


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