中型公司做事一定要有優先順序

Midsize Companies Must Prioritize Ruthlessly
羅伯.舒爾 Robert Sher
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這世上有太多公司想要做太多事、花了太多錢,只因為想要成長太快,結果卻被掏空。其中有許多是中型的公司;他們不像大公司有充足的資源能承受挫折,又不像大部份的小公司那樣鬥志滿滿,有什麼資源就用什麼。

在過去三年,我訪問了超過一百家中型公司的領導人,並為另外數十家中型公司的執行長提供教練指導。在此之前,我於1996至2006年擔任一家公司的執行長,帶領公司成長為中型公司裡規模較小者,那家公司是賓利出版集團(Bentley Publishing Group)。我不斷目睹阻礙中型公司成長的運作失能狀況,但這些弊病對較大或較小公司的危害並沒有那麼大。其中一個弊病是:虛擲光陰。

差勁的時間管理雖然對大型和小型公司也同樣不利,但對中型公司的傷害特別大。理由是,他們必須行動迅速,以對抗規模較小的競爭對手,但另一方面又要啟動大型的專案,以支持成長、為大型客戶提供大企業層級的服務,且還要和較大的競爭者一較高下。所有的事情都要以中型公司的預算來完成。因此,每分每秒都很重要。

這種不大不小的規模,迫使中型公司不得不嚴格排定事情的優先順序。想在景氣差時生存、在景氣好時保持聚焦,這些公司必須嚴謹地規畫高優先性的行動方案。在做這些事情的時候,他們必須明白,時間絕對不是站在他們這一邊的。

以下的故事,是關於一家中型公司如何改變了對時間的看法。

總部設在美國賓州的戈達格系統(Goddard Systems Inc.),旗下授權設立連鎖幼教機構戈達格學校(The Goddard School)。儘管它已獲得了一些成功、做了最大的努力,但在2007年時,它仍一再錯過截止期限,無法如期重編完成給加盟者的訓練手冊。這本手冊是很重要的工具,有了它,授權方就能了解經營的最佳實務,並且有效率地傳授給加盟者。過去的十七年間,戈達格擴大到兩百個據點,訓練手冊已顯得過時,過份仰賴授權方為新的加盟學校和員工做一對一的訓練。若想持續成長,戈達格必須重編訓練手冊。

但是,戈達格的管理高層,並不把重編新的訓練手冊,視為讓兩百家學校維持正常運作的重要事務。他們覺得其他計畫更重要,所以一直沒有完成重編手冊。當新的領導人(現任執行長)喬.舒馬赫(Joe Schumacher)於2007年上任時,他發現了一個很嚴重的問題:戈達格的團隊不懂得善用時間。

舒馬赫知道公司即將要快速擴張,所以把重編訓練手冊定為首要事項。如果戈達格沒有新手冊,訓練和新分校的營運狀況就會出問題。舒馬赫把重編手冊的任務派給他的一位直屬部下:手冊終於重編完成了。

除此之外,舒馬赫還要求他的團隊,為他們所有的專案編寫有力的企畫案。這個過程幫助每個人釐清哪些案子應優先完成、哪些工作事項較不緊急,這也讓資深經理們了解,他們的專案需要哪些資源。

目前,這家公司的分校已拓展為近四百間,幾乎舒馬赫上任時的兩倍。管理團隊持續接受專案管理技巧的訓練,舒馬赫認為這是基本的高階主管技能。

對中型公司來說,錢並不是最重要的資源,時間才是。若希望企業文化把時間視為供應不足的重要商品,領導人本身必須先對此堅信不移。如果執行長不遵守期限時間,世上所有的專案管理都將化為烏有。這種行為無論在公司的哪個層級,都是不被接受的。中型公司的高階主管可採取以下三個步驟,讓公司裡每個人都把時間當成資源,好好珍惜。

1. 嚴格刪減專案,只留下少數真正重要的專案。很多時候,中型公司擁有的資源,只夠他們一次執行一個重要的案子。中型公司的執行長得接受以下這個殘酷的事實:即便他們是老闆,他們能做的也有限。刪掉你個人鍾愛的專案。如果公司想在太短的時間裡,用太少的資源做太多的事,就很難完成各項專案,即使完成了,進度也會延遲,而且往往執行不佳。

2. 報告核心專案的進展,毫不隱瞞。關鍵專案進展的情況,必須要讓整個管理團隊都知道,進度落後時,尤其應該如此。對中型公司來說,由於事業的核心不太大,因此核心專案會影響到每個部門。若有錯過期限、任務碰上麻煩的情況發生,不能只有少數人知情。理由有二。第一,不知情的人可能無法在期限過後,執行他們被指派的任務,而要讓進度重新上軌道,還需仰賴資深管理團隊的才智。第二,許多時候,中型公司的資深團隊擁有核心專案所需的大部份專業。專案領導人不僅應在執行長的監督下,用詳盡的說明,讓每個團隊成員掌握各項任務的進度,還必須針對專案的進展提出他自己的意見。如此一來,每位團隊成員就會知道老闆有在盯進度,沒人能夠偷懶。

3. 拔擢時間管理做得最好的人執行長和資深主管必須要說明,重要專案若做得好、時間掌控得宜,個人能得到哪些獎勵。規畫妥善、執行良好的計畫,不僅有助於公司成長,也對個人的前途有益。主管應提醒直屬部下,在快速成長的公司裡,升遷的機會也比較多,但是,機會只留給對公司成長真的有貢獻的人。在中型公司裡,升遷和學習機會是很重要的激勵因素,因為中型公司無法提供股票選擇權(如財星五百大企業的做法),也無法提供股票(如新創公司的做法)。但是,既有賞,也該有罰。錯過工作完成期限,也應該要影響到事業前途。應該要讓團隊領導人對這種壓力感到不安;這種不安的感覺會促使他們避免失敗。(陳佳穎譯)



羅伯.舒爾

羅伯.舒爾 Robert Sher

CEO to CEO顧問公司的領導人,公司成員都曾擔任執行長,業務是協助想要提升績效的中型企業,增強領導力。他將在今年秋天出版新書《偉大的中型企業》(Mighty Midsized Companies: How Leaders Overcome 7 Silent Growth Killers)。他的電郵信箱是 robert@ceotoceo.biz ,推特帳號是@RobertSher。


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