戒除你的開會癮

Break Your Addiction to Meetings
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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當你善用時間用來打造策略和訂定清楚的優先順序,減少有自己在場的會議次數,將有助於你身邊的人做出合理的選擇,而不必事事徵詢你的意見。

「經理人」,名詞。

教科書的定義:經理人主管一組任務,或一家公司的某個單位,通常有一群部屬向他或她報告。

現代的翻譯:衝過走道,拚命趕往下一個房間準時開會,同時也在行動裝置上回覆電子郵件。

少數一些人可能還是嚴格遵照教科書上的「經理人」定義。若是這樣,那要恭喜你。不過,大部分經理人不再有時間去管理向他們報告的部屬。

如果你這位經理人,陷入令人備感挫折的循環,經常需要取消一對一的會談、授權不佳,感覺和你的團隊疏離,那麼你可能已經夠難過了。我寫這篇文章的目的,不是讓你更加難過。但是我要鼓勵你開始做一些事,不只履行你本身的責任,也培養一支出色的團隊。這些策略來自我擔任經理人的時間教練,教他們如何更有效地領導團隊──但不需要工作更長的時間。

你無法給別人自己沒有的東西。所以如果你覺得困惑混亂,你的團隊也會這樣。你需要騰出時間,弄清楚你希望從每次的互動得到什麼;這表示要花更多時間在優先要務、準備和後續跟催上,少花時間開會。減少會議時間,你才有更多時間去思考策略。雖然這需要整個群體共同努力,但運用一些簡單的策略,你也可以辦到。

第一,減少你接受的會議邀約數目。問問自己:你是不是已經掉進一個常見的陷阱,把自己的行事曆看成是人氣競賽?你是不是用受邀參加會議的數目多寡,來衡量自己的價值?出席許多會議,可能讓你覺得自己十分重要,卻不是分配時間的好方式。接受會議邀約之前,問問自己:「我真的需要出席嗎?」如果答案為「否」,那就拒絕參加那次會議,或者從下列時間密集度較低的策略當中,選擇一個來用:

1.要求在會議前先看議程,以便將你的意見交給主持人,和與會者分享。(好處:這可能迫使主持人真的寫出議程!)

2.派你團隊中的某個人出席,向大家說明團隊的立場。

3.要求開完會後給一份會議紀錄。

如果你仍然覺得不參加會內心不安,或者不好意思回絕任何會議的邀約,不妨用這種方式來調整問題:「如果開這次會議那天我不巧生病,會議需要改期嗎?」如果答案為「否」,那麼你很可能不必出席。如果你真的必須參加不少會議,但只需要提供策略意見,不必協助戰術執行,那麼不妨要求將你的討論部分,放在會議時段的最前面。在你那部分討論完畢之後,便可先行告退。

第二,減少你安排的會議次數──並且縮短長度。你安排的會議,是不是大部分時間都是你在講話──也許是向所有的人報告「最新狀況」,但與會者都在有意無意間查看自己的手機?你預設的開會時間,是不是長達一個小時(或者更長)?如果是這樣的話,那麼你需要調整「不確定的話,就安排六十分鐘的會議」那種預設模式。不妨利用下面的決策樹,作為有效的替代策略:

新的預設模式應該是選擇可以達成最終目標,但「成本」最低的時間投資。能打一通電話處理好的事情,不要安排會議。可以用一封電子郵件溝通的事情,不要打電話。如果你必須安排會議,不妨挑戰自己,看能不能開得愈短愈好。試試三十分鐘或甚至十五分鐘的會議,並將目標設定為提早結束。如果你發現經常需要更多時間,將來還是可以增加會議的長度,但如果會議時更聚焦在重點上,通常就不需要拉長時間。

建立起良好的會議模式之後,要求直屬部屬也遵循良好的會議程序:

1.可以透過電子郵件溝通、只是提供資訊給人參考的事情,不要安排會議。只在必須由團隊即時討論和作決定的時候才開會。

2.發出會議邀請時,也附上清楚的議程──不要在會議之前兩分鐘才送上議程,好讓每個人更容易判斷自己是否需要出席。

3.指定某個人詳細記錄討論過程、所做的決定、結論背後的依據。把會議紀錄發給經理人,以及可能需要知道相關訊息、卻不必出席的其他人。

最後,在空出來的時間填進正事,讓你的行事曆保持清淨。一旦有時間空出來,務必趕緊掌握,以免流失機會。在你從被動因應的狀態,轉為主動出擊的狀態時,新空出來的時間可能讓你覺得無所事事。但既然你的行事曆沒有填滿「急事」,那就不妨加進真正該做的事。趕緊這麼做,以免其他雜事擴增,用掉了這些可用的時間。騰出時間收發電子郵件、準備會議資料、和直屬部屬一對一見面,以及思考策略。處理自己的事,應該要像處理別人的事那樣投入,如此你(和其他人)才會相信你會完成該做的事,而且是準時完成。

減少有你在場的會議次數,有助於你身邊的人做出合理的選擇,不必事事徵詢你的意見。這會自動減少你需要出席的會議次數,並且讓你的團隊產生更大的信心。如果你利用那些時間來打造策略和訂定清楚的優先順序,你的團隊會做出正確的決定──不管你是否在會議室內。(羅耀宗譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯

伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


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