用故事結構包裝你的簡報

Structure Your Presentation Like a Story
南希.杜爾特 Nancy Duarte
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我在研究過上百場的演說後發現,最有效的演說者,跟說故事的人一樣,用了一項技巧:提醒聽眾他們所面對的現況,然後揭露一條更好的道路,他們創造出一個待解決的衝突點。

這種緊張感幫助他們說服聽眾採納一種新的心態或新的作為—從「是什麼」,轉變為「可以是什麼」。他們遵循亞里斯多德說故事的三結構(開頭、中段、結尾),來傳遞容易讓人消化、記得並重述的訊息。

以下我用圖例來說明:

你可以在自己的簡報裡,採用以下的技巧。

精心設計故事的開頭

你可以在開頭,講一些聽眾早已知道的人生現況。因為你所闡述的,正是他們親身感受到的,所以你的聽眾會聽著聽著就點頭表示認同。這可以幫助你建立和聽眾間的連帶關係,讓他們敞開心胸、傾聽你對改變的看法。

在你把現狀的底線鋪設好後,就可以開始向聽眾引介你對現狀改變的願景。聽眾會因為你點出這兩個世界的差別,而感到有些失衡,但這是好事—給他們一些刺激,讓他們不在只安於現狀。例如:

是什麼:我們在第三季並未達到財政上的目標,部份原因是由於我們的人手不足、人力分散。

可以是什麼:如果拉進幾個重量級客戶,是不是可以解決我們大半的問題?呃,我們可以的。

建立出兩者間的差距後,你剩下來的簡報,就是用來搭起兩邊的橋樑。

發展故事的中段

現在,聽眾已經瞭解現狀有一些失衡的現象,你要繼續把「是什麼」和「可以是什麼」兩者間的差異突顯出來。

讓我們回到前述之第三季成績檢討的例子。儘管收入減少了,但你仍想要激勵員工盡力彌補。針對簡報中段的結構,我提供以下這個範例參考:

是什麼:第三季的成績比預期少了15%。

可以是什麼:第四季的數字一定要夠漂亮,我們才有紅利可發。

是什麼:在名單上,我們還有六個新客戶。

可以是什麼:其中的兩位客戶,有潛力為我們帶進比現有客戶更多的營收。

是什麼:新客戶會需要製造部門大幅更新設備。

可以是什麼:我們會從德國延攬專家來提供協助。

當你持續在「是什麼」和「可以是什麼」間來回闡述時,聽眾會開始感覺後者愈來愈吸引人。

做一個有力的結尾

結尾部份,聽眾可不想看你羅列出一串待辦事項的清單。誠然,在結尾部份加入一個行動的呼籲是必要的,但記得要能夠激勵人心,讓聽者有想要付諸行動之感。描述一下我所謂的新方法:如果他們採行你的建議,他們的世界會比現在好上許多。

利用上述的第三季營收例子來總結,以下是一個結尾的建議:

行動的呼籲:儘管為了讓第四季更好的表現,所有部門都要付出更多的心力,但我們因此卻可以既準時又不出差錯地把產品交到重要的新客戶手上。

新方法:我知道每個人都水深火熱—但請大家好好撐下去。這是我們可以同心協力、打造冠軍團隊的機會,如果我們成功了,情況一定會好轉的。如果我們第四季的營收達到目標,會有什麼獎賞呢?除了紅利,公司在年底還會提供額外假期。

藉由開出獎賞的支票,你讓員工知道他們若配合採取行動,努力會獲得回報。這會符合他們的、而不是你的需求。(陳佳穎譯)



南希.杜爾特

南希.杜爾特 Nancy Duarte

撰有全新版本的《HBR指南:說服力高強的簡報》,另外還出版了兩本獲獎的有關簡報藝術的書籍:《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》(Slide:ology),以及《視覺溝通的法則》(Resonate)。她的杜爾特公司(Duarte, Inc.)團隊,已為其客戶製作了超過25萬次的簡報,並傳授大眾與企業研討會做簡報的方法。可以在推特(Twitter)的@ nancyduarte瀏覽杜爾特的貼文。


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