如何向高階主管作簡報

How to Present to Senior Executive
南希.杜爾特 Nancy Duarte
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如果你是作簡報的人,高階主管將是你最棘手的一群簡報對象。他們極度沒有耐性,因為日程安排滿檔,而且必須做出很多高風險的決策,往往很少有時間來衡量選項。因此,他們不會坐視一個冗長的簡報,靜待最後的精采內容披露。在你的噱頭還沒有表演完之前,他們就會打斷你的簡報了。

那種場面可能很令人沮喪。你可能有很多話要對他們說,而這個簡報會可能是你表達的唯一機會。但是,如果你希望他們充分聽到你的想法,那就要馬上談到他們關切的事物,以便他們能更有效地作出決定。我曾在許多領域向高階主管作簡報,從噴射引擎到搜索引擎不一而足,我費了一番苦功才學會一件事:如果你在他們面前絮絮叨叨,他們會給你一個表情,意思是說:「你在跟我開玩笑嗎?你真的以為我有時間去管那件事嗎?」所以要迅速且明確地呈現對他們很重要的資訊,繼而要求他們提問,然後結束簡報。如果你的高談闊論是簡短的而且有見地,他們會再度仔細聆聽。

以下的作法讓你能贏得他們的注意和支持:

預先作總結:比方說,你有三十分鐘的時間陳述。在你作開場白時,要假設你的整個簡報時間削減到五分鐘。這將迫使你提出聽眾真正在乎的資訊:高層次的研究或調查結果、結論、建議、採取行動的呼籲。一開始就清晰、簡潔地說出這些重點,然後提出支持的資料數據、細微之處,以及外圍的相關材料。

設定期望:要讓觀眾知道你會先花幾分鐘提出你的總結,其餘的時間將進行討論,那麼即使是最沒耐心的高階主管,也比較可能會讓你說完主要觀點而不打斷你,因為他們知道自己很快就可以開始提出問題。

製作總結投影片:製作一疊投影片時,要在前幾張列出一個簡短的重點概述,其餘的投影片應該做為附錄。遵守10%的規則:如果你的附錄是五十張投影片,就製作五張的總結投影片,依此類推。在你提出總結後,讓主管團隊主導談話的進行,在相關的問題和意見提出時,就放映附錄的投影片。通常情況下,主管會想要深入探討有助於他們決策的某些重點。如果他們那樣做,你得迅速放映和那些重點相關的投影片。

給予他們要求的事物:如果你受邀簡報你們公司在印尼製造工廠淹水的最新情況,那就照做,先不要談到任何其他事情。這群時間緊迫的高階主管邀請你發言,因為他們覺得你可以提供他們所欠缺的一項資訊。所以,要直截了當且快速地回應那個具體的要求。

排練:在作簡報之前,要請一個同事充當誠實的教練,在他面前練習做你的簡報及放映投影片。去找個曾經讓高階主管採納其想法的人。要求此人給你明確的意見回應:你的資訊的表達清晰且快速嗎?你的總結投影片有沒有把一切濃縮成有深入見地的精華重點?你有沒有漏掉觀眾可能在期待的任何事項?

聽起來好像得做很多事情嗎?是的,但是向主管團隊作簡報是很大的榮譽,可以打開多扇大門。如果你做成功了,具有重大影響力的高階主管將大力支持提倡你的想法。(侯秀琴譯)



南希.杜爾特

南希.杜爾特 Nancy Duarte

撰有全新版本的《HBR指南:說服力高強的簡報》,另外還出版了兩本獲獎的有關簡報藝術的書籍:《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》(Slide:ology),以及《視覺溝通的法則》(Resonate)。她的杜爾特公司(Duarte, Inc.)團隊,已為其客戶製作了超過25萬次的簡報,並傳授大眾與企業研討會做簡報的方法。可以在推特(Twitter)的@ nancyduarte瀏覽杜爾特的貼文。


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