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跟著哈佛修練職場好關係

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2-10 如何贏得同事注意

How to Get Your Colleagues' Attention
愛美.嘉露 Amy Gallo
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你是不是需要親自護送同事去參加專案會議,以確保他們會出現?是否所有的「緊急」電子郵件,都需要電話或親自追蹤,才會得到即時回覆?些重責大任,都取決於你是否有能力「塑造你的訊息」:清楚表明你需要同事做些什麼、何時做,更重要的是,為何要做。

你是不是需要親自護送同事去參加專案會議,以確保他們會出現?是否所有的「緊急」電子郵件,都需要電話或親自追蹤,才會得到即時回覆?你是否需要盯緊你的行銷伙伴,以便在他們推出新促銷計畫時,能優先考慮你的產品?這些重責大任,都取決於你是否有能力「塑造你的訊息」(frame your message):清楚表明你需要同事做些什麼、何時做,更重要的是,為何要做。

只要有效塑造你的訊息,你的「聽眾」就會立刻知道,眼前的議題是什麼,並且明白為何需要他們注意。

以下說明在演說、發送電子郵件,或是私下與上司對談等溝通現場時,應如何塑造訊息,以獲得你期望的結果:

■ 從你想要得到什麼開始。忙碌的同事並不想等你慢慢鋪陳直到最後高潮,因此,請在一開始就提供重要訊息,並提出你的需求。

實例:「約翰,在產品上市方面,我需要你給我一些建議。我得到一些新的市場資訊,可能會影響我們現在主打的訊息。我已構思兩個替代方案,現在需要你的協助,決定採取那一個方案。」

■ 提供背景資料。不要太深入細節,但要提供足夠的內容,讓你的聽眾可以理解。

實例:「提醒一下,現在正在進行的計畫,是一個問答座談(question-and-answer panel),了解如何與現代母親產生連結。截至目前為止,我們已有五位參與者報名參加,包括兩位屬於我們頂級客戶的執行長。我們的目標,是盡可能接觸到紐約地區的商家。目前已寄出2,500 封邀請卡,得到的結果還算正面。」

■ 解釋複雜性:這也是召開會議或發送電子郵件的主要理由。究竟是什麼原因,讓你傳遞這個訊息?

實例:「供應商的產品原型已經晚了兩個星期,而且到現在還沒有交來。如果繼續延遲,我們會趕不上當初與行銷團隊談好的截止期限。現在有點騎虎難下,因為供應商知道,到了這個階段,我們已無法找新的供應商從頭來過。我們必須想辦法激勵供應商,並調整時程,以便能符合行銷團隊的截止期限。」

■ 回歸大局。你的聽眾為什麼需要在意你的訊息?指出與他們相關的部分,並說明你的訊息如何與他們的廣泛目標產生連結。

實例:「或許看起來,刪除電話清單只是一件很小的事情,卻極具意義。這麼做,會鼓勵銷售代表,以非正式的方式與顧客保持接觸,而這樣的動作,是真的會提升顧客滿意度,這對達成我們單位65%顧客維持率的目標來說,是非常重要的。」

■ 便於記憶。人們一整天會聽到許多新聞與資訊。給他們一些便於記憶的事情,像是一個比喻、一個關鍵統計數據,或是一段重點。

實例:「我們的顧客覺得這是一個緊急事件,已重複告訴我們好幾次。我們愈晚回覆,情況就會愈像一棟房子明明已經著火,我們卻還在忙著重新放置家具,而沒有撥打911 緊急電話通知消防隊。」

■ 重新聚集聽眾的注意力。聽眾通常很容易被次要議題分散注意力,這時你必須幫助他們,重新聚焦在主要目標上。在你需要帶領一個龐大的群體,或是激勵人們朝向同一目標前進時,這一點尤其重要。

實例:「蘇珊,我看你很擔心能否在先前同意的截止期限前,設計出一個範本,我們的確需要確定能做到這一點,但首先,我們必須確定做法正確,就是要確定我們交出來的會是好產品,之後再來看能否趕上期限。」

■ 最後再度促請大家採取行動。在提供背景資料之後,必須再次強調你需要大家做的事情。

實例:「今天之內,我需要得到你們對報告的回饋意見。我尤其想知道我們該如何調整高層訊息,以確保訊息能與領導團隊產生共鳴。」



愛美.嘉露 Amy Gallo

《哈佛商業評論》英文版特約編輯。


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