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跟著哈佛修練職場好關係

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1-11 如何給上司回饋意見

How to Give Your Boss Feedback
愛美.嘉露 Amy Gallo
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你曾希望能告訴上司,你心中對他的真正想法嗎?例如告訴他,在團隊會議裡他不斷滑手機,害大家士氣低落?或者告訴他,他強烈想要掌控每一個專案的瑣碎細節,會讓員工很想翻白眼?

你曾希望能告訴上司,你心中對他的真正想法嗎?例如告訴他,在團隊會議裡他不斷滑手機,害大家士氣低落?或者告訴他,他強烈想要掌控每一個專案的瑣碎細節,會讓員工很想翻白眼?

你在各種不同場合看到你的上司,包括:客戶會議與團隊會議、簡報、一對一談話、談判,因此你能深入了解他的強項和弱點。但即使你觀察到的東西可能對他有幫助,但你的角色適合和上司分享這些事嗎?坦白表達意見,會不會危及你的工作和你跟他的關係?

提供回饋意見給上司,通常稱為「向上回饋」,是個處理起來相當棘手的流程。但如果處理得當,你的見解不只能幫助你的上司,也能提升你和上司的關係。

專家怎麼說

約翰.巴多尼(John Baldoni)是提供領導力相關諮詢的顧問,著有《領導你的上司: 向上管理的巧妙藝術》(Lead Your Boss: The Subtle Art of Managing Up ),他表示,領導力的關鍵在於感受;如果領導人不知道其他人與他相處的感受,領導人就不會有好的表現。而且,領導人在組織裡的職位愈高,就愈難獲得誠實的回饋意見。你提供的意見,能讓你的上司知道別人是怎麼看待他的,讓他對自己的行為與做法,做出重要的調整。

當然,提供意見給你的上司務必小心謹慎,請謹記以下這些原則。

打好關係為優先

提供與接受向上回饋的能力,取決於你和上司之間的信任程度。如果你知道他不太接受別人的意見,而且可能會做出負面回應,或是你們關係並不好的話,就什麼都不要說。巴多尼表示,但「如果你的上司能廣納意見,而且你們的關係很好,就該直接告訴他。」無論提出哪一種回饋意見,出發點都必須是善意的,你給上司回饋意見時也該如此,而且,你期望幫助上司的心意,應該超越你們之間可能有的任何爭執。

等待徵詢

就算你們之間的關係很好,也不要未經要求,就自行提供回饋意見。有些上司會在你的正式績效考核結束時,要你提供回饋意見:「我還可以做些什麼來幫助你嗎?」或者,你們剛開始一起工作時,他可能會告訴你,他想要改善自己的哪些部分,並請你幫忙留意他正在努力改進的一些行為。巴多尼說:「理想的世界裡,經理人有責任要讓員工覺得可以安心提出回饋意見。」

當然,真實世界裡的情況通常不是如此。如果上司沒有直接要求你提供意見,你可以先問問他是否想要聽取意見。最適合問這個問題的情況,是在進行新專案或有了新客戶的時候。你可以詢問這類問題:「如果我偶爾和你討論我對專案發展情況的想法,會有幫助嗎?」事先安排好你會提出意見,能讓這件事進行起來更順利,但你也可以在有意見的當下就提出來。試著用下面這種方式來詢問:「能和你講一下我在會議中注意到的事情嗎?」強調你試圖幫忙他,好讓客戶、專案或企業能從中受惠。

分享你的觀點

把你回饋意見的焦點,擺在你真正看見或聽到的事,而不是如果你是上司的話會怎麼做。巴多尼建議可用類似這樣的說法:「我注意到,喬伊不同意你的提案時,你沒有說話。如果你沒有對批評做出反應,可能會讓人感到害怕。」分享你的看法,能讓上司知道別人怎麼看他。對於較少接觸到低階人員的領導人來說,這種意見可能非常珍貴。

專注在你的感受,也表示你了解自己立場的局限,你只看到上司的部分表現,以及他要應付許多要求當中的一部分。曾為《哈佛商業評論》撰文〈打造直言的無障礙空間〉(Why Employees Are Afraid to Speak)、〈如何向上回饋〉(Speaking Up to Higher-Ups)的詹姆斯.迪特(James Detert)說:「部屬多半無法完全理解他們上司面對的現實狀況。」

有關回饋意見的良好規則依然適用。你的意見應該坦誠、具體,並以數據為基礎。一開始先提出正面的說法,然後提供有建設性的評論,以及改進的建議。避免任何指控。

如果你的上司反擊

無論你多麼深思熟慮地準備與傳達回饋意見,你的上司還是可能會感到惱怒,或是採取防衛態度。迪特說,有時候,婉轉地從上司最關心的角度來表達意見,會有幫助的。「指出哪些特定的行為,(可能)會阻礙上司達成他的目標。」

衡量他的反應,來判斷他偏好如何獲得回饋意見,以及他不能接受有關哪些主題的意見。或許,他不希望有人批評他的溝通風格,或是某個受到高壓力的行動方案。面對上司的負面反應,你不應沉默不語,而應利用這個機會,詢問上司往後該怎麼做會比較好。

有疑慮時,先別急著開口

如果你不確定上司想要聽取意見,或是如果討論的主題很敏感,最好先別說話。別拿自己的工作關係或工作冒險。相反地,你應尋找機會匿名提供意見,像是360 度回饋意見流程。如果你覺得上司的行為,讓公司或你的單位置身險境,就遵循公司內部適當的管道,例如從人資部門開始著手,或者是員工資源手冊或公司內部維基系統。

(改寫自2010 年3 月24 日hbr.org 數位版文章)



愛美.嘉露 Amy Gallo

《哈佛商業評論》英文版特約編輯。


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