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接手領導就上手

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2016年7月號

完成的事永遠不夠多

Still Trying to Get More Done
丹尼爾.麥金 Daniel McGinn
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  • "完成的事永遠不夠多"

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如何提升個人生產力,一直是最受歡迎的議題。本文介紹該領域意見領袖的最新見解,包含《生產力計畫》作者克里斯. 貝利、《習慣的力量》作者查爾斯.杜希格等人。但比要訣和竅門更重要的是,記得自問是否一開始有把事情做對。

嘿。對,就是在叫你。我知道你很忙,但請放下手邊的工作,看看這篇文章。我有一些即將改變你一生的要訣,跟結實腹肌或更棒的性愛沒關係,這些話題留給《男士健康》(Men''s Health )和《柯夢波丹》(Cosmopolitan )雜誌就好。這篇文章談的是如何達到專業人士的最高境界,也就是要完成更多事情。你應該休息一下,而最合乎道德的拖延工作形式,莫過於閱讀更快完成工作的新方法:這種大量誘騙讀者點閱的聳動標題,已成為所謂的「生產力誘惑」(productivity porn)了。

這不是一個新的文類:自從班傑明.富蘭克林(Benjamin Franklin)開始撰寫時間管理的建議以來,美國人對這類文章一直照單全收。但這樣的建議,在現代更為寶貴,當今有愈來愈多勞動人口的績效,不是根據打卡鐘來衡量,而是根據成員實際的生產力來評估。因此,提供軟體資訊的Lifehacker 等網站,以及《搞定!》(Getting Things Done ,繁體中文版由商智文化出版)一書作者大衛.艾倫(David Allen)等生產力大師,都大受歡迎。今年有兩本新書問世,而且就跟飲食書籍一樣,提出以下的問題很合理:按優先順序處理事情、別讓電子郵件控制你,以及盡量減少令人分心的事物……關於這些主題,實際上還有什麼新鮮事可談?這可能並不重要,因為我們對這類建議的胃口永無止境。有句諺語說:「錢愈多愈好,人愈瘦愈美。」我們可以再加上一句:「生產力愈高愈棒。」

二十幾歲的加拿大人克里斯. 貝利(Chris Bailey)是個怪異而精力充沛的人,他可指引你穿越生產力誘惑的叢林。貝利在青少年時期看過《搞定!》這本書,並開始熱中尋找事半功倍的做事方法。大學畢業後,他推掉兩個工作邀約,花了一年的時間,來實驗一些生產力訣竅,並把過程寫在部落文裡。他的網路花招,例如在一週內連續觀看296 場TED演講,使得他聲名大噪,並獲得一份寫書合約。

結果他寫出了《生產力計畫》(The Productivity Project )這本書。貝利嘗試的效率訣竅相當廣泛,這點值得讚賞。在一項實驗中,他把他的iPhone 使用量限制在每天六十分鐘。(智慧型手機是現代首要令人分心的事物。)在另一項實驗中,他輪流一週工作九十小時,另一週工作二十小時,並且密切追蹤他完成的事情,與他偷懶的時間作比較。結果他發現:較長的工時扼殺生產力,較短的工時迫使他按優先順序處理事情。電子郵件相當耗時,為限制花在這件事上的時間,他開始每週只查看電子郵件三次。他設立了第二個電郵地址,列為最高機密,只供可能急需要他的少數人使用,他每天查看這個信箱。為縮短花在衛生和營養上的時間,他嘗試有限制的洗澡,而且只吃營養液代餐Soylent。為創造真正不令人分心的環境,他在沒有窗戶的地下室工作和生活十天,不與任何人互動。在另一段時間內,他排定每天小睡三小時。

有些根據「我從事瘋狂活動X的一年」概念寫的書,通常感覺上像是耍噱頭,而且有灌水拖得太長之嫌,而貝利的書的確比所需的篇幅更長。(我發現,自己讀這本關於如何才不會太頻繁查看手機的書時,卻很頻繁檢視自己的手機,這真是諷刺。)但在此要給貝利讚許,他沒有過度討論自己的生產力實驗;相反地,他書中各章充滿了扎實可靠的研究,以及解決的訣竅。關於拖延的章節(當工作很無聊、太困難或缺乏意義時,最常發生拖延的情況),特別有啟發性,關於聚焦及活力為何和時間管理同樣重要的討論,也是如此。他寫道:「也許我從這項實驗學到的最大教訓,是應該要深刻關切自己的生產力目標,以及關切為何要變得更有生產力,這兩者非常重要。」

查爾斯.杜希格(Charles Duhigg)在這個領域特別真誠:他相當善於管理時間,所以可以白天做個贏得普立茲獎(Pulitzer)的《紐約時報》記者,晚上寫書。他在進入新聞業之前獲得企管碩士學位,並在私募股權基金工作。他的新書是《更聰明和更快把事情做得更好》(Smarter Faster Better ),就像他的前作《習慣的力量》(The Power of Habit ,繁體中文版的書名為《為什麼我們這樣生活,那樣工作》,由大塊文化出版),這本書為了說明各個概念,而在不同場景之間快速跳動,包括海軍陸戰隊新兵訓練營、療養院、Google 人力資源部門、《週六夜現場》(Saturday Night Live)節目,以及皮克斯(Pixar)動畫工作室等場景。暢銷作家麥爾坎.葛拉威爾(Malcolm Gladwell)常用這種散漫的敘事技巧,這種技巧有一個推進的特質:杜希格的敘事方式,使你想要繼續讀下去。

杜希格廣泛地界定生產力,檢視關於動機、設定目標、決策和協助團隊加強運作等主題的研究。他引用的研究中,有些會讓《哈佛商業評論》的讀者覺得熟悉,但讓它饒富趣味的,在於它是以原創故事包裝,例如,一位成為職業撲克牌玩家並獲得冠軍的博士,以及自動駕駛儀如何使一位法國航空(Air France)機組人員失去戒備,造成機毀人亡事故。感覺上,《更聰明和更快把事情做得更好》不如杜希格其他著作來得有整體性:它沒有強大的核心論點,某些篇章和個人生產力之間的連結很薄弱。但有人認為,它提供最高管理階層研究這個主題的指引,不把焦點放在個人如何提高生產力,而是放在呈現可使員工以更高效率合作的組織原則和系統。

「雖然有些人有正常的興趣,像是運動、音樂和烹飪,但我總是熱中於盡可能地有成效,這聽起來也許很奇怪。」──克里斯.貝利,《生產力計畫》

但對許多人來說,生產力不會是系統問題,而是分分秒秒的掙扎:我應該查看推特(Twitter),或是做我的工作,即使這個工作似乎很沉悶、沒有意義,或是太具有挑戰性?也許不應把焦點放在要訣和竅門上,而是值得問:如果你發現要具備生產力真的很難,不妨自問是否一開始有把事情做對。另外也值得銘記在心的是,面對生產力誘惑,你的目標不該是把自己轉換成能承擔愈來愈大量工作的高效率機器人。相反地,你應該設法更快擺脫辦公室,走到外面的世界,去過真實的生活。

(林麗冠譯自“Still Trying to Get More Done,”HBR , April 2016)



丹尼爾.麥金 Daniel McGinn

《臣服》(Submission , William Heinemann, 2015),作者:米歇爾.維勒貝克(Michel Houellebecq)「這是以小說形式呈現,令人不安的假想實驗,它提醒我世界改變得有多快。這本書應該會鼓勵所有的企業領導人,更進一步思考情境規畫。」約翰.布朗,俄羅斯投資公司L1 Energy 執行董事長,曾擔任英國石油公司(BP)執行長,著有《連結:企業如何藉著與社會積極互動而成功》(Connect: How Companies Succeed by Engaging Radically with Society , PublicAffairs,2016)。


本篇文章主題生產力