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接手領導就上手

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2016年7月號

你有主管心態嗎?

Do You Have a Manager's Mindset?
凱媞.泰南 Katy Tynan
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員工突然從專業職被拔擢到管理職時,常會出現這種情況;而當新手主管被要求帶領的,是新進人員組成的團隊時,類似情況又會更加明顯。試著親自跳下來動手包辦一切,最初也許行得通,但絕不是長久之計。作為主管,為了幫助員工發展與成長,以及增加團隊的整體能力,最終仍必須專注在設法讓自己成為更成功的導師與顧問。

要成為成功主管,必須在心態上做出重大改變,而這個過程,對剛升任管理職的人來說,極為困難。因為教導與協調其他人,與過去整天只需埋首在自己工作,產出個人貢獻的情況不同,舊習慣很難說改就改。

一開始,可以先從追蹤直屬部屬的進步程度做起,而不是拿他們的成果和能力,與自己相比。如果你能單獨評估個別員工,就會注意到他們的才能,而他們的進步程度,正是衡量你進步多少的準繩。

在你改變自身心態的同時,有幾件事務必牢記在心。當中有些建議聽來可能非常基本,但當身上背負的新責任和壓力愈來愈沉重,人們很容易就把這些最基本的事拋諸腦後。

目光要長遠

個人貢獻者可以埋頭苦幹,致力完成自己的工作即可,但主管必須看得更長遠。好的主管把絕大部分的時間花在因應挑戰、調解政治問題、制定藍圖,以便把各成員手中工作組合起來。你還必須思考在理想情境之外會發生的事,以及意外事件的因應計畫。

要有更宏觀的視野,牽涉到兩件事。第一,你必須徹底了解所屬部門與整體組織的需求與目標。清楚理解團隊所處的生態系統,有助你預先掌握上司的期待。第二,你必須了解各個團隊成員的能力。掌握團隊成員的能力,讓你能更清楚預知團隊的能力可發揮到什麼程度,或是什麼時候會面臨瓶頸,並據此設定自己的期望。

問更多問題

當團隊裡的某位成員陷入困境,你可能很想直接告訴他答案,或是像茱莉一樣自己動手做。畢竟,你大概知道該做哪些事,而且,如果迅速提供解決方案,就能更快回去做自己分內的工作。但如果養成提供答案的習慣,等於不讓部屬有自己解決問題的機會。

問問題,是幫助團隊成員處理問題的絕佳方法。讓他們描述自己束手無策的地方,如果可以,把它寫在白板上,然後從各個角度切入討論。在許多情況下,光是透過描述問題的這個行為,就能讓解決方案變得顯而易見。但如果沒有,你可以引導性地提問,讓員工用新的方式看待自己面前的阻礙,或是找出可能的替代方案。

專注在目標與時限

作為個人貢獻者,你會因為精進自己「如何」完成工作而獲得獎勵。你可能清楚什麼能讓你更有生產力,並讓你能完全發揮。但你適用的方法,對其他人不一定也適用,而且,其他人可能會提出你不曾考慮過的新想法或技術。最好的做法,是和你的團隊一起設定目標,聚焦在要達成什麼樣的成果,以及什麼時候必須完成,但把如何完成的細節,留給他們自行決定。

當然,凡事都有例外,如果某人要求協助,或是你發現有團隊成員陷入困境,可以先了解他們手上的工作進展。但即使是在這樣的情況下,你也應該抱持開放態度來了解狀況,而不是純粹指示他該做哪些事情。

聚焦在目標而不是流程的另一個原因,是避免事必躬親。沒有人喜歡上司老是耳提面命地告訴自己該怎麼做事。這麼做,很快就會讓你的團隊感到沮喪,也不會讓事情做得更快。

信賴直覺

剛接任新的職務,可能會讓你失去平衡。你努力學習新的思考方式與行為,可能會讓你覺得自己大部分時間都做錯了。但你的直覺依然很寶貴。如果覺得專案就快偏離軌道,千萬別等到無法挽救時才做出回應。你或許還在摸索如何做一個好的領導人,但你對工作有沒有在進行,以及有沒有做好的感覺依舊存在,特別是如果目前進行的,是你從前曾做過的工作。很多新主管因為懷疑自己的直覺,或是不確定如何有效處理問題,因此不會立刻處理某些員工的狀況,像是有時員工快錯過截止期限,或是陷入困境。但與其不作為而讓問題日益嚴重,還不如先坐下來討論。確定你知道團隊成員怎麼做事,並定期檢查他們的工作。當你感覺事情不對勁,大概就是了。

保持耐心

把自己的心態,從局限在完成日常責任的個人貢獻者,調整成具備更宏觀視野的主管與領導人,並非一蹴可幾。別期待這些技能在一夕之間就精進。而且,當你試圖兼顧做好事情與教導團隊這兩件事時,有時會遭遇挫折,但別感到氣餒。大多數人都不是天生的管理人才。但你可藉由練習而養成主管心態,也可以經由練習而更加精練主管心態。

當情況勢必會變得艱難,或是你覺得新職務已把你壓到喘不過氣來時,先停下腳步,問問自己:

1. 我有沒有清楚掌握直屬部屬的長處與短處,或是把他們的長短處和我自己的相比?

2. 我有沒有採取更長遠的目光,預先培育未來需要的能力、因應將面對的挑戰,以及規劃應有的結果?

3. 我是不是較常詢問問題,而不是直接提供答案?

4. 我有沒有設立明確的截止日期與成果,但把「怎麼做」留給團隊成員決定?

5. 我有沒有懷疑自己的直覺?(別懷疑)

6. 我有沒有耐心地培養自己擔任主管的能力?

(劉純佑譯自2015 年10 月1 日HBR.org數位版文章)



凱媞.泰南 Katy Tynan

核心軸顧問公司(CoreAxis Consulting)執行董事,她是研究工作如何變化的專家,會定期演講相關主題。著有《自由工作者:獨立專業人士邁向成功自雇者的指引》(Free Agent: The Independent Professional's Guide to Self-Employment Success , Productivity Press)。


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