本文出自

發現下一桶金

發現下一桶金

2007年4月號

哈佛個案研究 評論(3)-建立多重揭弊管道

瑪麗.羅伊 Mary Rowe
瀏覽人數:8620
一個組織的主管如何發掘嚴重的問題?方法很多,但光有方法沒有用,因為人們對於出面揭發不當行為總是顧忌畏懼,原因不一。

一個組織的主管如何發掘嚴重的問題?方法很多,但光有方法沒有用,因為人們對於出面揭發不當行為總是顧忌畏懼,原因不一。

主要的原因就是,他們害怕這麼做會傷害自己在公司內外的人際關係。此外,如果沒有掌握確鑿證據,他們也不敢輕舉妄動,以免出現各說各話的難堪場面。他們還擔心檢舉後公司沒有動靜。而且就算公司明令禁止報復檢舉人,仍舊會害怕遭到報復。

大部分主管與員工都缺乏處理工作倫理問題的技巧,也不知道該如何報告或討論他人的不當行為。因此一個組織必須建立多重管道,讓問題能夠浮現;這些管道可能是明文規定的程序,也可能是非正式的輔導場合,並協助解決問題。

而最重要的發掘問題管道,就是透過業績相關部門的主管(line management)。高華當初聘任一位重視企業倫理的執行長,並建立一套行為規範,這是正確的做法。然而執行長與其他高階主管還必須以坦誠的態度,定期對公司上下宣導,並堅持要求所有員工接受行為規範訓練。

監察專員的關鍵角色

能幹的部門經理人及倫理長與人事主管,通常很擅長處理許多申訴事件,並能妥善處理許多問題。但大家多半不會認為這些人能守口如瓶,畢竟他們最後還是得提供與提出申訴員工有關的資訊。因此高華公司需要一位監察專員,依國際監察專員協會(International Ombudsman Association)的規章行事,並直接向董事會或者執行長報告。監察專員扮演一個獨立、客觀、保密且非正式的聯絡人,他要協助發掘組織中的任何問題,並為每一位檢舉人的身分保密。

依據國際監察專員協會的規定,監察專員並不代表組織接受申訴檢舉,也就是說,員工與監察專員討論組織內部弊端,並不算是正式提出申訴。監察專員也不從事正式調查。不過他們會發揮墊腳石的功能,讓員工以安全或匿名的方式與他們討論。

如果高華公司設有監察專員,或許就能幫助麥克.費爾茲在向營運長檢舉時,做更為完善的陳述;也能提醒工作負擔沉重的營運長,不能對麥克的檢舉等閒視之。監察專員還可以建議麥克接受員工協助計畫,改善他業績不振的問題。他很容易就能聯絡稽核委員會、倫理長、法務長、人事主管與執行長,因此,如果麥克檢舉之後碰壁,監察專員可以幫助他尋求其他管道。

監察專員不能取代部門主管或風紀處(compliance office),但他扮演多重角色,包括制衡、防範出錯、後備支援、解決問題、提供方案等,協助對象涵蓋員工、部門經理與風紀處主管,甚至可以協助董事會。



瑪麗.羅伊 Mary Rowe

麻省理工學院監察專員,任職多年。


本篇文章主題公司治理