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2016/1/19

【精選專題】時間管理:邁向成功基本功

別讓時間限制你!有效運用有限時間,才能創造無限可能

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2016年才剛開始,你是否就已經手忙腳亂了兩週?

千萬別讓這樣「壞的開始」持續下去!且思考一下,如何讓接下來的一年,過得更有系統,更能朝自己的目標邁進?

為了有效率地運用時間,我們應該用重要性而不是迫切性,來決定任務處理的優先順序,這可以幫助我們專注在真正重要的事務,以便更快速地達到長期目標。而這些目標,除了工作,也包含生活的領域。如果我們能找到兩者的共同價值,就能創造出更理想的人生。


一、不當救火隊!
懂得取捨,不再瞎忙

為了提升效率,我們可以把不重要的任務分派出去,自己專注在有附加價值的工作。如果遇到部屬想將工作轉移過來,可以把解決問題的主動權還給他們,讓部屬學習獨立,如此一來,我們就能重掌自己的時間,不會總是在救火。

●〈別再高喊沒時間
     主管該如何擺脫部屬丟過來的工作,奪回自己的時間?

●〈懂得取捨,造就高生產力
      替工作項目作「檢傷分類」,決定哪些需要立刻解決,哪些甚至可以排除。

●〈把時間留給關鍵工作
      將低價值的任務分類派發,高價值的任務親自處理。


二、推升生產力!
三思後行,效能倍增

高效能的工作者,會主動掌握他們的工作。這類工作者在行事之前,會先思考這麼做的目的,並爭取更有利於達成目標的資源,以發揮事半功倍的效果。他們用適當的工作系統和心態,確保時間花在符合策略性目標的任務上。

●〈專家教你衝高效能
      HBR訪談兩位時間管理顧問:Get Things Done時間管理系統推廣者,大衛.艾倫(David Allen),以及東尼.史瓦茲(Tony Schwartz)。

​●〈打造極限生產力
     
六項準則,將生產力最大化。

​●〈超越事業顛峰
      學會三件事,駕馭自己的工作。


三、分心變專心!
克服干擾,強化專注

隨著工作變得複雜,工作時也更容易受到干擾。我們可以調整使用科技產品的方式,以及定時清理心中混亂的思緒,來避免大腦過度負荷,提升自己的專注力。或者,反其道而行:減少工作總時數,讓自己集中心力在重要的事情,進而改善工作表現。

●〈克服數位分心
     兩種使用科技產品的方式,讓自己不被訊息綁架。

​●〈別讓大腦超載了
     
察覺與克服「注意力缺乏特質」的現象。

​●〈專注別太多,工作更輕鬆
     
進行減少工作時間的短期實驗,探討實驗結果。


四、別好大喜功!
工作生活,不是零和

傳統上,認為工作與生活難以兼顧,事實上,我們可以在工作、家庭、社區和自我等四個領域,尋找共同價值,並將生活融入工作的決策。另外,我們也應該區分「想要」和「需要」的事務,進而決定何時要追求哪些工作與生活的目標。

●〈讓工作與生活雙贏
      五個建議,妥善融合工作與家庭。

●〈實現你的豐富人生
     
運用領導能力,整合工作、家庭、社區和自我等四個領域。

●〈不通吃的贏家
      在不同的人生階段,達成不同的目標。


五、實務最前線!

掌握以下實用、有效的時間管理技巧,打造你的贏家人生。

部落格選文:

●〈如何堅持你對工作的決心〉 
      堅持工作計畫的方法。

視覺系統為何有利於知識型工作
      將工作流程視覺化,讓時間管理更直覺。

如何向你想做的事說不
      不用把握所有的好機會。

如何度過每天的最初十分鐘
      早上第一件事:規畫一整天要做的事。

如何度過每天最後的十分鐘
      有效率地上床睡覺,盡早休息。 

如何讓放假紓壓又有生產力
      虛度假期就太可惜了。


管理錦囊精選:

設定界限以免浪費自己的時間〉 
      為占用自己時間的事情,設下門檻。

記錄自己如何分配時間
      弄清楚占據自己最多時間,是哪種活動。

不要延後截止期限
      我們不一定能善用多出來的時間。

用「時間箱」管理時間
      融合「行事曆」與「代辦事項」。

 

  • 《哈佛商業評論》英文版創立於1922年,為國際商業世界最具影響力的刊物。八十餘年來孕育出許多先進的管理觀念,對全球的管理實務產生了深遠的影響。許多著名學者和專家常常先在《哈佛商業評論》上發表原創性的文章,等待迴響,然後改寫成書,如杜拉克、波特、韓第、蓋瑞‧哈默爾、大前研一的著作
 

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