【管理用聽的】別對時間管理「走火入魔」

My Fixation on Time Management Almost Broke Me
1號課堂 Class One
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你在時間管理上犯錯了嗎?對時間管理精確到每一分鐘,生活井然有序;實際上卻身心俱疲,這時要小心,可能會突然有一天精神狀態已經難以工作。

某位組織行為學的博士,主要的研究就是時間的主觀體驗與心理體驗。不只做研究,她在日常生活中也擅長精確的時間管理,並樂在其中。

比方說,她會把一整天的行程按照路線排定順序,讓自己開車前往的時候,一路都只需要右轉。她在工作的時間,每天都吃一樣的早餐和午餐,而且通常站著用餐、快速吃完,只為了把用餐時間壓縮到最短。

生活上如此,工作上也不馬虎,她嚴格遵守工作25分鐘、休息5分鐘的番茄鐘工作法。平日努力工作,入夜與週末時段一定保持休息,而且維持一年出國度假一次的頻率。

她的精密時間管理帶來驚人的工作效率,不過,健康卻出現問題:她開始失眠、營養不良、頸部神經痛,以及荷爾蒙失調。醫生告訴她,這些病徵都是壓力造成的。但這位時間管理學博士難以理解,她心想:我工作效率很高,工作時間比別人少,還注重休息,壓力為什麼還會這麼大?

直到有一天,她在撰寫關於時間體驗的文章時,突然腦子一片空白,一個字也寫不出來。但也在這瞬間,她醒悟過來。原來,她過度執著與時間管理,已經「走火入魔」了!這位博士於是重新思考關於「時間」的意義。

「主觀時間」指的是個人對過去、現在、未來的內在體驗;「客觀時間」則是以時鐘和日曆做為衡量的客觀指標。而這位博士就是太過與執著客觀時間,因此看不到主觀時間的三個關鍵課題。

這三個課題,我分別說明如下:

課題1.任何客觀時間,都伴隨著主觀解讀

我們習以為常覺得,會議時間就應該以半個小時為單位計算;工作時間就是從早上9點到下午6點。但這些都不是必然遵守的鐵律。如果有人只需要開15分鐘的會議,為什麼要占據行事曆30分鐘?或者,有人到下午2點才覺得餓,為什麼一定要在固定的時間吃午餐?

這類問題,挑戰了許多狹隘的時間管理觀點。

其實,時間並不是我們認為的那麼客觀,而是一種主觀的解讀。我們必須意識到這點,否則你認為的時間管理就不會完整。

課題2.主觀時間和客觀時間一樣重要

另一項重要啟示,就是時間可以根據事件來安排,而不是根據時鐘或日曆來安排。因此,如果根據工作節奏,而不是時鐘顯示的時間來進行安排,會讓自己更投入工作。

你應該思考「我需要多久時間處理這份文件」,而非「在這一小時內,我要把文件做完」。如此一來,不僅強調工作成效更甚於效率,也能增加對時間的掌控感,並從工作中得到更大的樂趣。

課題3:主觀意義重於客觀時程安排

人們在認知、解讀主觀時間時,其實就是在尋求一種「意義」。而在客觀時間裡無法找到任何意義,因為在客觀時間裡,所有的時間都是一樣的,沒有任何一段時間與眾不同。

舉例來說,去服務單位做義工,與坐在位子上整理文件,都會花掉一樣的客觀時間,也就是一個小時。那麼不妨把意義較低的工作,也就是整理文件,安排在你精神較差的傍晚時分;而有意義的義工工作,就可以安排在上午比較有精神的時候。

然而,個人在選擇如何分配時間時,通常會忽略其間的意義,而更在乎時間的經濟價值,導致人們把時間看做稀少資源,因此不去做對自己更有意義的活動。

人們會優先重視工作的產出,和可量化的效益,但如果我們把時間看成一種具象徵意義的選擇,那麼時間的運用就能發揮最高的影響力,並讓我們在做某件事的時候,充滿活力和使命感。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版10月號內文「時間管理魔人差點著了魔」。我們認為時間是有限的資源,是可以管理、不能浪費的商品,但如果從「主觀時間」的角度來思考,跳脫「客觀時間」的框架,就能找到運用時間的意義,而不是讓自己變成按表操課的機器人。想跳脫框架,將時間做更有意義的安排,你必須思考以下三個議題:第一,任何客觀時間,都伴隨著主觀解讀;第二,主觀時間和客觀時間一樣重要;第三,主觀意義重於客觀時程安排。



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