【管理用聽的】遇到問題時,先別急著找解方

How to Avoid Rushing to Solutions When Problem-Solving
1號課堂 Class One
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在疫情肆虐下,我們經常得為了應付不斷出現的挑戰,感到精疲力竭。這種時候,我們會不自覺的,在尚未完全理解問題時就急著找解決方案,導致做出錯誤的決策。本文提供了是一個簡單的4步驟流程,讓你進行理性的思考,並把問題定義得更明確。

愛因斯坦曾說過,如果有一個小時可以解決問題,他會花費55分鐘思考那個問題,再花5分鐘思考解決方案。

當然,愛因斯坦並沒有在疫情肆虐的時候努力經營公司,而處於這個煎熬時刻的我們,經常為了應付不斷出現的挑戰,感到精疲力竭。這種時候,我們會不自覺的,在尚未完全理解問題時就急著找解決方案,導致做出錯誤的決策。

以下是一個簡單的四步驟流程,你可以開始練習,甩開想直接找答案的念頭,進行更理性的思考。

1. 實地觀察

如果沒有完全了解事實,很容易產生誤解;如果想要好好理解事實,就一定要離開辦公桌、辦公室或會議室,別只是看資料報告,而是要實地觀察,彙整事實。

比如資料顯示,許多員工早上在開視訊會議的時候都會遲到,似乎居家工作容易怠忽職守。但親自詢問員工之後你可能才發現,原來會議在早上9點,而大多數在家上班的員工,這時正在替小孩準備線上課程。

2. 適當建構你的問題

請仔細思考以下兩種問題的表達方式:

(1) 我們的醫院需要更多呼吸器。

(2) 我們的醫院需要更多可使用的呼吸器。

注意,第一個問題根本不是問題,而是解決方案,因為唯一的答案就是購買更多呼吸器。

那麼第二個問題的解決方案是什麼呢?還不確定。但這是好事,因為這會迫使我們更深入思考以下幾個問題,包括:目前有多少機器正在維修?讓呼吸器從一位病人身上轉換到下一位病人,需要多少時間?其他醫院是否有閒置的呼吸器?有沒有可能資源共享?

如果你發現自己的問題只有一種解法,那麼請你重新思考。你可以先從「觀察」和「思考」著手,而不是只聽他人的意見、判斷或詮釋。

3. 回推思考

遇到問題時,別一心只想找到解決方案,而是該回推到最初,列出自己是如何落到這種處境的。

假設你的公司在疫情爆發期間,員工士氣低落、影響產能,你可以回推找出問題的成因。比如工作環境,可能是員工在家工作時需要同時照顧家人,以至於分身乏術;也有可能是技術問題,比方有些員工沒有筆電可以居家工作。

多思考問題的前因後果,這些提示會引導你去找到問題的解方。

4. 問問為什麼

在得出答案前反覆詢問「為什麼」,是一種有效的方法,可避免匆促下結論。每次詢問,都會讓你更深入思考真正的問題,而不是治標不治本的只解決眼前的情況。

例如,當你詢問「為何沒有每個部門都常備酒精瓶?」然後發現是因為行政部門沒有進行採購,於是因此責罵部門主管。但若進一步詢問更多「為什麼」,就會發現是因為之前疫情都不嚴重,為了省錢,財務主管建議減少酒精的儲備量……這才發現,啊~原來你罵錯了人。

前述四個步驟,不見得保證能得到解決方案,但可以讓你把問題定義得更明確。儘管這無法立刻解決問題,卻是找出真正有效解答的必要步驟。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版〈你好好理解了嗎?不急著找解方的「問題解決法」〉。在解決問題之前,我們需要知道,要解決的到底是什麼問題?然而,我們卻經常在搞清楚問題之前,就急於下結論。本文提供四個步驟的過程,協助你在尋找解方前,先定義問題,以確保你真的找到核心原因,這四個步驟是:第一,實地觀察;第二,適當建構你的問題;第三,回推思考;第四,問問為什麼。



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