【HBR導師講座】人力資源(HR)數位轉型帶動企業變革與數位再造

鄭晉昌 Jihn-Chang Jehng
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新一代人力資源科技,包括職場物聯網、巨量資料分析技術、沉浸式體驗、社交與協作平台、自然語言與影音處理/識別技術、雲端化共享服務等,相互間的組合運用不僅高效化人力資源管理流程,提升人力資源管理作業品質,更開啟企業敏捷式(agile)組織與員工管理模式,高效化員工體驗,提升員工敬業度促使員工展現靈活、創新、協作與速度的工作特性。組織應順勢運用新興科技引領HR變革轉型,間接促使企業內部文化與作業生態能因應外在環境的變化,並強化企業數位領導力,提升企業變革與數位轉型的準備度與動力。

2020年初,COVID-19病毒開始衝擊全球經濟,加上美中兩大經濟強權間相互角力,逆全球化與低成長將成為未來幾年全球經濟發展的常態。

台灣企業競爭態勢加劇,持續變革已成為常態

台灣多數企業向來以外銷為主,受到全球供應鏈重新布局的巨大影響,另外,新興智能科技的發展,加速各國企業進行數位轉型,智慧化浪潮使得全球企業的競爭更加劇烈,台灣企業如果不思啟動轉型變革,極有可能被邊緣化,甚至遭到淘汰。《哈佛商業評論全球繁體中文版》〈數位轉型是企業維新〉一文清楚闡釋,最近一波企業數位轉型的特性就是憑藉智能科技,導入高效化企業決策能力,讓企業從過去營運模式中翻轉創新,提升競爭優勢,優化營收。從人力資源管理的角度來看,如何讓企業隨時具備轉型變革的能力,有效率地進行數位再造,是目前台灣企業亟需面對的一個重要議題。

企業文化與員工行為是企業轉型再造的基石

隨著物聯網相關科技的發展,許多產業數位轉型及再造的趨勢已勢不可擋。雖然每一個產業推動的重心及順序不盡相同,但如何有效運用數位科技增進營運績效,是共同的重點。直接面對顧客的產業會思考借助新興科技,讓組織成為一個極為靈敏、且以顧客體驗為核心的企業,至於極少與顧客直接互動的產業,可能會先在營運流程的層面進行轉型,透過導入數位科技,簡化組織的管理以及部門與部門間的業務,讓作業流程變得更有效率。

在許多成功案例中,組織進行數位轉型時,必須同時兼顧五大層面,方能掌握最大的成功機率:組織與文化、人才與能力、數據生態系統管理、科技與工具、以及策略的規劃與執行。其中企業文化與人才能力是人力資源管理上可以著力的。組織轉型變革的動力,是良好的企業文化,即企業的DNA,它能讓企業組織成員具有一致的行為準則與團隊意識。就像希望瘦身的人,先養成健康的生活習慣與規律運動後,瘦身自然事半功倍。因此數位轉型時,員工必須習於使用數位工具簡化作業流程,或者進行資料分析,了解與掌握工作的成效,否則無法領略到企業數位轉型所帶來的好處,甚至成為組織數位轉型的阻力。所以,企業要數位轉型成功,必須始於HR的數位轉型,先建立數位化的工作環境,將數位意識日積月累地內化至員工日常的工作行為中,滋養培育數位導向的企業文化及數位領導力,為企業數位轉型奠定基礎。

了解組織慣性,找出阻礙組織轉型的病灶

企業必須了解在數位轉型過程中,如何有效剷除抗拒變革的阻力,《哈佛商業評論全球繁體中文版》的文章〈扭轉慣性,啟動企業變革!給台灣中小企業的四大行動方案〉指出,組織慣性是企業變革的阻力,使得企業無法妥善因應詭譎多變的外在環境,陷入成長停滯的困境之中,而流程、人員與定位的僵化是組織慣性的明顯病徵,經常發生在台灣企業中。

多數的員工由於惰性,喜歡保持現狀,善於重複執行不需花太多腦筋且習慣的事,間接形成了反應遲鈍的組織文化,工作流程與人員管理上勢必要做大幅度的改善,以培育組織創新求變的特性,企業可以透過HR的數位轉型調整組織文化,導入新興數位科技,簡化HR日常作業流程與提升效率,讓員工認知數位科技對於組織營運帶來的正向影響,同時重塑員工個人的工作行為與培養數位意識,間接地營造創新與追求效率的企業文化。

HR數位轉型可以讓組織更為敏捷,促成企業變革與數位再造

HR數位轉型可以為組織帶來什麼樣的影響?《哈佛商業評論全球繁體中文版》〈人資轉型快狠準〉一文指出,數位科技可以在幾個員工管理活動中,帶來概念上與管理流程上的改變。

首先,數位工具可以為傳統績效考核與回饋流程帶來巨大的改變,以往企業績效考核與回饋都採取一次性作業的方式完成,使得績效回饋無法明顯幫助員工改善績效。數位工具的導入,可以讓績效回饋時時刻刻進行,依需求採取不同週期,使員工在執行工作任務時,即時得到主管與同僚更多的支援與協助,達到績效管理與提升員工技能的目的。文章中也提到嬌生(Johnson & Johnson)與雷傑納隆製藥(Regeneron Pharmaceuticals)這兩家公司的做法,做為參考。

現今的員工工作方式多以團隊的形式呈現,員工決策權的下放也是另一項在文章中所提及重塑員工工作行為與激發創新的活動。數位工具的運用可以增進團隊成員的工作效率。已有許多數位化社交與協作系統的運用,可以高效化團隊成員的溝通與協作(例如,許多企業經常使用的Microsoft Teams通訊軟體可以讓團隊成員可以在任何地點、任何時間進行溝通與分享資訊)。由於第一線員工比較能夠了解客戶的需求,可以充分掌握如何調整業務內容以滿足客戶的需求,下放決策權給予員工,將給予員工更多創新發想點子的機會與運用數位工具溝通協作,可以激活員工的工作動力,有益於公司業績的提升。

數位工具另一個可以促使員工工作行為的改變,就是讓員工運用資訊來做有關員工教育訓練決策判斷。文中提到IBM公司利用大數據及人工智慧技術,按需求提供員工訓練,協助員工職涯發展。公司也為敏捷環境打造特別訓練:例如使用針對一系列人物的動畫模擬,來具體說明有用的工作行為,並提出建設性批評及建議等。

企業導入數位工具能開啟敏捷式人力資源(Agile HR)管理模式,高效化員工體驗,讓員工可以即時取得資訊,與同僚進行協作,同時組織也能根據所蒐集到員工線上行為數據,進行精準地員工管理,提升員工投入感,激發其潛能,促使員工展現更高的工作績效,提升企業變革轉型能量,讓組織能夠敏捷地因應外界的變化。

HR數位轉型可提煉數位領導力

台灣企業欲進行數位轉型,數位領導力是再造成功的必要條件。《哈佛商業評論全球繁體中文版》的文章〈領導數位轉型的必備視野〉提到組織在轉型的過程中,必須適時出現適當的數位領導人才,能了解公司關鍵事業面臨的數位威脅與機會,並把這些威脅與機會連結到一個整體性的觀點,了解數位技術如何重塑產業競爭態勢,對於企業轉型策略做出正確的定位。除了充分掌握數位科技的產業應用與發展趨勢,數位領導力應能精準指出組織在業務端最需要改變的地方,設計變革,授權員工與激發創新,也就是變革管理的能力。HR數位轉型正提供組織提煉管理階層數位領導力最好的機會。

HR數位轉型雖屬於企業較小規模的數位再造,但絕對是一個跨部門的專案任務,主要的對象是公司內部的員工,內容可能是一項(1)員工招募的流程優化;(2)員工數位學習是否能夠按需求供應,滿足個別學員的需求;或(3)進行HR大數據分析,以預測員工離職、職涯發展、工作績效等,這些內容都需要導入適當的數位工具與設計變革的執行步驟,與專案相關的部門主管也必須進行跨部門的溝通,授權部屬、激發潛能及引領創新。這個轉型過程可以協助組織提煉有利於日後企業進行大規模變革與數位再造所需的領導力。

本文探討如何運用HR數位轉型帶動企業組織的變革與數位再造,擺脫長期盤據組織的惰性文化,並引導員工對於數位轉型的正確認知與認同,進而化解日後變革轉型可能遇到的阻力。借重HR數位轉型,台灣企業可以提煉組織的數位領導力,讓組織更為靈活,提升企業日後數位轉型的因應能力。

本導讀所涵蓋的哈佛商業評論文章與個案

1. 〈數位轉型是企業維新〉,簡禎富,《哈佛商業評論全球繁體中文版》,2019年11月號

2. 〈扭轉慣性,啟動企業變革!給台灣中小企業的四大行動方案〉,駱世民,《哈佛商業評論全球繁體中文版》,2020年2月號

3. 〈人資轉型快狠準〉(HR Goes Agile),彼得.卡裴利(Peter Cappelli),安娜.塔維斯(Anna Tavis),《哈佛商業評論全球繁體中文版》,2018年3月號

4. 〈領導數位轉型的必備視野〉(To Lead a Digital Transformation, CEOs Must Prioritize),羅蘭.皮爾.巴區拉爾(Laurent Pierre Baculard),《哈佛商業評論全球繁體中文版》2017年4月號

閱讀完本模組的文章/個案後,我們建議您思考下列問題:

1. 貴公司是否理解數位轉型過程可能遭遇的組織文化僵化與員工抗拒的問題?

2. 貴公司是否對於市面上的HR數位工具有一定程度的理解?並了解這些工具的導入對於公司HR作業流程與員工管理可能產生的影響?

3. 貴公司是否曾考量運用HR數位轉型提煉組織變革與數位再造的領導人才?

4. 貴公司是否有考慮運用HR數位轉型帶動未來組織變革與數位再造?是否有進一步深入具體的做法?



鄭晉昌

鄭晉昌 Jihn-Chang Jehng

現職:國立中央大學人力資源管理研究所教授/作者/諮詢顧問
經歷:中央大學人力資源管理研究所所長/SAP系統HR模組導入顧問
專長:人力資源管理e化、企業數位學習、人才管理與發展、績效管理


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