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家族企業永續的祕密

家族企業永續的祕密

2021年2月號

【個案研究】當明星部屬想轉兼職

When Your Star Player Asks to Go Part-Time
湯瑪斯.德隆 Thomas DeLong
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Illustrations by Bianca Bagnarelli
梅麗莎是吳淑儀手下的得力幹部,吳淑儀視她為自己的徒弟,有心栽培。怎料梅麗莎因為懷孕,又考慮在疫情期間維持工作與生活平衡,想要有更多時間照顧家人,因而對吳淑儀提出兼職的請求。吳淑儀該怎麼做?

「梅麗莎,嗨!」吳淑儀驚訝地看到手機上彈出她副手的名字,但她立刻接起電話。這幾天她總想著要聯絡梅麗莎,詢問她的近況。

兩人都任職於跨國能量食品公司「夏皮洛全球」(Shapiro Global)的新加坡辦事處業務開發部,淑儀是總監,梅麗莎是她的副手。自從新冠肺炎爆發以來,他們的團隊不眠不休地工作,以確保公司的東南亞擴張計畫不會出錯。梅麗莎一直負責這個案子,但在最近的視訊通話中,這位一向專注的美國人似乎有點心不在焉。淑儀知道新冠肺炎期間,居家工作並不是最理想的辦法。雖然新加坡有許多辦公室仍開放上班,不過,夏皮洛全球是幾家全面實施居家工作的多國籍企業之一。梅麗莎和工作忙碌的丈夫,還有六歲的兒子,住在一間兩房公寓。她兒子的學校在三個月前就開始改為遠距上課。

淑儀說:「很高興你打電話來,我正打算跟你約時間,或許我們可以出去呼吸一下新鮮空氣,邊走邊聊?」

淑儀在動起來時最快樂,不只是做運動,也包括努力工作推動職涯發展。1997年時,她是夏皮洛全球公司新加坡辦事處第一批七位員工之一。她當時擔任辦事處主管的助理,打雜、接電話,讓辦公室順利運作。辦事處擴張時,她晉升為商業分析師。接下來的14年,她與公司共同成長,習得技能、累積經驗,獲得拔擢。目前,她負責公司全東南亞的業務開發,管理28位員工。淑儀身為公司在這個區域內唯一的女性高階主管,而且是唯一由基層升上來的副總裁,因此致力指導她團隊中的年輕員工,特別是女性員工。

「好啊,這樣很好,」梅麗莎答。

「有什麼特別的事,是你想談的?」淑儀問。

短暫沉默。最後梅麗莎終於說:「我有個消息,史考特跟我正在準備迎接……」

「準備迎接什麼?」淑儀一時沒會過意來。

「我懷孕了,」梅麗莎答:「差不多六個月了。」

淑儀原本正要走出門,此時停下腳步。天氣溫暖,但她感覺迎面吹來一陣寒風。不過,她很快就切換回主管模式。

「恭喜,」淑儀說:「真是好消息!我想,我們會需要談談你的產假。新加坡是12週有薪產假,比美國好太多了!」(注記1)。

注記1:經濟合作暨發展組織(OECD)國家的育嬰假,平均是16週,支薪比率介於55%到100%之間。美國是OECD國家中,唯一沒有由政府強制規定有薪育嬰假的。

「這正是我要談的,」梅麗莎說:「我要申請的可能會比產假多一點。」淑儀咬緊了牙關。梅麗莎是公司的明日之星,淑儀計畫在未來數月及數年內,要仰仗並培養她,即使她三個月不工作,也很難熬。

「那你的想法是?」淑儀說,仍企圖隱藏她的驚訝。

「老實說,我不確定產後是否要回去做全職工作。」

旗下明日之星

淑儀努力處理自己的情緒。首先是震驚。梅麗莎一年前,才由舊金山辦事處調來新加坡,為期三年(注記2),但總給人感覺很有進取心,也有領導能力,甚至可能有追求高位的企圖心。更重要的是,她極為賣力工作,長時間工作不成問題,總是願意在必要時週末加班。她是量化導向的分析師,她的決策都有數據支持,她為團隊的業務拓展重新注入活力,並提升營收。淑儀起初並不樂見這個強制的人事輪調,因為事先沒有諮詢淑儀,並取得她的同意,但後來,她在梅麗莎身上見到許多當年促成她自己晉升的特質。她很快就提拔梅麗莎擔任她的副手,指派三名直屬部屬給她,並提名她進入重要的委員會,以增加她在公司高層面前的曝光率。她們兩人已發展出極為緊密的工作關係。(注記3)

注記2:職務輪調一直是個很普遍的做法,以培養公司明日之星的技能與經驗。梅麗莎待在新加坡的時間相對較短,這情況是否會影響淑儀的想法?

注記3:復原力的定義,是調整以因應壓力環境的能力,而這一直是淑儀之所以能成功的特色。然而,這是否會導致她對員工有著不切實際的期待?

淑儀回想起在新冠肺炎爆發前,有一天晚上她們兩人在辦公室工作到很晚。梅麗莎表示,即使她知道調來新加坡會加速她的升遷,但對於有一個幼子的她來說,仍是個困難的決定。一直到她的先生史考特,也爭取到一個為期三年的轉調,以及他們為兒子找到一個很棒的保母及學校時,梅麗莎才同意轉調。淑儀推算了一下,發現梅麗莎可能在那晚就知道自己懷孕了,卻沒有說出來!淑儀心中有點被背叛的感覺。

但接著,淑儀又覺得能感同身受。她知道過去幾個月梅麗莎過得很辛苦,要在辦公室和學校都關閉期間,兼顧工作和家庭責任(注記4)。疫情期間懷孕又遠離親友,只會讓她壓力更大。淑儀有權力可以伸出援手,除了公司規定的產假之外,淑儀擁有額外津貼金額的最終決定權。總公司最近想訂出全球通用人資標準,卻事與願違,因為區域主管(包括淑儀在內)提出抱怨,認為他們應該有權力逐案審核。(注記5)

注記4:根據隨需提供心理健康諮詢的Ginger公司的一項調查,接近十分之七的美國人表示,經歷新冠疫情是他們職涯中壓力最大的經驗。

注記5:全球化公司的人資部門,應該統一員工的福利標準,還是應該讓區域主管和當地主管自行決定?

淑儀靜靜聽著梅麗莎的提議:12週產假過後,她希望一週工作三天,領六成薪。淑儀心頭一緊。她很訝異梅麗莎要求兼職。淑儀建議梅麗莎改為延長休假,梅麗莎回答,在新冠肺炎的許多不確定情形下,她和史考特擔心兒子要持續在家上網路課程,以及讓保母回來住在家裡幫忙的問題。

淑儀知道這件事不宜拖延。她再度恭喜梅麗莎,並承諾盡快回覆她的提議。接著,她走回書桌,發電子郵件告知人資部門,而這不過是形式罷了,她知道,最後的決定權在她。

能否有其他選項?

一連串會議拖到很晚,當天晚上淑儀終於有時間思考梅麗莎的要求。最顯而易見的解決方法,就是接受梅麗莎的提議,重新調整她的工作,改為一週上班三天的職位。淑儀自己的管理職責不會受到太大影響,梅麗莎也能在壓縮的工時內完成許多事;即使她不出差,也能透過視訊會議執行業務,目前這已是新常態。但淑儀擔心這樣的安排,會對其他部屬產生不良影響:梅麗莎工時減少,勢必會加重其他人的工作量。

再說,此例一開,淑儀及公司都可能會後悔。再過兩年,等輪調期結束,梅麗莎就會離開。這意味著梅麗莎的下一位主管,必須繼續接受這種安排,否則就要否決這種安排,這可能造成梅麗莎新職的問題。而且,淑儀也永遠不會因為是提供彈性給員工的上司,而得到任何回報。

另一個辦法,就是在梅麗莎產假結束後,為她設立一個新的兼職專案職位,再另行聘雇人取代她的現有職務。但在經濟不景氣下,這個辦法很難被接受。

最簡單的辦法,可能是說服梅麗莎,兼職既不推薦也不可行。淑儀花了很多時間、精力及社會資本,來培養並拔擢梅麗莎,而且梅麗莎在公司的前景大好。研究明確顯示,轉為兼職對員工、往往是女性員工有害,最後會變成工作時數增加、薪資低得多、工作成果又較少被認可。相對地,許多男性專業人士往往自行運用時間,無需正式減少工時和薪水。(注記6)

注記6:波士頓大學(University of Boston)的艾琳.李德(Erin Reid)的一份研究顯示,儘管少數男性員工會要求減少工時,但多數人都能縮限工作週數去處理私事,而不致讓人注意到他們不在工作崗位上。

若不能如願,梅麗莎會離職嗎?新冠肺炎爆發前,她似乎熱愛她在公司的職涯。她的薪水足以支應一間大公寓及居家保母的費用。或許把她的工時減為每日八小時就可以了,給她時間去測試工作與家庭的平衡,並重燃她的工作熱誠。

淑儀看看時間,決定蓋上筆記型電腦,先不做決定。

什麼才是職業婦女的楷模?

「阿姨,你今天怎麼啦?心不在焉的。」

淑儀放下塗了咖椰的吐司,看著坐在對面的外甥女菁怡。週六在萊佛士酒店共進早餐,是她們的固定約會,也是淑儀一週最愛的時光。22歲的菁怡很聰慧,喜歡聽她阿姨談辦公室八卦,並總會想到辦法讓淑儀笑,但今天沒有成功。

淑儀傾身向前,向菁怡說明梅麗莎的狀況。她對菁怡說,自己誤判梅麗莎這位徒弟的企圖心。梅麗莎若轉為兼職,無疑可以繼續對公司有貢獻,但已不想快速升遷了。她等於是退居一旁,由超級明星變為穩健表現的員工(注記7)。淑儀認定這是錯誤的,她想告訴梅麗莎振作點。梅麗莎身為成功的上班族母親多年,為何現在要毀掉自己的職涯、糟蹋自己的才華?沒錯,疫情讓日子更難過得多,但生活終有回歸正常的一天。不過,淑儀很清楚,以主管身分提出這樣的忠告,倫理上是可議的,更何況法律上也是有問題的。

注記7:許多公司投入大量資源,來吸引並留住高績效的明星員工,他們是否低估了支援性質員工的重要性?

「我不知道,」菁怡說:「我媽走的路不像阿姨你,她選擇在家陪伴我成長。她不富裕也沒權勢,但我很感謝她做的,也知道她自己覺得做了正確的決定,她和我們一樣快樂。」

淑儀感到詫異。她的外甥女大學成績優異,在一家知名顧問公司任職,明年要開始攻讀企管碩士。淑儀一直替妹妹感到有點惋惜,她妹妹一直過著傳統的生活,淑儀以為菁怡也是這麼看她媽媽的。她的外甥女接著說:「而我同時擁有這兩種生活的優點,因為有你做為另一種楷模。」

淑儀點點頭,重拾些許自信。「我懷疑梅麗莎還不知道是什麼因素讓自己快樂,但我得思考這件事對我團隊的影響。」

菁怡啜了口熱咖啡,歪著頭說:「阿姨,你一向支持職業婦女,但你是支持她們晉升,而不是支持她們有權選擇退居一旁做兼職。你一定很難做這個決定。」

淑儀回應道:「是,絕對不容易。」

問題:淑儀是否應該同意梅麗莎轉為兼職的要求?

以下,兩位專家學者將提出精闢的建議。

趁機率先推動彈性工時

伊莉莎白.麥金能 Elizabeth McKinnon:「澳洲環境正義」組織(Environmental Justice Australia)共同執行長。

淑儀的上上策,就是成為推動彈性工時及兼職工時的先驅。

轉為兼職未必就不利於職涯發展。

淑儀擔心自己的徒弟正在犯錯,並覺得有點被背叛。但梅麗莎顯然是聰慧、有企圖心,而且工作努力的人。她很可能在一、兩年內就回到公司,勝任一週工作五天的全職工作,繼續在公司有優異表現。淑儀不應對梅麗莎的意圖或未來預設立場。

溝通是關鍵。淑儀應先把不悅放一邊,坦誠與梅麗莎談談她想要什麼,以及如何以對梅麗莎和公司都有利的方式,滿足她的需求。

淑儀應確保梅麗莎保有客戶聯絡人、直屬部屬,以及工作上能讓她職涯持續順利進展的所有事物。

淑儀的下下策,是把梅麗莎調去做特別專案,再聘請別人來取代她的職務(除非梅麗莎較喜歡這樣的安排)。一旦你脫離快速晉升管道,就很難再回去。

淑儀與梅麗莎兩人都欠缺彈性工時的經驗,因此她們應先同意試行一段期間,以便兩人與團隊逐步調整並學習。

壞處就如淑儀所知的,是梅麗莎最後可能會把全職工作壓縮成兼職的工作時程表,累垮自己。同意梅麗莎彈性工作,並在其他團隊成員提出同樣要求時也同意,這很可能對淑儀造成短期的不便與成本。舉例來說,她可能得雇用約聘人員,來分擔一些工作量。但資淺員工也可能希望在梅麗莎減少工作量時,接手更多工作。

這是個機會,讓淑儀的團隊成員,改變他們協同工作與分配資源的方式。以我的組織為例,我和另一位女性主管分攤執行長職務,我們各自每週工作三天。

好消息是彈性工作制會愈來愈容易執行。快轉到十年後,淑儀團隊的員工或許會更有活力、背景更多元,不僅工作努力,且極為投入並對組織忠誠,因為他們覺得,他們的專業與個人需求都獲得滿足。公司得到的好處會很大,包括:生產力提升、更好的人才招募與留任,以及改善公司文化。

淑儀自認是婦權倡議者,但如果她只支持並鼓勵特定類型的女性,也就是那些和她做出相同生活抉擇的女性,她的倡議就不夠真誠。淑儀不應想著梅麗莎背叛她,而應從大處著眼,把這視為她身為領導人的耀眼時刻。

找出與人才雙贏的做法

瑞秋.湯瑪斯Rachel Thomas:「傾身向前」(Lean In.)組織執行長。

除非梅麗莎想卸下她目前的角色,否則淑儀應重新設計梅麗莎的角色。

淑儀必須先去了解她徒弟生活中真正面對的情況是什麼。梅麗莎是否為了多花點時間陪陪家人,才想減少工時?如果是這樣,淑儀應尊重,並想辦法實現梅麗莎的要求。當能幹員工的生活及目標改變時,如果公司拒絕調整,就無法留住人才。或者是,梅麗莎認為自己別無選擇,無法在新冠疫情危機期間,找到工作與照顧兩個小孩之間的平衡點?

如果梅麗莎偏好全職復工,但不知道該怎麼做,淑儀和梅麗莎應一起想想創意方案。現在無法再沿襲舊有做法了,所以公司必須摒棄沿襲舊做法的解決方案。例如,在疫情期間,淑儀可移除一些自己部門非必要的工作,以減輕梅麗莎(和其他人)的負擔。她可以重新界定梅麗莎的工作目標及績效指標,讓它們較容易達成。淑儀可確保每天的特定時段不安排需要梅麗莎參與的會議,好讓她在疫情期間更容易照顧孩子的需求。淑儀也應該考慮不只給為人父母的員工更多彈性,也要給每位員工更多彈性。

這些建議聽起來或許過於極端,尤其是在經濟不景氣時,但各地的領導人都必須明白,數百萬像梅麗莎這樣的人才即將流失。我任職的「傾身向前」組織,與麥肯錫顧問公司(McKinsey)最近公布「2020年職業婦女報告」(2020 Women in the Workplace),內容指出,由於疫情危機,約兩百萬名美國婦女考慮轉為較低階的工作,或離開職場。這意味著會有更少的女性晉升成為領導人,抹煞這些年來我們見到的進展。如果「傾身向前」組織有緊急行動按鈕的話,我們一定會按下去啟動因應行動。

淑儀把注意力放在她的徒弟上,這是可以理解的,但她不該忽略了大局。我敢保證,在她公司裡必定還有數十名、或許數百名有才華的女性面臨和梅麗莎相同的狀況。在新冠疫情爆發前,外出工作的婦女已是身兼兩職,在公司的全職工作之外,還要接著做好幾個鐘頭的家務工作。隨著學校及托育中心關閉,原本的兩份工作變成四份工作。研究顯示,由於疫情,母親平均每週比父親多花二十個小時在家務及育兒上。

梅麗莎的個案給了淑儀一個敲響公司警鐘的機會。如果她真的想為婦女發聲,現在正是她的機會。她可以接觸公司高層,鼓勵他們聚焦在疫情中的上班族父母的困境(特別是母親)。她可以建議公司用創意方式與員工合作,讓大家仍能堅守岡位,除非他們真的要退下。重新設想梅麗莎的角色,好讓她能持續全職工作,這對公司算是提出極大要求,但長期的好處是真實的。這對公司是好的,因為若有更多女性擔任領導職位,就意味著更強健的公司文化,以及更好的財務績效。這對主管是好的,不必替換能幹的員工。這對員工也是好的。工作與家庭的平衡,在許多工作場所仍很難做到。我們能夠、也必須做得更好。

(潘東傑譯自 “When Your Star Player Asks to Go Part-Time” HBR, January - February 2021)


《哈佛商業評論》的虛構個案,呈現企業領導人在真實情況下面對的問題,並由專家提供解決方案。本個案改寫自哈佛商學院個案〈夏皮洛全球公司〉(Shapiro Global,案號:407003-PDF-ENG),作者:湯瑪斯.德隆、麥可.布魯克蕭(Michael Brookshire)、蒙妮卡.侯根(Monica Haugen)、蜜雪兒.卡維茲(Michelle Kravetz)、莎拉.桑默(Sarah Sommer)。



湯瑪斯.德隆 Thomas DeLong

哈佛商學院管理實務講座教


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