指導後進也能追求高效率

What Efficient Mentorship Looks Like
艾黛拉.藍德利 Adaira Landry , 瑞莎.路易斯 Resa E. Lewiss
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帶新人會被主管排在待辦事項清單的最後一項,因為這通常使人精疲力竭。本文提出「節能指導法」,讓你用更有效率的方式帶領後進。第一步先釐清基準期望,給自己與導生正確的方向;再來是制訂指導額度,訓練導生提問前先思索,培養獨立性;接下來,重新思考如何架構導生會議;最後,將自己的指責發展為培訓機會,擴大導師與導生的雙向關係。

工作上無止盡、接踵而來的嚴苛工作任務,可能會讓我們精神不濟、成效不佳,因為截止日期、會議、專案、持續進行的訓練課程,全都需要我們投入心力,限制了我們重新充電的時間。為了節省精力,我們可能會抄捷徑。

經常被移到待辦事項清單末端的一項任務,就是當導師去指導別人。指導別人能帶來使命感和滿足感,卻也可能讓人筋疲力竭。許多文獻專門探究一般的指導策略(也就是指導別人的原因、內容、對象、地點和時間),但如何節省時間和心力的策略,卻經常遭到忽視。

面對一場目前還看不到盡頭的疫情大流行,我們在指導別人的同時,也必須保存我們的能量供應。用有效率的方式擔任導師,能夠為導生帶來好處,並擴大他的信心和人脈,同時也節省導師自己的精力,這是有可能做到的。我們稱這種做法為「節能指導法」(fuel-efficient mentoring)。

節能指導法的目標很直接明瞭:成為更熟練的導師,擁有更多的導生,同時耗費較少的精力和時間。這套方法的重點,不只是要設法讓你投入的心力發揮更大成效。只要設定清楚的界線和期望,就有可能培養重要的技能和更強的人脈,這些在長期可能會對導生有更大助益。

一個不錯的起點,是釐清基準期望。首先,導師必須了解自己的偏好。思考你對於導生應負哪些責任的期望,然後擬出一份說明各項標準的文件,留待未來使用。比方說:導生應該動作迅速、制定議程、安排行事曆的活動邀請(包括視訊會議的網路會議連結),還有完成行動項目。在指導關係開始時,提供一份制式清單,讓每個導生知道一些親善但直接的準則。在指導關係進展期間,你們可以一起檢視這份文件,進一步改善。提供背景情況,讓導生知道這些標準能提供組織技能和領導技能,並讓身為導師的你,聚焦在他們更重要的需求。

你身為導師,設定期望的一個重要環節,就是針對你每年預期提供的指導時間訂定額度。每年你可能要在一名導生身上投入二到六個小時,時間取決於導生的需求。讓導生知道你的時間額度,如此導生就可以把導師的時間視為一種通貨,在向你請教之前先構思一些想法和問題。這麼做可讓導生培養獨立性和信心,並督促他們在安排會議之前,先靠自己解決問題。這不表示導師不歡迎提問,而是在導生事前思考過各種選項之後,才是最適合導師提供指導的時候。為了提高節能效率,請想想這個問題能否透過電子郵件有效率地解決,並考慮把與導生的會面時間從六十分鐘縮短為四十分鐘。把三十分鐘的會議,移到二十分鐘或十分鐘的時段。

接下來,重新思考你要如何安排導生會議的結構。傳統上,導師與導生是一種二元關係:兩個人見面討論,討論主題的範圍通常是專業成長、人際衝突或工作與生活的平衡等。通常,導師分別與幾個導生進行類似的對話。其實導師給某個導生的答案,也可以給其他導生參考,因此,不必花五個小時分別和五個導生開會,你應考慮把五個導生的個別會議,合併成一個小時的一場會議。(每個導生的時間額度都扣除這一個小時,是合理做法。)這個方法固然能節省時間,但還有其他優點:在團體裡,導生可以彼此分享觀點,提供同儕指導。導生在聽到類似的困境和未達成的抱負時,也能從中得到支持和肯定。討論一些在一對一會議裡屬於私人性質的事務,也能讓導生建立他們的信任空間和團體的人際網絡。你若是把導生分組,就能影響更多導生,同時減輕你的行事曆負擔。

團體指導會議不必親自到場,就像我們在新冠疫情期間學到的,網路會議只要打開視訊和聲音,也可以運作得很好。在導師的引導下,來自不同機構和不同地理區的導生,可以很容易地協同合作。另一個結合導生的方法,是利用郵件討論串。從幾個群組裡找出想法近似的導生,把他們放進同一個電子郵件群組或郵件討論串裡,就可以輕鬆轉寄高效益的相關電子郵件,傳達給更大規模的討論串群組。此外,考慮運用群組傳訊應用程式,這能讓導生持續對話,而導師從遠距就能夠輕鬆監督。導師能出席並參與對話,同時有離線和擱置通知的彈性。

最後,你已經了解並設定期望,也改變了你們會議的基礎,現在你可以檢視其他職責如何兼具提供指導的機會。與工作相關或專業發展的活動就可以列入考慮,例如虛擬網路研討會或社交聯誼會,甚至是董事會的會議,都是邀請導生參加的機會。在疫情大流行期間,網路上有豐富而有效的機會。合併會議是個好方法,原因有幾個。這項策略,把我們導師原本規畫分別單獨撥給單一導生的時間結合起來。這麼做也能讓導生明白我們的興趣、經營人脈的技能,還有影響力。最後,它也提供機會,把導生引薦給其他潛在的導師。為一個導生建立一支經過精心籌畫的導師團隊,這是一份大禮,也是能夠給予導生更多支持的節能指導法。

指導工作不應該讓人筋疲力竭。它也能做得節省精力又輕鬆。請設法傳達期望、有效排程,並整合導生。這些策略能為你爭取空間,讓你的導師之路走得更長遠。

(周宜芳譯)



艾黛拉.藍德利 Adaira Landry

美國布里翰婦女醫院(Brigham and Women's Hospital)急診科醫師。她在哈佛醫學院擔任坎農學會(Cannon Society)顧問,也是哈佛附設急救醫學駐院計畫(Harvard Affiliated Emergency Medicine Residency)助理駐院主任。


瑞莎.路易斯 Resa E. Lewiss

美國傑佛遜大學附設醫院(Thomas Jefferson University Hospital)急救醫學與放射科教授,並任職於布朗大學(Brown University)女性領導力理事會的執行委員會。她創設並主持播客節目「看得見的聲音」(Visible Voices),目標是宣揚健康照護、平等和當前趨勢的意見和觀點。


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