掌握「隨處工作」的優勢

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1號課堂 Class One
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你可以在任何一個自己想工作的地方辦公!這樣的「隨處工作」模式,會是最適合知識工作者的未來嗎?研究顯示,隨處工作會提高員工的生產力與投入程度,但領導人該如何妥善處理績效評估或資訊安全等問題,創造對個人、組織與社會都有益處的三贏局面呢?

一場疫情顛覆了未來的工作樣貌,讓全球許多企業逐漸轉為遠距工作,包括推特、臉書、西門子等公司都宣布,未來即使疫苗出現,疫情獲得控制,它們也會一直保持遠距工作的模式。

我們可以想像,「隨處都可以工作」帶來的各種好處,像是彈性的時間和空間帶來的自由、多與家人相處擁有的幸福感、減少企業置產或租屋的成本…等等;而且令人意外的是,許多預期中的負面影響並未發生。根據研究顯示,這次疫情中改為遠距工作的企業,員工的流動率大幅減少,工作參與度和生產力也增加了。

當科技和人為安排已經可以克服遠距工作的缺點時,任何企業都該好好思考這個對公司和員工雙贏的選項。

那麼,該如何成為成功的遠距工作組織呢?你可從下面四個方法著手。

第一,用「非同步溝通」改善時空差距

員工分散各地時,同步溝通會變得比較困難。像是Zoom、Skype、MicrosoftTeams等工具,對在相同或類似時區工作的人很有幫助,但對於距離更遠,或是時區差距太大的人,就幫不上忙了。

隨處工作的組織必須適應非同步的溝通,無論是透過Slack、客製化的公司內部入口網站,甚至是一個共享的Google文件…等工具都可以,讓分散在全球各地的團隊成員,可以在平台上寫下他們遇到的問題與建議,等待其他遙遠地區的團隊成員來回應。

第二,建立自由透明的知識共享平台

分散各地的同事,沒辦法面對面地請教其他同事,或是尋求幫助,因此需要利用透明且容易取得的檔案,來解決這個問題。

以某一家遠距公司為例,所有團隊成員都可以取得「工作手冊」,這份手冊涵蓋數千個頁面,內容包含了員工常見的問題以及解決的方法。公司鼓勵所有員工增加裡面的內容,並教導他們如何建立新的主題頁面、編輯現有的頁面、嵌入影片等等。

若要舉辦重要會議,在會議開始之前,主辦人會發布會議議程,並附上相關資訊和連結,讓受邀者能先熟悉背景資料並提出意見。結束之後,會議的全程錄影會發布在該公司的YouTube頻道上,議程會經過編輯,手冊會更新,以反映會議中制定的任何決策。

第三,製造社群互動情境

遠距工作會讓人們在社交和專業領域上感到被孤立,與同事、公司脫節。

許多隨處工作的組織,倚賴科技和虛擬社交平台,以及「計畫好的隨機互動」。所謂「計畫好的隨機互動」,就是公司裡的某個人(通常是高階主管),會不定期安排每一組員工在線上聊天。有些公司是使用人工智慧與虛擬實境的工具,讓遠距工作的同事搭配成組,進行每週交流。

甚至還有公司會運用虛擬實境平台,創造出一個空間,讓距離遙遠的團隊成員,透過虛擬替身的形式聚在一起。

另一個針對社交問題的解決方案,是舉辦「暫時性的實體活動」,例如研討會、參訪團或教育訓練等,讓所有員工花幾天時間,實際聚在一起。

第四,評估績效時看重生產品質,而非出勤次數

實施遠距工作的公司,在評估員工績效時,參考的是他們的工作品質、虛擬互動品質,以及客戶與同事的回饋意見。舉例來說,有公司用軟體來進行客戶服務的意見調查,這個軟體的特點是,顧客可以在線上提交他們對服務的評價,例如「很棒」、「普通」或「不佳」等,藉此看出員工的生產和服務品質。

如果企業領導人支持同步與非同步溝通方式並行、腦力激盪和解決問題、有系統的在線上編纂整理知識、鼓勵虛擬社交、打造團隊和導師指導、投資並加強資料安全、確實遵守法規,並且自己也成為隨處工作者以樹立榜樣,那麼完全遠距工作的組織,確實可能會成為未來的工作方式。

以上摘自〈隨處都是我的辦公室〉,主題為「掌握『隨處工作』組織的優勢」。方法包括:第一,用非同步溝通改善時空差距;第二,建立自由透明的知識共享平台;第三,製造社群互動情境;第四,評估績效時看重生產品質,而非出勤次數。



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