別用藉口搪塞你的工作

“I Wasn't Told” and Other Excuses You Need to Stop Making at Work
辛西亞.楊 Cynthia J. Young
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工作上難免遇到困難,但有一些解釋,在主管聽來,都是顯示你能力不足的藉口。本文提出六種在職場上不恰當的藉口;如果使用,會造成哪些反效果?以及如何避免使用,或是應該如何導正,用更正確的方式與上司溝通,並贏得尊重與欣賞。重要的是,要有解決問題的心態,避免這些藉口,也顯示你夠成熟,能對錯誤負責,並加以改正。

我擔任美國海軍初級軍官時,副艦長在他的辦公室門上貼了「進度報告勿用的21個藉口」清單。他要求我們很仔細思考自己碰到的問題,並帶著解決方案去找他,而不是向他抱怨做不到哪些事情。

在我看來,藉口清單的內容,是根據那位副艦長多年來聽到部屬各種藉口的經驗,像是有關進度報告、事情未按原規畫進行的理由,或者執行結果不如副艦長預期的原因。那份藉口清單讓我了解哪些話不該說,與副艦長及上司開會時應多加準備,為我的各項任務排列優先順序,以及與同僚溝通,尤其是面臨困難任務時。那份清單是很有價值的經驗教訓,日後我把它分享給我的年輕海軍部下,以及我離開海軍之後工作上的同事。

以下是那份藉口清單的濃縮版,告訴你別對上司用這些藉口,以及你其實應該怎麼解釋原因。

藉口一:「我不知道」或「沒人告訴我」。

這個藉口乍聽之下,會讓人覺得你似乎很誠實,但如果一再使用,會讓人覺得你懶惰,或害怕自己去研究。相反的,你該說:「我不知道,但我會弄清楚。」

如何避免用這個藉口:說到做到,做研究來找出答案。如果你無法自行找到可行的解決方案,可以請教比較有經驗的團隊同事,以了解他們過去如何處理類似情況,或者請問他們如何找上司商量。你也可以和一位信得過的同事腦力激盪,思考解決方案。你一定要盡快帶著解決方案去見上司。

藉口二:「晨會時,我聽不到」。

海軍的晨會,也就是各支隊進行的每日快速會議(huddle),是讓支隊的所有成員提供最新狀況的資訊,以及尋求准許和指示。這相當於每日站立會議,或是定期舉行的團隊會議。

如何避免用這個藉口:開晨會時,應確保自己的位置夠近,能聽到每個人說話。不僅注意別人說什麼,還要注意別人說的方式。別人發言時保持安靜。如果沒聽到或沒聽懂別人說的話,就發問。會議結束前,必須確認你有聽到並了解會中提出的資訊,因為即使錯過一點資訊,都可能影響到你和你的專案該做的事。這麼做也會讓你的上司及同僚知道,你很重視這項工作,而且認真負責。

藉口三:「這事一直都是這麼做的」或「我們一向是這麼做的」。

你若是在某個組織待了一陣子,可能會習慣沿用過去的做法,而不花時間想出更好的創新解決方法。這個藉口會讓你的上司認為,你還不能獨立思考。

如何避免用這個藉口:接到一項任務時,想辦法比以前的做法更快完成,或者用更低的成本完成。向上司報告你的不同做法,強調這個做法的優缺點,並討論可能的影響。這會讓你的上司認為,你能夠用創意方式解決問題,並且曾經思考要如何在公司現有的準則範圍內,找到新的做事方法。

藉口四:「那是另一個部門管的」。

如果你必須從另一個部門得到某樣東西,可是得不到,別用這個藉口。這暗示那個部門的某人扣住你要的東西,或是缺乏溝通,或者是你事前規畫不足,所以得不到你要的。這個藉口也讓你像是在推諉責任。

如何避免用這個藉口:即使在我離開海軍之後的職涯裡,我也得仰賴他人提供資源。我有責任與他們溝通,讓他們知道我的時程規畫,但我也必須彈性處理他們的要求。你向上司報告進度時,即使工作未完成,你仍應清楚整個時程規畫,以及預計何時能完成。這會讓你的上司知道,你有能力溝通傳達你的需求,而且能迅速化解衝突,而不是一直想著你無法掌控的事情。

藉口五:「我得不到支援」。

這個藉口可能會讓你顯得無法與團隊合作,而且背叛他人。如果你真的覺得沒有得到你團隊的支援,就應找一個你信得過且較有經驗的同事,或是任職於其他組織的好友,與他們談談。他們或許能分享可用什麼方式得到支援,而不會被認為是在責怪他人。

如何避免用這個藉口:讓上司知道你已經完成的事項,以及你仍在進行當中的工作。如果你覺得工作太多難以應付,就應坦白告訴上司,並尋求協助。或者也可以向同事尋求你需要的支援。讓上司知道你不是獨自進行,並要求多些時間來完成手頭的工作。

藉口六:「我不知道你現在就要」。

接到一項任務時,應提出的第一批問題之一,就是時程規畫和急迫性,尤其若是任職於具有截止日期導向文化的公司或產業。這很重要,因為你可能必須先完成你的任務,才能開展下一個專案。時間也很重要,因為某項任務所需的資源可能是有時間性的。

如何避免用這個藉口:若上司沒提到截止日期或時間,你應主動詢問。別以為你可以按照最適合自己時程表的進度,來完成任務。如果你無法在期限內完成,就和上司談談是否能把你現有的部分工作延後去做,以便把這項任務排進來,或是請求其他團隊成員支援完成這項任務。

隨著我逐漸成熟,並且開始指導他人,這份清單讓我思考良多。當你查核自己的日常工作任務時,應避免使用這些藉口,如此就能向上司證明,你值得他們的尊重與欣賞。請對自己的行動與無作為都負起責任。當你採取解決問題的心態時,排除藉口會對你自己和你的組織都有利。這些行動也顯示你夠成熟,能夠對自己的錯誤負責並改正,如此就不必靠別人,尤其是你的上司,來幫你改正錯誤。

(潘東傑譯)


關於本欄目:「職場新手進修」系列,藉由許多名家分享經驗,為職場新手遭遇的各式問題提供解答,縮短學習曲線,快速成長,提升自我。



辛西亞.楊 Cynthia J. Young

辛西亞楊顧問公司(CJ Young Consulting)總裁暨執行長,協助組織發現並克服知識管理方面的挑戰,以推動公司集體成長並成功。她也為技術服務公司Leidos開發課程並擔任講師。


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