參透工作說明的話中有話

What Job Description Jargon is Actually Saying
喬爾.史瓦茲伯格 Joel Schwartzberg
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你真的看得懂徵才平台上五花八門的職缺說明嗎?你真的能在一片字海中,找到最適合自己的工作嗎?徵才告示裡的工作說明,不只是單純的敘述,更隱含公司文化或雇主需求的優先順序,以及你能與對方討論待遇的空間。本文列出五個解碼祕訣,教導求職者讀懂工作說明裡隱含的意義,幫你取得找工作的決定性優勢。

當你第一次看到一則工作說明(job description,你若想要聽起來像是個專家,也可以用英文縮寫簡稱它為JD),它看起來就是字面上的意思:說明職務的內容。求職網站Indeed.com也同意這樣的說法,把工作說明定義為一份文件,「概要說明了某個工作角色的重要職責、活動、資格條件和技能」。

不過,工作說明裡隱含的線索,可能比你乍看之下的還要多,它還暗示一些事項的訊息,包括企業文化、雇主的需求的真正優先順序,還有哪些事項也許可以私下協商。若知道如何找出這些線索,也許可讓你獲得不同於其他求職者的獨特優勢。

我在整個專業職涯裡,曾面談過數百個人,而其中最成功的人,對於所應徵職務的了解,看來確實比我們列在正式工作說明裡的內容還要多。

以下我列出「解碼」工作說明的五個方法,讓你不僅了解你的目標企業的需求,也了解他們想要什麼樣的人。

分辨出有哪些是「必要」條件,哪些只是「建議要有」的條件。請仔細注意措辭中有沒有出現「一定要具備」和「必須要有」。這就是他們真正的意思,也就是一定要具備這些條件,通常這是沒有商量餘地的。

不過,必要性低得多的技能,寫法會像是:「有……為佳」「最好有」「會加分」。這些都是若有很好、若沒有也無妨的條件,但如果你缺乏這些條件,可以用其他長處來彌補,像是編輯技能、嫻熟運用科技、對企業使命的熱忱、流利的外語能力,或是公開演說的能力。

另外請注意,工作說明中列出的資格條件和技能,通常是按照雇主認為的重要程度依序往下排列,所以請特別注意最上面的幾項是否符合,如果不具備最底下的幾個項目,也不用太過擔心。有時候,列在最下面的幾個項目,是人力資源部門用固定範本添加上去的。

最後,不要小看那些可能適用於任何人的廣泛說法,像是「在協同工作的環境中表現亮眼」、「能夠團隊合作」,還有「擁有很強的人際交往技能」。這些說法不會讓你覺得自己更符合資格,但可提供一些線索,讓你知道在你的求職信和面談中,可以策略性地提到哪些與工作文化有關的特質。

尋找與企業文化相關的線索。工作說明的語氣,可能透露出有關公司文化的線索。如果你想要在工作時有樂趣,可以看看工作說明的內容是否口語化,或是用了驚嘆號,是否有提到打造團隊的活動,以確認該公司是否認真看待辦公室裡的員工士氣。如果工作說明裡提到公司致力推動多元性和包容性,你就能確認他們很認真看待這些議題。

對於內容直截了當、嚴肅正經的工作說明,就不要作過多的解讀。有時候企業是使用制式的模板,無論這模板是否符合他們的企業文化。

不要按字面意思解讀「工作年資」的要求。典型的工作說明,會指出公司希望應徵者具備多少年的工作經驗,但你不必把它當成很嚴格的必備條件。要求具備「至少二到三年工作經驗」,並不表示他們一定會拒絕只有一年工作經驗的求職者,只要那一年的經驗很令人印象深刻就無妨。

一個不錯的經驗原則,就是年資的下限可以減一年(如果要求的是五年以上,可以減兩年),同樣地,上限可以加一到兩年。如果你符合調整後的年資範圍(例如,原本要求二到三年,調整後變成一到四年),就大膽地去應徵吧。

雇主最想要的,是大概了解你的成熟度和已證實具備的能力,而工作資歷只是方式之一,用來篩選具備這些條件的應徵者。如果你可以舉出一些工作上的實例,來證明你的成熟度和能力,你的「工作年資」可能就不那麼重要了。

雇主可能也想要從你的工作資歷中,了解他們必須花多少心力去訓練或教導你。但你也可以直接處理這一點,談談你個人在工作上的成就,以及過去學到了什麼、克服過什麼困難。

別太在意工作職稱。你在看徵才啟事時,第一個看的可能是工作職稱。你要知道,一家公司裡的「協調專員」,可能在另一家公司的職稱是「經理」,這取決於公司整體人力的性質和規模,所以別太著重在職稱是否配得上你。

請記住,與其說公司需要的是一名「行銷經理」,更重要的是他們需要有個人能夠成功承擔起這個角色的職責。因此不要根據職稱來做一些假設,而應盡可能去了解這個職位。

先假設這份工作可以遠距進行。現代的科技,還有目前的疫情,都讓遠距工作對員工和企業本身來說,變得比過去更加可行,甚至更偏好遠距工作,所以,除非工作說明裡明確表示一定要進辦公室,否則你可以假設至少有機會可遠距工作。

統計數字證明這一點。根據美國勞工統計局(U.S. Bureau of Labor Statistics)2019年的資料,有將近24%的美國員工,至少有部分時段是在家工作;而根據工作媒合平台FlexJobs和顧問公司「全球職場分析」(Global Workplace Analytics)在2019年的研究,在過去五年,遠距工作已增加44%,而過去十年內增加了91%。

即使你想應徵的工作,一開始設定是要在辦公室裡上班,但雇主可能會對合適的求職者開個特例,所以,別因為工作不完全符合你的生活作息或居住地點,就放棄這個機會。在你運用你的技能和才華讓未來雇主感到讚嘆的同時,也與他們討論遠距工作的可能性。

最重要的是,所有的職涯專家都同意,想得到你想要的工作,準備充足是最關鍵的。解讀徵人啟事裡的工作說明,只是準備工作的一部分,但這個技巧可能讓你取得決定性的優勢。

(陳佳穎譯)


關於本欄目:「職場新手進修」系列,藉由許多名家分享經驗,為職場新手遭遇的各式問題提供解答,縮短學習曲線,快速成長,提升自我。



喬爾.史瓦茲伯格 Joel Schwartzberg

為一個大型的全國性非營利組織督導高階主管溝通,也是專業的簡報教練,著有《講重點!精煉你的訊息,讓你的談話很重要》(Get to the Point! Sharpen Your Message and Make Your Words Matter)。


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