提升生產力助你「賺回」時間

Productivity Skills to Help You Gain Time Back
史提夫.葛拉維斯基 Steve Glaveski
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時間是你最寶貴的資源,而且不像金錢那樣可以賺回來。你應該省著點用,而不是對各種不合理的要求來者不拒。明智利用時間,因而擁有更多空閒時間的人,被稱作「新富族」。本文提出五個步驟:自動化、外包、運用非同步通訊、不再把所有決定視為重大決定、嘗試任務捆綁。透過這五個步驟,你可以收回自己的時間,晉身「新富族」。

我們都很忙,非常忙。我們有帳單要付,有貸款要繳,有孩子要照顧,當然還有工作截止期限要趕。所有這些事務,導致我們沒有多少時間好好留給自己,以及與他人培養有意義的關係。但好消息是:我們說自己沒有多少時間,其實真正的意思是我們做決定的能力很差,而這一點是我們可以改變的。

大多數人花錢都非常謹慎,但幾乎不會再三思考要如何花時間。我們對於要我們花時間處理的各種不合理的要求,都來者不拒。我們把每一件事都當成緊急事件;我們參加毫無意義的會議;我們不願把自己的工作分派給別人,因為擔心工作品質受影響;我們把時間花在電子郵件收件匣和智慧手機上;而且固執地繼續執行機器可以代勞的任務。

不過和金錢不同的是,時間是賺不回來的。

我們很容易因為忙碌,而感受到自己擁有的身分或地位,但這最終的目的是什麼?正如緩和醫療護理師布朗妮.維爾(Bronnie Ware)在其著作《臨終者五個最大的遺憾》(The Top Five Regrets of the Dying,繁體中文版書名《和自己說好,生命裡只留下不後悔的選擇》)中所指出的,人們在臨終前最大的遺憾之一,就是他們之前太拚命工作。

明智地運用時間,因而擁有更多空閒時間的人,是我們所謂的「新貴」,而加入新貴之列的第一步,就是相信一個看似矛盾的說法,那就是在時間比較少的情況下,我們實際上可以完成更多工作,這是我在《每天工作六小時的理由》(The Case for the 6-Hour Workday)這本書中主張的。如果拒絕相信這一點,就會任由自己過著一天11個小時盯著螢幕的生活。要怎麼做,由你自己決定。

如果你選擇拿回自己的時間,請按照以下步驟著手:

1. 自動化

現在,各種工作任務都可以自動化。可惜的是,很少有企業家和高階主管利用市場上眾多價格負擔得起、簡單但有效的工具。

以下列出一些可自動化執行的事項:

● 法務:資料探勘、合約審查

● 銷售:潛在顧客開發、潛在顧客培育、提案製作、會議準備、顧客情報、競爭對手情報

● 行銷:電子郵件範本和行銷內容聯合發布(syndication)、內容再利用(repurposing)、內容發布

● 資訊科技:資料備份、網路管理、個人電腦維護、帳戶建立、檔案傳輸、資料擷取

● 人力資源:薪資發放排程、應徵者招募

● 開發/程式設計:用於複製文件並執行重複動作的指令檔、圖形最佳化

● 顧客支援:意見調查和問卷調查、顧客查詢

你今天就可以開始使用的工具:

● 工作流程管理:Zapier.com、IFTTT.com

● 在社群媒體上貼文:Buffer 和HootSuite

● 會面排程:Calendly.com

● 重新利用內容:Repurpose.io

2. 外包

無法自動化的流程導向任務,至少應該委託別人處理或是外包。如果它是低風險、可重複、不複雜的任務,而且別人可以用你時薪一小部分的成本來代你執行,那你為什麼還要親手做呢?

熱門播客「喬.羅根體驗」(Joe Rogan Experience)的某一集節目裡,創投資金募集平台AngelList創辦人納瓦爾.拉維康特(Naval Ravikant)建議大家為自己設定很想要的時薪目標,並堅持達成那個目標。「絕不花時間去做低於那個時薪的事情,無論是參加會議還是退回亞馬遜(Amazon)寄來的包裹,都不要做……如果我必須退回某樣東西,而這個東西的費用低於我個人的時薪,我會把它送人。」

我曾與數百名創業者共事,經常拿給他們看下面那個由作家裴利.馬歇爾(Perry Marshall)製作的表格,並且問:「你有多少比率的時間是用在每小時十美元的任務上?」

你的工作值每小時十美元,還是每小時一萬美元?

你實際上如何運用時間
時薪十美元的任務時薪一百美元的任務時薪一千美元的任務時薪一萬美元的任務
跑腿辦雜務為潛在顧客或現有顧客解決問題規畫你一天的時間並安排事情的優先順序改善你獨特的銷售主張
與不符合條件的潛在顧客交談與符合條件的潛在顧客交談與符合條件的潛在顧客談判設計新的和更好的提案
打電話給陌生的潛在顧客寫電子郵件給潛在顧客或現有顧客建立你的銷售流程重新定位你的訊息和立場
建置和修正你網站上的內容建立行銷測試和實驗評估行銷測試和實驗執行「出人意料」的出色構想
製作費用報告管理點擊付費式的宣傳廣告建立點擊付費式宣傳廣告協商談判重大交易
以大多數人採用的方式經營「社群媒體」經營社群媒體,成效不錯(這是罕見的)以極強的能力經營社群媒體(這非常罕見)向高價值顧客和團體銷售
清理、分類將簡單的任務外包將複雜的任務委派他人選擇團隊成員
參加會議對顧客進行後續行動撰寫銷售文案公開演講
資料來源:《80/20法則做行銷,業績變百倍!》(80/20 Sales and Marketing),裴利.馬歇爾(Perry Marshall)

「大約占我一半的時間」是常見的回答。當我強力要求人們外包工作時,他們毫無諷刺意味地回答:「我沒有時間處理外包作業!」

你必須花時間來騰出時間,但就像複利一樣,長遠來看你省下來的時間,將遠比你投入的時間更多。

「但是我每天只需要花幾分鐘就可以做完這件事!」即使某件事每天只要花你五分鐘、每天做五次,總計每年要花費15個工作天,這甚至還未考量到認知轉換成本。

若要把更多低價值的任務外包出去,請嘗試以下工具:

● 日常雜務:GetMagic.com、TaskRabbit.com

● 創意任務和虛擬助理:Upwork.com、Freelancer.com

3. 運用非同步通訊

「那是必要之惡。」說這句話的人,是我曾任職的澳洲某大型銀行的一位前任經理。

我當時問他,有12人必須出席長達三小時的定期會議,但其中十人各自只能做出五分鐘的重要貢獻,那為什麼還要讓這麼多人參加。

那不是必要之惡,而只是效率不彰和欠缺生產力。

這種不勇於承擔責任的做法,以及透過多人參加長達數小時的會議和「回覆所有人」的一長串電子郵件,以便將責任外包的傾向,使公司的生產力停滯不前,員工士氣低落。

更好的方法,是採取「我方便的時候就會處理這件事」的哲學,而這正是非同步溝通的核心。現實情況是,大多數事情不需要立即回應,而且會議不應該只用於溝通交流資訊;我們可用電子郵件和即時傳訊來溝通。

如果需要討論,請嘗試安排較短的會議,以15分鐘或30分鐘為單位來拉長會議時間,而不強制以小時為單位,後者是現今大多數組織的預設做法。如果不必開會(通常不必開會),請嘗試以下非同步溝通的工具:

● 即時訊息:Slack、Facebook Workplace、Microsoft Teams

● 專案管理:Asana、Trello、Basecamp、Airtable

● 暫停電子郵件和網站:Inbox Pause、Blocksite

4. 不再把所有決定都當成重大決定

談到非同步溝通,很難不參考亞馬遜的傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos)所說的第一類和第二類決定:第一類決定的規模大、棘手、不可逆,而且攸關重大。第二類決定是可逆的,你若是搞砸了,還是可以補救,而不會造成太多損害,甚至沒有任何損害。

我們的大多數決定都是第二類決定,這種決定應該盡快做出。歸屬於第一類的決定愈少,會議和溝通所耗費的時間就愈少。

5. 嘗試任務捆綁

一心多用是不實際的想法,轉換任務會讓我們徒勞無功且精疲力盡,但這並不表示我們不能把多項任務捆綁(bundle)在一起。

賓州大學華頓商學院(Wharton School)的行為經濟學家凱瑟琳.米爾克曼(Katherine Milkman)創造了「誘惑捆綁」(temptation bundling)一詞。這是指將你想要做的事情與必須做的事情捆綁在一起,以幫助你養成正向的習慣。

假設我的物理治療師要求我每天進行三十分鐘的活動力訓練,每週做三次。我可以單獨進行這件事,也可以把它和我想做的事情結合起來,例如觀看YouTube上的紀錄片,甚至用擴音鍵講電話。

少找藉口,並投入所需的時間來設計自己的工作和個人生活,這樣一來,我們不僅可以加入新貴族,也可以過著更有意義、更沒有遺憾的生活。

正如羅馬斯多葛學派哲學家塞內卡(Seneca)所說:「如果善用人生,人生就會長久。」

(林麗冠譯)



史提夫.葛拉維斯基 Steve Glaveski

企業創新和新創公司加速器中心Collective Campus執行長和共同創辦人,公司總部在澳洲墨爾本。他主持播客節目「未來平方」(Future Squared),並著有《時間充裕:盡最大努力工作,過最佳人生》( Time Rich: Do Your Best Work, Live Your Best Life)和《從員工到創業家》(Employee to Entrepreneur: How to Earn Your Freedom and Do Work That Matters)。


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