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數位抗疫力

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超前部署「後疫情時代」!掌握數位轉型的關鍵時刻

洪偉淦   
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新冠肺炎對全球經濟及產業的衝擊可謂是全面性的。疫情固然對產業別有不同程度的影響,但不可諱言,營運數位化程度愈高,甚至具備虛擬工作能力的企業,面對疫情確實得以有較快的應變速度。無怪乎資訊業界都認為,疫情將是數位轉型的最大推手。

一月初,政府正式成立中央疫情指揮中心,同一時間,趨勢科技開始「全員在家工作」的準備作業;二月初,當教育部宣布各級學校因應疫情延後開學、口罩實名制開始上路時,趨勢科技正式啟動全員在家上班模式。因為身為軟體廠商,我們有更大的優勢可以「超前部署」遠距工作。

但全員遠距工作遠比想像中複雜,比如,從進公司第一天就必須到公司才能工作的客服人員,現在要將公司接到的客戶來電轉接到個人電話,在家透過筆記型電腦查詢到公司資料,並快速回覆客戶提問等流程及資訊安全性,諸般環節都必須重新經過設計,而這些顛覆以往工作習慣的實驗,正一場又一場「被迫地」在全球展開!

除此之外,經過將近兩個月的遠距工作後,我們也發現,過去不管是透過電話、視訊會議,或甚至電子郵件往返來討論工作項目的方式,都有一個缺點,就是「太過有目標性」,針對特定議題而舉辦,會議結束後就馬上轉換工作項目,缺少了進公司上班會產生的感情連結。這看似微不足道的改變,確實影響了團隊遠距協作的流暢性。

因此,在趨勢科技,我們會選定幾場特定的大型會議,在會議開始前要求全員都打開視訊,大家可以帶著家裡的寵物或手邊有趣的娛樂一起上線,讓參與者能輕鬆地聊聊近況,打造出「虛擬茶水間」。就像是這次特刊中的一篇文章〈疫情當前,團隊如何遠距協作?〉中提到的;除此之外,這篇文章還詳列了其他相當有趣的作法,都是我們會有興趣在趨勢遠距工作中一一嘗試的。

與此同時,正如同特刊中〈啟動公司的緊急遠距計畫〉這篇文章所提醒,彈性應變時期結束之後,你可以運用這些資料來思考哪些做法有效?哪些無效?以及背後的原因時,我們也發現,全員遠距工作至今,有約80%的工作竟然都可以正常執行,而且效果還不錯,讓我們不禁開始思考:「為什麼一直以來我們不這麼做呢?」也許這80%的工作可以長久地以遠距來取代,而這樣的改變,勢必將長久地改變企業的營運模式及成本結構。

這場全球性的疫情改變了很多事,包括工作、醫療及教學,當現況或將成為未來的新常態時,或許現在該是時候來想一想:「後疫情時代」,你準備好了嗎?



洪偉淦   

趨勢科技台灣暨香港區總經理


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