離開辦公室,就該真的下班

How to Leave Work at Work
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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我們需要休息,如果為自己空出時間休息,不因工作而分心,有助於我們展現自己最好的一面。我們可以採取一些步驟,來保護自己的空閒時間。例如,檢視你必須保留多少時間從事個人的優先事務,這就界定了你要考量哪些因素,以決定何時「下班」。確保自己知道需要完成哪些工作,何時會完成。和同事溝通明確的下班時間界線。最後,就是在工作時專心工作。

有些工作的上班與下班之間有很清楚的界線,但有些工作的界線模糊不清,或者可能並不存在。這使得我們很難做到不因工作而分心(尤其是在精神上)。

這可能會造成在晚餐時,你的女兒講著她一天發生了哪些事,但你並沒有聽她說,而是想著上司是否有發電子郵件過來。這可能表示你把原本可以花在睡眠、運動或跟配偶說說話的時間,都拿來使用筆記型電腦。表面看起來你的工作生活可能維持得井然有序,但你的財務或家裡其實亂七八糟,因為你沒有花時間付帳單、規畫退休生活,或整理家裡。

正如我針對上下班界限所寫的文章〈設定界限,捍衛你的時間〉裡指出的,可能採取的做法,取決於你工作的特定情況、工作文化和同事。但在大多數情況下,你可以減少自己在非工作時間因工作而分心的感受。

我身為時間管理教練,發現下列四個步驟會有幫助。我鼓勵你在2020年挑戰自己是否能逐步實踐這些改變,看看自己在非工作時間裡,可以做到多大程度讓身心兩方面都不再掛念工作。

步驟1:定義「下班時間」

如果你的工作時間是傳統的朝九晚五,你的工作時間就是固定的。但如果你的工作環境是彈性工時,你就必須想清楚要在什麼時間上下班。如果雇主期望你每星期固定有幾個小時的工作時數,你首先就要了解如何依照你固定的個人事務,來安排這些時間,例如你必須送孩子上學或參加課外活動、搭某一班火車,或參加自己非常喜歡的運動課程。你必須何時上班、何時下班,才能妥善安排時間?

另一方面,如果公司沒有明確規定你必須工作的時數,例如,你是自由工作者,或是工作環境只要求結果,但你的工作還是占了你醒著的幾乎所有時間,你就應採取反向的做法。先想清楚你想要花多少時間在睡眠、運動、家庭、朋友、打掃家裡、財務等活動。然後檢視每天和每星期,你必須保留多少時間安排這些個人的優先事項。這就界定了你要考量哪些因素,以決定何時「下班」。

第2步:思考清楚

接下來,你應確保自己心智上清楚知道需要完成哪些工作,以及你何時會完成。這包括在某處寫你必須完成的許多任務,不論是記在筆記本、任務管理應用程式、專案管理系統或行事曆裡面。重點在於你不是晚上躺在床上,試圖想起自己待辦事項清單上的每一件事。

有了這份清單之後,就可以規畫你的工作。可能做法是在你的行程中安排時間預先處理報告、在行事曆上預留時間為你第二天的會議做準備,或者只是規畫出你會保留的特定時間來完成工作,而非參加會議或回應他人的要求。這樣的規畫可減少你的焦慮,以免擔心事情會出錯或錯過工作截止期限。

讓思考更清楚的最後一部分,是在每天工作結束時做個總結。這時要檢視你每天的待辦事項清單和行事曆,以確保你已完成絕對必須完成的每一項任務(具體來說,就是那些截止期限不能更改的任務)。你還可以快速瀏覽一下你的電子郵件,確保已處理好所有的緊急訊息才離開辦公室。對某些人來說,把這件事當成是每天要做的最後一件事(例如在離開辦公室前的15到30分鐘這麼做),是很有效的做法。對於其他人來說,更好的做法是,在必須離開辦公室前一到兩個小時,在他們的行事曆上安排提醒要這麼做。這讓他們有更寬裕的時間來總結當天的工作。

步驟3:與同事溝通

某些工作情況下,你可以設定一個明確的下班時間界線,比方說下午6點後我就會離線。但其他情況下,這種界線會模糊許多。

在你可以明確區分工作和家庭之間界線的情況下,我要鼓勵你直接與同事溝通這件事。例如你可以說:「我通常在下午6點下班,所以你若是在那之後連絡我,應該會在下一個工作天的上午9點之後收到我的回應。」或者在某些情況下,你可以用行動來讓別人知道你的設定。如果他們從未在下午6點到早上9點之間得到你的回應,就可以讓他們預期那段時間無法連絡到你。

不過,對於工作需要持續保持連絡的其他人來說,可能應設定一些準則,來控制人們連絡你的方式,以減少不必要的干擾。例如你可以說:「白天有問題可以發簡訊給我,但下午6點以後,除非情況真的很緊急,否則請寫電郵給我,不要發簡訊。」同樣地,如果你的時程安排很有彈性,白天會暫停工作一段較長的時間,去健身房運動或接小孩放學,你就應設定一些你偏愛的連絡方式,鼓勵人們用這些方式連絡你。例如,「白天我有時候可能沒有在用電腦。如果你需要我快速回應,就打電話或傳簡訊給我。」在這些情境中,你就設定好只有最重要的工作,才會透過緊急電話或簡訊來連絡,讓你無法處理個人或家庭的事務,而且一旦你有了餘裕,就可以將注意力轉到非緊急的工作上。

步驟4:工作時就專心工作

這麼說似乎很奇怪,但我想鼓勵你允許自己在工作時專心工作。許多人會認為,「真正的工作」是等到下午5點或6點同事都離開辦公室之後才做的事情,或者等到晚上送孩子上床睡覺之後才做的工作。人們會有這種心態,是因為這種時段看起來是珍貴的幾個小時,沒有人會隨意進入你的辦公室,或者要求你立刻提供某個東西。但是,你如果不想要在下班後還因為工作而分心,就必須在白天好好做你的工作。

完成第二步驟「思考清楚」裡的行動,可讓你在這個過程裡有重大進展。好好守護你自己的時間。安排時間進行專案工作。在你的行事曆上安排時間回覆電子郵件。而且,如果進行後續工作時你必須到辦公室以外的地方,那就去吧。安排自我省察的個人時間,並持之以恆,暫停手邊任務。當你因為還未完成工作而壓力過大時,要維持工作專注不分心就會非常困難(甚至不可能做到)。

如果你必須(或想要)在你平常工作日之外做一些工作,就一定要安排好這麼做的時段。例如,我今晚會從晚上8點開始工作到9點,然後就停止工作。或者,我會在星期六下午1點到4點花三個小時工作,但在那之前或之後,我都不會去想工作的事情。指定一段時間,並堅持只在這段時間工作,這做法遠勝過整夜或整個週末都想著工作,卻沒有去做。

每一個人都需要讓心智有休息的時候,才能產生最佳工作成果,而且如果為自己空出時間休息,不因工作而分心,有助於我們展現自己最好的一面。我無法保證你絕對不會想到工作,但你若是採取這四個步驟,就可以減少下班後因工作而分心的程度。

(蘇偉信譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


本篇文章主題自我管理