虛擬會議如何有效召開?

What It Takes to Run a Great Virtual Meeting
鮑伯.福瑞奇 Bob Frisch , 凱瑞.格林 Cary Greene
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新冠肺炎疫情持續蔓延,許多會議可能必須因此取消,或是改為召開虛擬會議。雖然虛擬會議似乎很容易成效不彰,但其實,即使是因為害怕感染疫病而臨時改採虛擬方式進行的會議,都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技,來提高會議成效。為此,本文提出12項步驟,協助發揮虛擬會議的成效。

企業爭相以差旅限制、安排遠距工作等措施,保護員工免於感染傳播中的新冠肺炎,而接下來很有可能取消親自出席與團隊、顧客或供應商的會議,為期數天,甚至可能長達數週。

在最佳情況下,只要有一或兩名出席人員是打電話進來開會,會議的成效就會開始降低。其中的原因很多。出席人員通常把虛擬會議當成可以一心多用的時候。會議主辦人也往往較不留心處理會議中談話的目的和會議設計。相當常見的情況是,會議由一、兩名與會人員主導,其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

但情況不見得一定會是如此。即使是因為害怕感染疫病,而臨時決定採取虛擬方式進行的會議,都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技,來提高會議成效。

以下這12個步驟,可以助你提高虛擬會議的成效。

1.運用視訊。為了讓與會人員覺得大家全都身在「同一場」會議裡,請捨棄傳統的電話會議,改為視訊會議,像是Zoom、Skype和GoToMeeting等,這有助於對話的個人化,並讓與會者認真參與。

2.雖然如此,還是務必提供電話會議的選項。視訊會議可以有很好的成效,但它仰賴強大的網路連線,而這個條件不見得一定存在。大家還是需要能透過聲音參與會議的選項,但要清楚表明,視訊優先是新常態。

3.預先做技術測試。最令人洩氣的情況就是,會議一開始就出現15分鐘的延遲,原因是大家需要下載軟體、視訊故障等問題。在虛擬會議開始之前,所有與會人員都應該測試技術設備,確保自己能順利使用主要功能。切記,與供應商或顧客談話時,你的團隊可能必須先熟悉不同的套裝軟體。

4.務必讓大家看得到臉。如果與會人員可以看到彼此的表情和肢體語言,視訊會議會更有效。要求每個人坐在靠近網路攝影機的位置,有助於重建親自出席會議現場的親近感。

5.堅守開會的基本原則。開始談話之前,設定清楚的目標,如果恰當的話,預先發送文件讓大家先讀。在會議中使用議程,設定會議基本規則、安排休息時間,並在會議的每個階段和全程結束後,清楚制定後續步驟(包括時間和責任)。

6.盡量縮短報告時間。唯一比親自在場會議裡進行冗長報告更糟糕的事,就是虛擬會議裡的冗長報告。會議應該用於討論。背景資訊應該事前提供。如果有人必須做報告,可用螢幕分享以引導對話,這樣與會者就能真正「看著同一頁」,有相同的理解。但還是要優先採用對話而非報告,盡量增加大家可看著彼此的時間。

7.進行破冰活動。雖然我們並不熱愛進行破冰活動,但很重要的是,在大家可能感到孤立時,運用每一項能強化人際關係的工具。另外也很重要的是,要知道有哪個與會人員有親朋好友或親人正在與病毒對抗,因此,「談談近況」之類的做法就有幫助。

8.指派主持人。虛擬討論通常比現場面對面討論更難以管理。一個有助益的做法是,指派某個人引導對話,讓其他與會者專注在內容上。主持人也可以運用意見調查系統,以了解與會者在某些問題上的態度,確保所有意見都能被聽到。主持人也應該要能解決會議所用技術設備的基本問題。

9.點名發言。進行虛擬會議時,一個更具挑戰性的層面,是如何讓每個人在無法彼此商討下參與。為了防患於先,我們建議定時點名每個人發言,甚至在決策拍板定案之前,以虛擬方式輪流逐一發言。有些套裝軟體甚至能讓想要發言的與會人員「舉手」。這有助於主持人總結會議,但不至於有遺漏內向與會人員意見的風險。

10.即時取得回饋意見。在虛擬會議當中蒐集並處理高品質的意見,會有困難,尤其是因為更難解讀視覺線索。你可以運用像Poll Everywhere等電話調查工具,即時向與會人員蒐集他們對特定主題的回饋意見。保持調查的開放度,並與視訊會議分開,以免干擾對話。參與者需要清楚的指示,以了解如何操作意見調查系統和相關做法,但群體能迅速抓到訣竅,因此相當值得花心力學習。

11.不要怕處理困難的議題。虛擬會議是經由學習而養成的行為,一旦你和你的團隊開始對這種工作方式感到自在,就會很驚訝你們可以從中得到那麼多收穫。你可能很自然會想把困難的議題,留到大家都親自在場時再討論,但這恐怕不是可行的選項。因此,不要迴避具爭議性的主題。

12.趁大家還同在一處時,練習一或兩次。下一次幕僚會議就用虛擬方式進行,讓每個主管待在自己的辦公室裡,在沒有人協助下登入網路會議。在會議結束後,聚在一起分享這段經驗。有哪些環節進行得很順利,哪些不順利?你們的虛擬會議要如何改進,才能和親自在場會議一樣有生產力?

在接下來幾週,無法和同事同在一處工作,可能會變成重大挑戰。為了讓虛擬會議發揮成效,你可能需要調整團隊進行虛擬會議的方式。但現在花一點心力來做準備,到時候可以發揮重大作用。

(周宜芳譯)



鮑伯.福瑞奇

鮑伯.福瑞奇 Bob Frisch

以波士頓為根據地的顧問公司「策略性外地活動集團」(Strategic Offsites Group)執行合夥人,著有《誰在房間裡?優秀領導人如何讓團隊以自己為中心而建構及管理》(Who's In The Room?),另外與人合著有《誰在團隊搞破壞!》(Simple Sabotage)。他曾在《哈佛商業評論》發表過四篇文章,包括2006年6月的〈有效的外地會議〉(Off-Sites That Work)。


凱瑞.格林

凱瑞.格林 Cary Greene

顧問公司「策略性外地活動集團」(Strategic Offsites Group)合夥人,與人合著有《誰在團隊搞破壞!》一書,以及2015年3月號的《哈佛商業評論》文章〈別讓主管開會打瞌睡〉(Leadership Summits that Work)。


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