【管理用聽的】如何避免成為「說太多」的主管

Don't Be the Boss Who Talks Too Much
1號課堂 class one
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領導人必須知道何時應閉口不言。因此,你可以遵循一些規則,來減輕過度溝通的弊端。首先,要多聽少說。而如果員工正忙於設計解決方案或完成任務,就不是對話的合適時機。鼓勵員工每月和領導人進行一次一對一會議。最後,讓員工知道,他們提出擔憂的事情之後,你會採取行動,好讓員工願意暢所欲言。

身為主管,你必須確保團隊中的每個人都了解公司的目標。因此,你常常花很多時間討論目標,以及實現這些目標所需採取的步驟。為讓每位成員都清楚你的需求,幾乎每次溝通,你都會尋找新的表達方式,希望完整傳達你的想法。但其實許多主管都忽略了一點,那就是,這麼做會讓你「溝通過度」。

如果你是主管,你必須隨時問自己:你是否溝通的太多?什麼時候你應該閉嘴不說話?想檢視自己是否「說的太多」,你可以參考以下的一些原則。

第一,聽與說雙向進行

當你試圖傳達你的想法,並分配接下來的工作時,很容易會高談闊論。你有許多話想說,腦中充滿各種點子,你可能會變得太興奮而無法控制自己。由於你是主管,其他團隊成員可能會覺得應該要專注聆聽並點頭稱是。而且,你可能沒注意到時間流逝。

因此,主管應該多留點時間聆聽部屬說話,部屬和主管說話的時間應該要一樣多,甚至更多。高效能領導人不僅要懂得說話,也該擅於聆聽。

在主持會議的時候,請特別注意自己花多少時間說話,多少時間聆聽。有人向你提出問題時,你可以請其他團隊成員發表意見,以做為參考。這樣一來,每個人都有機會參與,也會覺得自己提供的想法受到重視。

第二,絕不打斷員工的「專注狀態」

如果你的員工正忙於處理某項工作,那麼這時就不要打斷他們。除非緊急情況,你不應該把他們從「專注狀態」拉出來。你必須確保他們有足夠的不受打擾時間,好讓他們專心工作。

在一天當中安排多項會議,把員工的工作時間切成零碎的片段,這在任何工作環境裡,都一定會扼殺生產力。

第三,每個月進行一次一對一會議

為了確保員工能夠自由的提出想法和疑慮,你應該讓團隊的每個成員,每個月和主管進行一次一對一會議,在這些會議中,他們可以提出任何意見。

為了確保員工不會猶豫退縮,主管可以請員工在開會時,至少提出一項「壞消息」。可以是對我們正在打造的新產品或營運方式有疑慮,也可以包含改善的建議。當然,你也必須歡迎員工提出正向的議題,也就是讓他們感到興奮、希望公司能加強的事情。但請記得,這些會議仍要以解決實際問題為優先。

第四,採取實際行動

理論上,主管應該歡迎團隊的每一個成員討論各種議題,但正如許多專家說過的,僅僅宣布「我的大門永遠為你們敞開」是不夠的。重要的是,要讓員工暢所欲言,讓他們知道,他們向你提出問題之後,你會針對那些問題採取行動,追蹤進度、找出障礙,並繼續推動相關措施。

你愈是這樣做,員工就愈能看到溝通的實際價值,以及雙向的溝通可以達到什麼成果,並且更樂於這麼做。

以上摘自〈為人上司不能只說不聽〉,主題為「如何避免成為『說太多』的主管」。方法包括:第一,聽與說雙向進行;第二,絕不打斷員工的「專注狀態」;第三,每個月進行一次一對一會議;第四,採取實際行動。



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