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數位抗疫力

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啟動公司的緊急遠距工作計畫

What's Your Company's Emergency Remote-Work Plan?
卡莉.威廉.約斯特 Cali Williams Yost
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發生新冠肺炎這樣的全球緊急醫療狀況,不僅讓人陷入恐懼,也對日常活動造成破壞。面對這樣的變局,雇主、員工、組織都要做好準備,迅速因應工作地點的意外變化:商務差旅可能會減少或全面停擺,更多員工可能需要在本地「上班時間」之外工作,並使用視訊會議跨時區運作。為此,本文提出五個步驟,教你為可能發生的營運中斷預作準備。

2月底,嚴重特殊傳染性肺炎(COVID-19,簡稱新冠肺炎)在美國發生了更嚴重的變化,相關人士警告,這很可能會影響我們工作的方式、時間和地點:

「日常活動可能面臨嚴重中斷。學校可能會關閉,大規模群眾集會暫停,企業被迫讓員工遠距工作,」美國疾病管制與預防中心的國家免疫與呼吸道疾病中心(CDC' National Center for Immunization and Respiratory Diseases)主任南希.梅森尼爾(Nancy Messonnier)博士,在2月25日的記者會中警告說。

新冠肺炎疫情在全球擴散,此時考驗的是雇主是否已做好準備,能迅速因應工作地點的意外變化。商務差旅可能會減少或全面停擺。更多的員工可能必須在本地「上班時間」之外工作,並使用視訊會議跨時區運作。如果情況變得很糟,很多人確實會被詢問或被要求改為遠距工作。

組織做好準備了嗎?恐怕是還沒有。但即使是願意重新思考如何完成工作的人,是否已做好準備回答一個不可避免的危機後問題:「我們一直以來為什麼都不這麼做?」

你如何讓你的組織做好準備,不僅可以彈性因應這種潛在的營運中斷,還可以把它當成機會,廣泛地重新構想工作方式?你可以從以下五個步驟開始著手:

1.正視所有或部分員工也許必須遠距工作的可能性

希望並祈禱它不會發生,或者就是無視它,這些都不能算是策略。你的策略也不應該是在擴大隔離範圍的那天,發放筆記型電腦給每一個員工,告訴他們:「去別的地方工作。」你在規畫時應該先假定,保持正常運作的唯一方法,是盡可能讓最多的員工能遠距工作。現在就應該召集跨部門團隊,其中包括業務主管,以及資訊科技、人資、溝通傳播和工廠設施等部門,開始針對不同的情境做規畫,並優化執行,以因應需要快速反應的情況。

2.列出可能受到影響的職位和任務

記下哪些職位和職責:(1)可以在人員沒有進入工作場所的情況下完成,即使只是部分完成,(2)無法在實體辦公室之外完成,(3)情況不確定。

檢視你認為特定工作無法遠距進行的既有假設,挑戰其中任何可能不正確的假設。對於被列入「情況不確定」一欄的工作,你應進行實驗。例如,多年來我一直被告知:「行政助理不能彈性工作。」而多年來,我也一直與行政助理團隊合作,以證明事實並非如此。沒錯,他們負責的某些任務,確實需要實際出現在辦公室才能完成,但這些是可以預先規畫的。他們大多數的任務都可以在傳統工作模式之外有效地完成,並讓企業受惠。

3.盤點可用的資訊科技軟硬體,消弭取得和採用的落差

評估大家放心使用某些應用軟體的程度,例如視訊會議和其他協作/通訊平台。如果發現有落差,你應該在員工必須使用這些軟硬體之前,先提供他們相關訓練和練習機會。即時學習運用不是最佳做法,而且缺乏效率。清查組織有哪些裝置可供員工使用,並清楚說明組織可以接受「自備」電話和電腦的選項。確定是否有任何資料安全問題要考慮,並找出事先解決這些問題的最佳辦法。

4.預先設立通訊準則

這個通訊準則計畫必須概述:如何聯絡所有人(例如,所有的聯絡資訊都放在一處,清楚列出主要的溝通管道:電子郵件、IM、Slack等),期望員工如何回應客戶,以及團隊如何與何時進行協調和開會。

5.找出衡量績效的方法,以充分反映廣泛的變化

彈性應變時期結束之後,你可以運用這些資料來思考哪些做法有效、哪些無效,以及背後的原因。危機過後,這些資料也可以讓你做好準備,回答一個不可迴避的問題:「我們一直以來為什麼不這麼做?」你可以根據結果,決定永久維持某些彈性應變措施。例如,你也許可以把商務差旅減少25%,改為舉行視訊會議。之後,你若確定這些會議中約有80%其實與出差的效果相同,商務差旅就可以維持減少20%,但這次是納入組織減少碳排放的永續發展策略。

新冠肺炎這類全球健康緊急狀況,令所有人感到恐懼,也對日常活動造成破壞和混亂。如果你做好規畫,而最終什麼都沒有發生?那麼至少在下次,當面臨難以繼續營運的挑戰時,你已經擁有一份有條不紊、彈性的工作災難應變計畫,而發生這種災難的機率始終存在。

(劉純佑譯)



卡莉.威廉.約斯特 Cali Williams Yost

Flex+Strategy Group/Work+Life Fit執行長暨創辦人,著有《微調:一天一天實現夢想》(Tweak It: Make What Matters to You Happen Every Day)。


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