【管理用聽的】如何克服分心,養成專注的工作習慣

How to Overcome Your (Checks Email) Distraction Habit
1號課堂 class one
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好的工作需要深入聚焦。但習慣分心的人維持注意力的時間較短,也比較沒耐心以有意義的方式運用腦力。結果,我們從事考慮周到的工作的能力降低了,而且我們實際執行這種工作的欲望也降低了。因此,提高生產力不是靠時間管理,而是靠注意力管理。要管理注意力,可以做三件簡單的事:察覺分心問題、想出克服問題的計畫、利用活化能量的原則。

想要有高效、高品質的工作成果,需要深入聚焦的思考。但習慣分心的人,維持注意力的時間比較短,也比較沒耐心充分運用腦力,如此一來,我們思考的品質就會降低。因此,想提高生產力,不是靠時間管理,而是靠注意力管理。

要管理注意力,可以從三件簡單的事做起,分別是:察覺分心的原因、找出方法,克服問題,以及利用活化能量的原則。

第一,察覺分心的原因

「自覺」是促使「改變」的第一步,如果你沒有發現自己有某個壞習慣,就很難改變那個習慣,因此,你應設法注意你分心的機率有多高,以及知道分心的原因是什麼。每當你發現自己的專注焦點從一件事切換到另一件事,而且沒有停止的意識,請將它記錄在一張紙上,並思考、記下導致你分心的原因是什麼。

第二,找出方法,克服問題

一旦察覺自己有容易分心問題,就可以想辦法克服這些問題。例如,問問自己和其他人,當你需要專心的時候,你會採取什麼方式,以避免被別人打擾。你也可以採取一些方式,避免自己在需要專注的時候分心,比方說不要一直檢查手機,也不要一收到電子郵件就急著回信。

記下這些方法,並找機會試試,然後記錄這些方法對你是否有效。經過一段時間你就會了解,針對你自己的情況,哪些方法對提高注意力有效,哪些方法無效。

第三,利用活化能量的原則

戒除容易分心的第三個方法,是「活化能量」的原則。這個方法,可以讓你更專注地朝每個階段前進,更有生產力。例如,如果要著手進行那些看似困難,又須考慮周到、非常重要的任務,你可以把它拆解為幾個小步驟,並具體說明。

比方說,不要在待辦事項的清單中寫著「寫完一篇文章」,而是寫「列出這篇文章的四個要點」;或是,不要寫「完成這項分析報告」,而是寫「確認報告第一部分的主題」。

如果列出的這些階段目標,看起來輕鬆又容易做到,開始著手進行的動力就會比較高,因此,你應該要讓所有事情看來都快速而且容易。

活化能量自然會牽涉到所謂的「摩擦力」,也就是阻止你分心的原因,這也是你可以使用的工具。比方說,假如你習慣晚上下班後,不斷用手機查看電子郵件,那可能不是因為你真的放不下工作,而是因為你上班時「總是」查看電子郵件,「隨時確認有沒有新郵件」已經成為你的習慣。因此下班之後,你可以製造一些摩擦力,來改變這個習慣。你可以將手機上email帳號的設定,從「開啟」改成「關閉」,就算你不自覺的點擊email應用程式,你看到的將是空白螢幕。

重新進入你的設定,並開啟電子郵件,只需要多花幾秒鐘,但這足以提醒你記得你的計畫,減少你查看email的衝動。

分心讓我們感到筋疲力盡,儘管我們總是很忙,但總覺得好像一事無成。更糟糕的是,一旦分心成為習慣,即使沒有任何人、任何事讓你分心,你也可能因為自己不自覺的習慣而無法專心。

為了避免倦怠過勞,我們必須認清這個狀況,並擬定明確計畫,解決分心的問題,這樣才能充分運用時間,完成我們最需要深思熟慮的重要工作。

以上摘自〈克服分心習慣,揮別一事無成〉,主題為「如何克服分心,養成專注的工作習慣」。包括:第一,察覺分心問題、的二,找出方法,克服問題、第三,利用活化能量的原則。



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