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你的公司 夠AI嗎?

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2019年7月號

「化繁為簡」才有執行力,才有落實度

杜書伍
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制度機制的建立,都是從粗略開始。經由運用執行累積實務經驗,不斷的改善優化,逐漸提升細緻度及增加涵蓋度。這是精益求精、不斷提升制度機制效益的必要做法。

但是長久下來,制度機制往往變成一個非常龐大、複雜的系統。設計的人甚至會自傲的認為:這是一個幾近完美的制度機制。

然而,組織是一群不同經驗、不同能力與層級的人所組成;一個龐雜的系統是很難讓組織的一般人員,易於學習及清楚掌握的,更難奢望融會貫通。所以,要求所有人都能落實執行制度規範,不但緣木求魚,且效率品質反而低落。假如一個公司各方面的制度都已十分龐雜,那更容易陷入全面性的低效率及僵固化。

去蕪存菁、提升專注

「化繁為簡」,就如同「見山是山,見山不是山,見山又是山」的道理。制度設計,經過長時間累積豐富的實務經驗、細緻的整理規畫,以及充分的融會貫通,我們必然會發覺:哪幾個部分是真正的核心,哪些是疊床架屋;哪些只要確實掌控幾個源頭關鍵點,相關狀況就幾乎不會發生。也有很多情況,發生的機率非常非常低,寧可放棄或禁止,反而能省去大量的人員精力耗損與成本的節省。

所以「化繁為簡」是有方法的。透過去蕪存菁、專注提升,就能從「見山不是山」,跳脫提升到「見山又是山」這個層次;而這個經過「精淬」過的很精實的制度,會更「易學易用」,自然執行度強、落實度高。

三個面向,精簡制度

另外,一個組織必須要注重三個面向,來協助制度的精簡:

一、建立優質組織文化。

二、注重讀人識人用人。

三、善用數位智能工具。

因為制度的設計與運用的場域,是息息相關的。場域由人組成,招募時注重人員的素養、品格、價值觀,在場域正向行為規範的薰陶下,形成優質的組織文化,制度就不需要在一些很基本的部分做闡述,也不需要制定過多的「防呆機制」,同時也會減少防弊機制的設計。這些也都是導致制度龐雜的原因。

工具,永遠是解決問題最好的幫手。智能工具更是能將複雜的機制自動化,是「化繁為簡」最為有效的工具。

適時為制度「塑身」

制度機制設計者應該時時刻刻關注制度如何「化繁為簡」,注重制度的「塑身」,讓制度清爽,執行與落實就簡易多了。



杜書伍

聯強國際集團總裁兼執行長


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