讓員工在開會時知無不言

Make Your Meetings a Safe Space for Honest Conversation
保羅.艾克斯托 Paul Axtell
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給員工更多自由,會使員工變得更坦率。

最近我和一群企業主管會面,討論改善會議的方法。我們的目標是找到辦法,創造一個真正讓員工期待進入的空間。與會的每個人輪流敘述自己記得的一次效果特強的會議。

有個故事脫穎而出。

一位同事告訴大家,他還是個年輕工程師時,在一家製造廠工作,加入了數個專案團隊。他說:「我的經理喬許來到工廠時,會帶大家去吃披薩,開一個『無話不談』的會議。喬許問我們任何他想知道的事,我們也問他任何我們想知道的事。在那樣的會議裡,人人都可暢所欲言,任何問題都可以提出來。太奇妙了。」

喬許利用這些會議來了解他的團隊表現得如何,他們的專案進行得如何,以及他們需要什麼支援與資源。他提出廣泛的問題來展開坦誠開放的談話:

 你認為我需要知道什麼?

 你在哪裡遇到困難?

 你對什麼感到自豪?

沒有要提出完美答案的壓力。唯一的要求是誠實和誠懇。當然,喬許本身是體貼、真誠、關懷部屬的主管,這一點有助益,因為這些素質有助於創造這種談話所需的心理安全感。

設法把會開得更好,最終有賴於相互尊重、包容地領導,以及建立足夠安全的空間,讓人們可以暢所欲言。你不見得一定要完全仿效喬許的做法,但你可以聚焦於兩個關鍵領域,那就是允許暢談和創造安全感,以增加你們會議中對話的自由、坦誠和高品質。

以下是做法:

首先要允許暢談。允許與會者說出或詢問任何事情,是極其寶貴的,讓我們能夠充分表達自己:尋求我們想要的東西,提供回饋意見,並在我們覺得有必要時坦誠提出相關議題。喬許宣布他想要開個「無話不談」的會議,就是允許他的團隊展現出高度的坦誠,這是大多數會議無法達到的。他要求發言的人不要隱瞞或修飾自己的想法。他要求聆聽的人給予同事機會,充分聽取他們的想法,這正是大家都想要的:說出我們真正的想法,並且因而受到尊重。

在你主持的會議上,一開始就要表示你允許大家暢所欲言,最好直接說明,而非假設大家都已知道可以這樣做。你希望團隊允許你怎樣做,以便你能有效領導?團隊需要你允許他們怎樣做,以便他們能有效參與?

身為領導人的你,可要求團隊允許你做以下的事情:

 在對話偏離主題或重複時,讓對話維持在會議主題上

 請尚未發言的人發言

 如果有人主導發言,就阻止他們

 在你需要某人詳細說明時,問他一些問題以釐清狀況

賦予權力給你的團隊,表明他們獲得許可做以下的事情:

 隨時提問

 邀請未發言的同事加入對話

 要求花更多時間討論某個主題

 要求其他人多說明一下他們對某個議題的立場

 提出尚未完全處理的憂慮事項

最後,鼓勵你的團隊(和你自己)在發表評論之前,徵得同意發言。這有助於確保你的評論不具威脅性,而且同事會仔細聽取。在發言之前,請說:

 我可以問你一件事嗎?

 我可以告訴你一件事嗎?

 我可以給你一些指導嗎?

 我可以稍微反駁一下你剛才說的話嗎?

如果覺得這些話太難記住,那麼重點是:你和你的團隊,有權要求能使你們有效參與會議的任何事物,像是引領會議進行以獲得成果、充分表達自己,以及讓討論更有價值。

接著來談安全感。人們在會議中的安全感可達到什麼程度,主要是根據他們以前的經歷。許多人都曾經有過一種感覺,那就是在我們說話時,好像無人聆聽或欣賞。若人們認為自己的言論會有人聆聽並受到尊重,就比較可能降低防禦心理,說出自己真正的想法。如果每個人都參與並覺得足夠安全,可以表達自己的意見,對話就會變得更寬廣且深入。若要在會議上創造心理安全感,應做的事情是:

 要求團隊全神貫注在每個發言的人(會議一開始,就要提出這個要求)

 讓每個人從容、完整地表達想法

 必要時,提出後續問題,以釐清事情

 說明某人所提問題或是評論當中有價值的地方

 會議中稱呼人們的名字,並提到他們之前所作的評論

 邀請尚未發言的人加入對話

 如實回答任何問題

 會議結束時,簡要說明你的開會心得

 解釋你會採取哪些行動來運用那些深入見解,也要求你的團隊提供建議

 讚揚會中談話的品質良好,並為此而感謝團隊

會議結束後,接著要採取的行動:

 在你設定的截止日期前完成行動項目

 未經許可,不與他人分享會中談話內容

 發送手寫感謝卡給與會者(在適當時機)

 聯繫與會者,確保他們滿意你對他們意見的處理

人們不只想要有歸屬感,也想要有貢獻。應用上述原則,你就可以讓你的團隊有貢獻的機會。在進行更坦誠、相互尊重的對話過程中,你的團隊會變得更有凝聚力,更能強力合作。他們甚至可能會開始期待參加你的會議,因為在會議中可透過允許暢談和創造安全感,而創造很棒的對話。更棒的是,你甚至可能開始期待主持這類會議。

(侯秀琴譯)



保羅.艾克斯托

保羅.艾克斯托 Paul Axtell

作家、演講人和企業培訓師,有兩本獲獎的著作:《開會的重要性》(Meetings Matter)和最近發行的第二版《傳授子女十大利器》(Ten Powerful Things to Say to Your Kids)。他開發了一系列的「追求卓越」訓練課程(Being Remarkable),由企業主管或人力資源專家主持進行。


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