運用五大策略,再多工作也不愁

5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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使用範本、檢查清單和設定完成時間。

你用目前的工作方式來做事,事情會多得做不完。你已排好事情的輕重緩急。你已做了規畫。你已把工作分派出去。你已試過聚焦重點。下一個挑戰領域就是提高你的效率,花較少時間仍可把工作做得很好。

究竟哪一種策略最適合,因人而異,也因情況而不同。但我身為時間管理教練,與我合作的客戶都必須用較少時間來完成較多工作,結果我發現了五種策略,即使只採用其中一種,也可以每週節省數小時。

釐清真正的期望

你承擔重大任務時,應該和任何關鍵的利害關係人討論他們對你的期望。也許他們需要一份PowerPoint簡報檔,也可能不需要。也許他們需要你把工作做到A+的程度,或者B+就可以了。也許他們需要完整的全盤計畫,或者只是初步的草案就行。

我協助的一位時間管理客戶在金融業工作,當他明白在某些情況下,只需要足夠資訊可作出同意或否決的決定即可,這就為他省下了好幾天的工作。並非所有情況都需要進行深入的完整分析。

釐清真正需要的東西和需要做到什麼程度,你就可以在決定要做什麼和實際執行方面,省下好幾個小時。

重複使用以前的材料

重複使用和再度使用以前完成的材料,在不同情況下可為你節省的時間也不同,這取決於你的具體職責。但你應盡可能複製、貼上和編輯。可重複使用的包括電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案,以及與你將要傳達的內容很相似的幾乎所有其他類型的活動。

事實證明,我指導的客戶若是必須做簡報或教學,這個策略最有幫助。如果你的時間緊迫,應努力克制想要完全更新或大幅修改材料的衝動,而應使用既有的東西來節省時間,製作出最佳內容。頂尖的演講人往往一再發表同樣的內容,因為熟能生巧。

製作範本和檢查清單

若要加速完成例行工作項目的處理速度,不妨製作或找出一些可使用的範本或檢查清單。例如,我有一份電子郵件範本,每年填寫一次,連同我的年終稅務資訊發給我的會計師。每月一次,我會查看按月結算的財務資料清單。

你可能需要範本的活動包括:彙整製作週報、簡報內容或會議議程。此外你可能會發現,查清單很適合用於每週規畫、一對一會議,或其他重複性的活動。範本和檢查清單都能讓你花較少時間完成工作,因為你不必花時間去記該做什麼,或決定下一步要做什麼。

你可以把這些範本和檢查清單保存在較複雜的系統中,但我發現,通常只需要把它們記錄在一個Word文件中就夠了。

採取對話方式

你也許可以透過口頭分享你已經做完的事情,來節省時間,這取決於你需要完成的是什麼工作。例如,也許主管要求你研究某個主題。你可以做個筆記,然後在一對一會議中說明你的發現,這也許就能在較短時間內達成你的目的,不必撰寫正式的報告。

如果你必須溝通說明的是較抽象的概念,像是設計,這個策略也很有效。我指導的一位客戶發現,透過談話或畫出她的想法,能夠更快速向建築師溝通說明她的想法,遠比試圖把想法寫下溝通更快得多。

界定工作的時間範圍

最後一點,在較短時間內仍可把工作做好的一個策略,就是事先決定要花多少時間在某項任務或部分任務上,然後嚴守時間。例如,如果你通常在研究階段投入過多時間,就應告訴自己:必須在一至二小時之後停止研究。或者,你若是很難構思出初步草案,不妨預先決定,你要花多少時間寫出一些內容。

設定時間,並不能保證你一定可以在規定時間內完成工作。但這絕對能協助你專注重點。而且,事先決定要投入多少時間,有助於讓帕金森定律(Parkinson's Law)對你有利,這個定律指出,工作會不斷擴展,直到用盡設定的工作時間。

我們都有自己的局限,所以我無法保證一切工作都可使用上述策略來完成。但你若確實採用這些技巧,就可以用較少時間完成較多工作。

(侯秀琴譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


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