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克服分心四大策略

4 Strategies for Overcoming Distraction
克里斯.貝利 Chris Bailey
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分心如此容易,但還是要盡力避免。

目前有各式各樣關於個人生產力的統計資料,其中有一項特別令我心驚:平均來說,在電腦前工作的人每四十秒就會分心或被打斷工作一次。換句話說,我們連專心工作一分鐘都做不到,注意力會轉到其他地方。當然,有時候要重新集中注意力也不難,但有研究顯示,如果注意力徹底轉向之後,可能要花二十分鐘才能再重新集中注意力。

原因為何?人類天生就很容易分心。我們大腦的注意力系統天生就會回應任何有趣、具威脅性、新奇的事物。我們甚至有一種對新奇的偏好,任何時候只要注意到新的事物,腦中就會充斥著多巴胺這種令人感到愉悅的化學物質。

從人類演化史來看,這很有道理。例如,我們的遠祖不會只專注在某些事情(例如生火),而會分心注意到新的威脅(例如逼近的劍齒虎),正因如此,才能又活過一天。

雖然每個人情況不太一樣,但我個人在日常生活已經不太會再碰上太多劍齒虎。新奇、令人愉悅或具有威脅性的令人分心事物,目前已經不再能協助人類存活,反而會把我們的注意力從有生產力或有意義的活動上移開。臉書(Facebook)的吸引力,永遠會比Excel試算表來得高;電子郵件帶來的快樂感受,也總是高於現在手上正在寫的那份報告。

那麼,我們該怎麼取回控制權?我讀了幾百份的研究報告,訪談了幾十位專家,還用自己做了各種實驗(包括參加冥想靜修,結果我整整一個月自找無聊),終於知道有許多方式可協助我們減少分心。以下是我最喜歡的四種方式:

打造沒有分心因素的工作模式

有許多因素在爭取我們的注意,因此我們必須盡量事前防止那些因素出現。一種有助於這麼做的方式,就是讓自己處於沒有任何分心因素的模式,在這種理想的環境裡,你可以靜下心來,專注在最重要、最複雜的任務。我自己的無分心因素模式,就是在電腦上開啟分心阻擋器(我用的應用程式是Freedom),戴上抗噪耳機,把手機和平板電腦放在另一個房間,拿杯咖啡,並且想清楚自己現在想完成什麼事情。像這樣專注45分鐘之後,我會休息十分鐘,愛做什麼分心的事都行。

我通常在家工作;而在開放式辦公室裡上班的人,若想進入這種無分心因素模式,可能就得真的起身,改變一下工作場景。畢竟,開放式辦公空間產生分心的機率高出64%,而且在這種環境裡,我們也比較容易被他人打斷工作。

設定三項每日目標

工作時心裡若是更清楚想要做什麼,就能專注在真正重要的事情上。想達到這一點,我個人最愛的固定做法稱為「3的法則」。首先,在早上自問:今天過完的時候,我想完成哪三件事?把其他比較不重要的事,寫在另一張待辦清單上。「3的法則」之所以如此強大,部分原因在於我們可以輕鬆專注記得三件事,如果特別強調這三件事,就不會和一大堆比較不重要的事混在一起。

舉例來說,今天我就設了三個目標:完成這篇文章的初稿,開心地進行之前約好的兩個媒體訪談,並且把下週某場演講的投影片定稿。今天我仍然會處理其他一些事情,但這三件最重要的事絕對是我會專注去做的。

處理困難的事情,而且要多做一些困難的事

工作的時候,工作內容往往會擴大膨脹,結果用完了我們保留來做這件工作的所有可用時間;任何多出來的時間,通常會被分心的事情給填滿。在生產力的領域,這種現象稱為帕金森定律(Parkinson's law)。有時候,分心來自於內部或外部因素,但也有時候只是因為工作帶來的挑戰不夠。好好檢視一下你有多少工作只是在混時間,而並非真正重要。如果這種工作很多,通常就表示你其實可以承擔更具挑戰性的專案,甚至可提高整體工作量。

我自己就曾注意到這種現象:我交出上一本書的初稿之後,工作時混時間瞎忙的情況就大幅增加,像是花比平常更多時間上社群媒體、收發電子郵件、在手機上操作一些不用思考的程式。那時我就發現,工作好像就是會不斷膨脹,吃掉我所有可用的時間。於是,我開始接下一些比較具挑戰性的工作,也接下更多的專案。分心就表示我有餘裕可以分心。

刻意設下計畫的截止期限

你可以為一些不緊急的長期計畫,注入一點新奇、有威脅感的因素。你是否有一整個下午可以寫一份無聊的報告?那就給自己五十分鐘。把工作任務轉成挑戰,不讓自己花好幾個小時去完成它,如此就能逼自己投入更多注意力和精力。

我自己寫大部分的文章時,都會採用這種做法。舉例來說,我不會讓自己用整個下午來寫這篇文章,而是用計時器設定六十分鐘。我給自己的時間有限,因此能夠逼自己專心,而不去注意那些更好玩、更有威脅性、更新奇的事物。

人的心智就是渴忘分心,這點我們無法改變。但我們能做到的成功策略,就是事先阻擋各種令人分心的因素,工作時要有更明確的目標,重新抓緊注意力,而且要徹底做到。

(林俊宏譯)



克里斯.貝利 Chris Bailey

著有《極度專注》(Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distraction)與《生產力計畫》(The Productivity Project,繁體中文版書名為《最有生產力的一年》)。他花了一年進行生產力專案計畫,進行密集的研究,還親身投入數十項生產力實驗,希望找出可盡量提高生產力的方法。


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