向失聯友人求助的七個訣竅

How to Email Someone You Haven't Talked to in Forever
瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker
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沒錯,雖然尷尬,你還是應該這麼做。

在我們職涯的某個時點,我們會發現自己需要其他人的協助,不論是直接聯絡招募主管、蒐集潛在客戶公司的資訊,或是需要別人幫忙迅速了解一個新產業。然而,隨著時光流逝,當工作、家庭和其他需求填滿了我們有限的時間後,我們時常會跟自己人脈網絡裡的其他人失去聯絡。比請求別人幫忙還要困難的,是你需要求助的對象,你已十多年沒跟他說過話,那該怎麼做?

我擔任高階主管的個人教練,曾多次看過客戶面臨這種情況。建立和培養我們個人的和專業的人脈,對事業成功非常重要,因為研究指出,堅實的人脈網絡,可以帶來更好的機會、更快的晉升,更高的地位,還有其他好處。如果向你失去聯絡的人求助會對你有好處,你就不需要覺得尷尬,只要記住下列幾點:

改變你的觀點

我們最不想要被視為只有在需要別人時,才會跟他們接觸。沒有人想成為那樣的人。單單這一個顧慮,就足以阻止我們重新聯絡。改變你對接觸這個人的看法,能讓最初的接觸,感覺比較沒那麼不自在。我經常提醒客戶,「你猜怎麼了?過去十多年來,他們也沒跟你聯絡過。他們可能真的很高興聽到你的消息。」把失聯視為雙方共同的責任,或者,把你的接觸看成是一件正面的事、一個跟認識的人重新建立關係的充足理由,這樣的做法,有助於克服你最初接觸時的心理障礙。

承認之前沒有聯絡

直接說出大家不願談論的情況,也可能減輕尷尬感。如果你們的關係沒那麼正式,比方說,是大學或研究所的同學,你或許可以運用一點幽默感,在電郵主旨上寫「喚起過去美好記憶的人」之類的內容。如果你們的關係是比較正式的性質,比方說,是前上司或客戶,可以在主旨中寫「重新聯絡」之類的話。根據我自己發送這類電子郵件的經驗,還有我客戶的經驗,如果收到電郵的人認得發信者名字,這類電郵主旨的回覆率都超過90%。在你電郵內文的開頭,可以承認從上回聯絡到現在已有一段時間,然後簡要地讓對方知道你在專業上的近況。這也有助於為你的請求,提供有用的背景說明。

留意語氣

如果你提出的請求聽起來很迫切,或是要求很高的話,不僅可能會導致對方拒絕或忽視你的請求,還會讓對方對你產生負面看法。你應該讓自己的語氣,看起來是你有信心對方能答應這項請求。同時,你也要說明你了解他們可能非常忙,好讓請求帶有一些試探性。你也可以說「請讓我知道我可以怎麼做,好讓你更容易完成這項請求」這類的話,讓他們更輕鬆地協助你。他們可能會要求你草擬一封容易轉發的電郵,或是要求你提供額外資訊。

幫他們找好拒絕的理由

你表示明白他們可能沒有足夠時間完成你的請求之後,給他們一個拒絕的藉口,若是他們真的無法幫忙,這有助於為你和對方保留情面。你也許可以說,「我想你一定非常忙,所以如果對你來說,現在不是好時機(或者,如果你覺得跟這個人不是熟到可以介紹我),那我完全可以理解。

提供互惠回報

當我們完全專注在自己的需求時,可能會讓對方覺得你的請求只是一項交易。在更寬廣的互惠關係背景下檢視你的請求,並詢問你能如何幫助對方,有助於建立雙方的關係。你可以這麼說,「請讓我知道,我可以如何幫助你,不論是現在或未來」,如此你就可以提供機會,讓他們在未來需要時向你求助。更好的做法是,事先了解你或許能為對方提供什麼協助,也許是提高他們公司的能見度、讓他們接觸到他們服務項目的潛在顧客,或是最近發布的產業報告。

表達感謝

不論你認識的那個人是否能幫忙你,都應發一封短信,讓對方知道你感謝他們的回覆,而且很高興彼此能重新聯絡上,這麼做可讓雙方對這次互動都感覺良好。如果他們能協助做到你的請求,你隨後應寄出一封感謝函,甚至一份小禮物,像是一瓶葡萄酒,或是對方最喜歡光顧的咖啡店禮券,都是很好的額外巧思。我曾聯絡過某位前同事,請對方幫忙介紹某家大公司的人才管理部門負責人,之後,我獲得機會提出規模相當大的提案。那位前同事的工作壓力相當大,所以我在知道自己提案的結果之前,就先送給她一張健康水療中心的禮券,讓她知道我有多感謝經由她的介紹所帶來的機會,無論最後的結果如何。

保持聯絡

現在你既然已跟這個失聯多年的人重新聯絡上,就應把握這個機會保持聯絡。可能是透過一些小做法,比方說,把對方列入你的節慶卡片寄送名單,或是在LinkedIn(或其他合適的社群媒體)上聯絡,或者在你到對方所在的地區或城市時,邀他們喝杯咖啡或一起午餐。

當我們需要協助時,跟我們失去聯絡的人重新接觸,不見得是龐大的障礙,阻止我們求助。只要你牢記上述準則,便能從容地彌合雙方關係裡的這些缺口,進而重新啟動你的人脈網絡,建立雙方互惠的關係。

(蘇偉信譯)



瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker

在專精於培育領導人的下一步合夥公司(Next Step Partners)擔任企業主管教練,也是創辦合夥人。她的客戶包括高樂氏(Clorox)、Google、尼爾森研究調查公司(Nielsen)、惠烈基金會(Hewlett Foundation)、思高基金會(Skoll Foundation),以及DocuSign和Cloudera等高成長科技公司。


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