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遠距工作團隊如何有效協作

The Explainer: How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote
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關鍵就是清楚溝通、前後一致。

安東剛剛加入會議⋯⋯[撥號聲] 我們可以跟全球各大洲的同事一起開虛擬會議,雖然可能讓人覺得驚奇,但也可能讓人沮喪。這沮喪的感受可能會影響士氣、員工參與、生產力和創新。當我們溝通方式的變化,導致其他人對我們溝通的看法也改變時,就需要一套新的規範和行為。

作者德旺和查莫洛–普雷謬齊克提出幾項經驗法則,來規範遠距工作團隊的溝通:首先,清楚與一致很重要,因此堅守一套大家都同意的規範,可避免混淆。規範內容可能是一組字母縮寫,顯示預期回應時間,以及特定溝通平台的使用標準化。另外請切記,溝通時再清楚也不為過。

除非你事先建立了速記標準用法,否則不要假設其他人會了解你的簡明用法。不論使用哪一種媒介,你都要多花時間確保溝通清楚。第三,不要發大量訊息給團隊。每次你用電子郵件、簡訊或電話時,想像你正走進同事的工作區。如果你用簡訊和電話來跟催電郵,就會像是你一連三次打開他們的辦公室門。盡量減少你的數位內容量,明智地思考之後才按下「發送」。

第四,請注意,比較內向的團隊成員若使用書面溝通,會有很大好處。對於在團體中比較不愛說話的人,實體障礙其實可以促進公平立足點。最後,你應設法用遠距方式慶祝與社交,以加強團隊成員之間的關係,並改善協作。例如,即使只是從電話會議改為視訊會議,也可能促進融洽的關係,並培養同理心。

遠距工作團隊的挑戰不會消失;但創造一致的規則、儀式和規範,很有助於建立一套新的溝通技能組合。

(蘇偉信譯)



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