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給英語非母語人士的英語簡報三招

3 Tips for Presenting in English When You're Not a Native Speaker
黛博拉.格蕾森.雷格 Deborah Grayson Riegel
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把大部分時間花在練習如何報告,而不是修改投影片。

我擔任主管教練,也在國際級的商學院任教,曾接觸過數百位現任的或未來的領導人,他們成就優異、天資聰穎且能力傑出,但在做商業簡報時,很快就會失去信心,無法展現能力。其中有一些領導人,英語並非他們的母語,但必須用英文做簡報,因此感受到的風險和壓力就更高了。同時,現在領導人用英語做簡報的需求也迅速提高。著有《全球致勝語言》(The Language of Global Success)的哈佛商學院副教授采黛爾.尼利(Tsedal Neeley)指出:「全球協作及全球工作都需要用到英語。」

然而,不得不用非母語來表達,可能讓人感到挫折、壓力、沒有安全感。正如尼利所說:「英語非母語人士被迫用英語溝通的時候,不論說得是否流暢,都可能覺得自己對公司的價值變低。」而且,要在上級、決策者、重要利害關係人面前用非母語來做正式的商業簡報,實在是雪上加霜,焦慮感大增。

我在準備《好口才的祕訣:英語非母語人士如何精通公開演說》(Tips of the Tongue: The Nonnative English Speaker's Guide to Mastering Public Speaking)一書的資料時,我和合著作者艾倫.道林(Ellen Dowling)訪談許多曾面對這種情況的領導人,請他們分享經驗。

像是有一位主管,她的母語和第二外語是希伯來語及西班牙語,但主要是用英語做簡報;她承認會感覺到自己「口音不自然、很奇怪」,而且愈緊張口音就愈明顯。她也提到,覺得自己用英語做簡報時,比較不自然,也沒那麼聰明機智。一位中國主管則說:「我如果想不到需要的英文字,就會抓個最簡單的字來用。所以有時候就會發生慘劇,像是在正式會議上說出『老兄』這種詞。」另一位韓國主管更擔心:「我覺得,要把準備好的內容講出來沒問題,但如果簡報內容超出準備範圍,大腦就好像變成一團漿糊,情況會很慘。」

當然,就算英語是母語的人,做簡報的情況也常會很慘(即使那些已有幾十年公開演講經驗的人也一樣)。但英語不是母語的人才會面對的一些獨特挑戰,像是必須要讓人聽得懂、選對適當的字、自然地表達,這些挑戰引發對預期可能出現的慘況和對這個場合的焦慮,都可能讓人難以承受。此外,如果這些擔憂影響到你做商業簡報的意願或能力,就可能導致你的職涯發展受限。

以下提出三種策略,讓英語非母語的人也能在簡報的前、中、後更有自信。

1. 練習做簡報的時間,應該要遠多於修改投影片的時間

我們問客戶,分別花多少時間來做規畫、設計和修改PPT,花多少時間來練習大聲說出簡報內容,大多數客戶承認幾乎沒有花時間練習。雖然這對母語人士也常是個問題,但對非母語人士來說,想要成功做好英語簡報,預演和反覆練習絕對是很重要的。這麼做的目標,是要做到「過度學習」(overlearning),也就是說,即使你覺得自己練習得已經夠了,還要逼自己再練。這麼做可讓簡報內容深植在你的長期記憶裡,因而比較不會受到壓力的影響。而且,如果你已經練到把簡報的核心內容,好好保存在長期記憶裡(而且能夠順利想起來),你正式報告時就會更自然。

2. 別擔心你的口音,但一定要放慢說話的速度

每個人多少都會有口音,就連英語是母語的人也不例外。(我來自紐約,而全世界都知道紐約口音有多糟。)就算是同一個國家的人,不同地區也有不同口音。不過,如果口音讓聽眾聽不懂,就可能是問題。聽眾不熟悉的口音,在簡報的最初一兩分鐘尤其會造成問題,因為那時聽眾得繃緊神經才聽得懂。根據克莉絲汀.范恩根(Kristin J. Van Engen)與強納森.皮爾(Jonathan E. Peelle)在《人類神經科學新領域》(Frontiers in Human Neuroscience)發表的研究指出,聽眾如果聽到口音重的演說,無論何種口音,「理解的程度、速度及耗費的心力都會受到影響,就像是聽力障礙或背景噪音造成的影響一樣。」放慢語速,可協助聽眾克服這些障礙,讓他們好好聽懂、理解你說的內容。開場的表達應該要精心挑選,並好好說清楚,不要含混地快速帶過。隨著簡報進行,口音的影響會慢慢減輕,因為聽眾會慢慢適應你的口音,更容易理解你在說什麼。

3. 早點暫停,而且要常常暫停

簡報過程暫停一下,有兩個好處。第一是讓聽眾理解你的內容,第二是讓你自己休息一下。范恩根和皮爾發現,聽眾如果要理解口音濃重的演說,會需要耗費更多認知能力,除了理解、記憶內容,也得處理其他的資訊或心智工作。所以,偶爾暫停能讓聽眾有機會休息,稍微停止耗費認知能力,並吸收你講的內容。但暫停一下對你也有利,能回想或考慮接下來要說什麼、查看筆記、觀察聽眾的狀況,或是喝口水。暫停的時候,也可以藉機和聽眾拉近距離,例如確認一下你報告的速度或發音是否適當,像是可以說︰「我們先暫停一下。我知道自己講(西班牙語/法語/日語/印度語/自己的母語)的時候很好懂,但我講英語的時候如何?」這種時候通常都能立即得到聽眾正面、支持的回應意見,但你也能停下來喘口氣,重新整理思緒。

不論講者是不是以英語為母語,都不必追求「完美」表現。但只要多付出點心力和決心,就算是英語並非母語的人,也能在簡報時展現自信和能力,對非母語的文化環境感到自在。

(林俊宏譯)



黛博拉.格蕾森.雷格

黛博拉.格蕾森.雷格 Deborah Grayson Riegel

領導及團隊發展顧問公司波達集團(Boda Group)高級顧問,在賓州大學華頓商學院教授管理溝通課程。


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