小心解決與遠距同事的衝突

How to Resolve Conflicts with a Remote Coworker
黎安.黛維 Liane Davey
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別讓小小的不愉快,惡化成彼此厭惡。

在遠距團隊中工作,同事們散居不同地方,這情況已變得愈來愈普遍,而且令人驚訝的是,這帶來很大挑戰。由於缺乏非語言線索,往往很難評估你與同事的關係如何。如果真的有事情開始破壞你們的關係,你也能利用非正式的辦公室互動,來建立融洽關係,以及重建信任。小小的不愉快若是沒有處理,可能會引起怨恨,最終影響你的工作。別讓你對遠距隊友的疑慮,沒有必要地變嚴重。有幾種技巧,可用來提供回饋意見,讓你們的關係重回正軌。

雖然你思考你們關係中的問題,可能已經有一段時間了,但突然打電話給一位隊友,提出你的建設性回饋意見,可能會讓他們措手不及。這種令人意外的情況,很可能引發防禦心,並削弱信任,而不是強化信任。不要突然提供回饋意見給同事,而應先打電話給對方,詢問你是否可安排某個時候,談論事情的進展情況。找個時間,專門討論你們關係中的哪些部分運作良好,哪些部分可以改進。「我發現遠距工作有挑戰性,我想花一些時間談論哪些部分運作有效,以及如何可以更有效。」

在理想情況下,你在和別人討論這個主題時,應使用有聲音也有視訊的通訊工具。有了視訊,你的臉部表情就能協助傳達你的正向意圖。如果你退而求其次使用電話,就只能用言詞和語氣,來傳達你的開放態度。在這種情況下,你應明確表示很想讓彼此關係對雙方都能順利運作,而且你樂於提供和接受回饋意見。你可以這樣說:「非常謝謝你安排這個時間。我認為彼此提供一些回饋意見,並談談我們如何能有效地遠距工作,是很有價值的。」

在提供回饋意見時,應使用你在任何其他回饋意見情況中,都會使用的準則。首先,對隊友的行為,提供清晰明白的觀察,盡可能不帶評斷和主觀。(例如,不要說「你對我很無禮」,不妨說「我在電話中試著要說明意見,而你打斷我的話……」)第二,說明這個人的行為造成的影響。把這個影響說成是你的反應或印象,而不是客觀事實。(「你在電話會議中跟我談話時,我覺得你沒有尊重我想說的話。」)最後,提出一個開放式問題,讓隊友參與對話,幫助你們理解彼此的看法。(「你在會議室時,如何看待那次電話會議?)持續討論,直到彼此都清楚知道,下次遇到類似的情況時,要怎麼做才能進行得更好。

談話時,提出你對談話內容的想法和感受。例如,如果你有一會兒沒說話,不要讓他們納悶為何如此,只要說:「給我一點時間思考一下那個問題。」如果對方提出的回饋意見令你吃驚,就說:「哇,真讓我驚訝;我不知道是那樣!」如果你覺得這段談話很難進行,就說:「這對我來說很困難,但很高興我們把這些事情攤開來講。」你可能在一開始不習慣這麼做,但經過一段時間之後,你會習慣在溝通時增加這一層額外的資訊。

如果你做到這個程度,就表示你已有了重大進展,但相距遙遠的隊友,很容易就會被忽略。為確保不會因你們沒辦法在影印機前遇到彼此,而使得你承諾要做的事情被淡忘,你可以在談話最後花幾分鐘擬定行動計畫。如果可能的話,把那些行動直接加入你的行事曆中。如果你承諾每週開會討論進度,就發送會議邀請。如果你答應在收到某個東西之後24小時內採取後續行動,就在行事曆中提醒自己完成任務。你甚至可以設定,每月一次提醒自己與那位同事開會,以了解事情的進展。

最後,使用書面溝通方式來記錄對話。如果問題很小且容易解決,可以只用電子郵件來溝通。如果情況惡化的程度比你想像的嚴重,在辦公室內部郵件中塞一張卡片,是值得一試的。用簡單的訊息,來傳達你的感謝,並強化你願意花心力加強這段關係;例如你可以這樣寫:「謝謝你今天上午與我談話。現在我比以前更了解,你必須仰賴總部團隊來趕上最後期限,這對你來說有多麼棘手。我也覺得你了解我的困境,知道我必須支援好幾個地區性的團隊。如同我們同意的,以後我們每週一早上會有15分鐘的談話,以確保我們的優先事項一致。再次感謝!」

大多數人都會避免或延遲令人不舒服的談話,即使是和鄰座同事談話也一樣。不喜歡衝突對立,是人之常情。現在想像一下,如果隊友與你相隔兩個時區,讓問題惡化會有多容易。避免與辦公室隊友進行重要的談話,是個糟糕的主意,避免和虛擬隊友交談,就更糟糕了。你應盡快公開提出這些問題,以免造成你們的關係惡化,並影響你完成任務的能力。

(林麗冠譯)



黎安.黛維 Liane Davey

3COze Inc.共同創辦人,著有《你優先:激勵你的團隊成長、發展進步及完成任務》(You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done),並與人合著《領導力方案:銜接領導力落差的途徑》(Leadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gap)。


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