會議不要等到會議結束才開始採取行動

不要等到會議結束才開始採取行動

Don’t Wait Until After the Meeting to Start Your Action Items

茱莉正在等候布魯斯五分鐘後來到她的辦公室。他一定很希望茱莉會對他昨天寄給她的備忘錄草案提供意見,只不過她還沒有時間看那份草案。她知道,他也想討論與一個新研究小組的合作事宜,一些同事曾跟那個小組合作過,但是他們希望她檢視他們的工作,但她迄今尚未答覆他們。她很希望聽到布魯斯最近帶領一個研習會的感想,她鼓勵他去做那件事,但她自己未能出席。這就是這位經理人有待和直屬部屬討論查核的工作清單。

時間一秒秒逝去,茱莉有什麼可以做的?瀏覽備忘錄?問問同事與研究小組合作的最新進展?觀看公司內部網路上那場研習會的影片,或閱讀研習會的意見調查結果?

如果這種時間緊迫感聽起來很熟悉,你並不孤單。我擔任經理人後不久,就發現自己好像站上了似乎無止無休的「會議跑步機」。我參加的會議多到我幾乎沒有時間去準備,更別提去處理會後帶走的待辦事項清單上的事了。

所以我決定嘗試不同的做法。如果和一位或少數員工的會議,變成工作會議,那會怎麼樣?我們可以一起檢討備忘錄,搜尋事實資料以檢視某個構想,打電話給深入了解相關議題的同事,或是讓可以從我們的討論中受益的同事一起來開會。我們能處理的項目或許變得較少,但更有可能解決我們正在處理的事情,同時也幫助每個人減輕工作。

轉變到這種我所謂的「只管去做」會議,不僅讓我保留了大量工作時間去思考較高層次的優先要務,也讓我有餘力在與直屬部屬互動時思考較周密,並且能和他們建立較強的指導關係。

在這個過程中,下列三種技巧會有幫助:

  • 「現況」備忘錄:你和直屬部屬開會前,請他們先用電子郵件寄「策略議題」給你,好讓你在會議中優先處理其中一、兩項。
  • 即時調查:如果你和直屬部屬只差些許資訊(例如,一位...