想讓開會更順利?用這些圖表和清單就對了

All the Charts, Tables, and Checklists You Need to Conduct Better Meetings
葛蕾•蓋芙特 Gretchen Gavett
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會如果開得太多,引發的漣漪效應可能很驚人。有人以簡單的互動式網頁視窗呈現了一項驚人事實:如果某間公司的執委會1週開會1次,推算起來,每年需要花上30萬人次/小時在背後做準備。

但現在已有望改善!雖然需要有種種文化變革,才能確實提升公司開會的生產力和效率,但只要運用幾項好工具,也能讓情況大有改變、人人邁上正軌(也可以讓你的行事曆上不用出現那些根本犯不著你參加的會)。

首先,當然該做的就是判斷究竟是否確實需要開會:

我該召開會議嗎?

不需要開會嗎?那就太棒了。但如果最後還是到了決策樹狀圖最右上角,就要考慮如何準備這個即將召開的會議,而下面這份檢查清單就能幫上大忙(特別是那種「規模特大、重要性特高」的會議):

會議準備檢查清單

一項重要問題是究竟該通知哪些人與會。雖然每場會議情況不同,但單就與會人數這一點,這裡有一項基本原則:

會議人數該有多少?

如果是電話會議,可以克制一下,不要請非直接相關的遠端人員參加會議,可以參考關於如何進行虛擬會議的建議(提示:可以用影片取代開會)。否則,就得等著面對這種後果:

電話會議中,員工究竟在做什麼其他事?

就跟是否用影片取代開會一樣,另一項重要問題在於要先判斷希望達到的效果、再決定用什麼工具。舉例來說,一般可能會想到要用PowerPoint,但依據會議的目的,有時候不見得一定需要簡報,而是需要各方的對話:

什麼時候該簡報、什麼時候該對話

然而,如果決定需要簡報,請避免使用已經用爛的視覺效果:

想些新的表達,淘汰舊的視覺效果

讓我們暫時別再談「不再做」什麼,而談談「該做」什麼:議程。請務必準備議程,以下提供議程範本參考:

會議議程範本

以下是空白範本,可供列印使用:

會議議程

當然,工具絕不只有這些,而且每場會議都有不同的目標和難處(希望也都有茶點)。然而,這些工具確實能作為架構,使開會更有效率,也能讓你別再只是出於習慣、就把所有同事都找來開會。

但如果情況相反,是某位不按照上面步驟的同事通知你要去開會,又該如何?此時可以這麼應對:

你該出席那場會議嗎?

(林俊宏譯)



葛蕾•蓋芙特

葛蕾•蓋芙特 Gretchen Gavett

《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)英文版副編輯,推特帳號是@gretchenmarg。


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